Kanban è un metodo di gestione del flusso di lavoro per la definizione, la gestione e il miglioramento dei servizi che forniscono lavoro di conoscenza. Ha lo scopo di aiutarti a visualizzare il tuo lavoro, massimizzare lefficienza e migliorare continuamente. Dal giapponese, kanban è tradotto come cartellone o cartello. Nato dalla produzione, è diventato in seguito un territorio rivendicato dai team di sviluppo software Agile. Recentemente, ha iniziato a essere riconosciuto dalle unità aziendali di vari settori.
Man mano che sempre più persone sentono parlare di Kanban, spesso ci sono interpretazioni errate.
Cosè esattamente Kanban? Come costruire un sistema Kanban?
Ecco le cose più importanti che devi sapere sul metodo e sulla sua applicazione pratica.
Che cosè Kanban? Definizione e breve introduzione.
Definizione kanban. Inizialmente, è nato come sistema di pianificazione per la produzione snella, originato dal Toyota Production System (TPS). Alla fine degli anni Quaranta, Toyota introdusse la produzione “just in time” nella sua produzione. Lapproccio rappresenta un sistema pull, il che significa che la produzione si basa sulla domanda dei clienti, piuttosto che sulla pratica push standard per produrre beni e spingerli sul mercato.
Il loro esclusivo sistema di produzione ha gettato le basi della produzione snella o semplicemente Lean. Il suo scopo principale è ridurre al minimo le attività di spreco senza sacrificare la produttività. Lobiettivo principale è creare più valore per il cliente senza generare ulteriori costi.
Il sistema Kanban originale, fonte: TOYOTA Global Website
Il metodo Kanban
Allinizio del 21 ° secolo, gli attori chiave nellindustria del software si sono presto resi conto di come Kanban potesse essere utilizzato per cambiare il modo in cui i prodotti e i servizi sono stati forniti positivamente.
Con una maggiore attenzione allefficienza e sfruttando una allavanguardia nella tecnologia informatica, Kanban ha lasciato il regno dellindustria automobilistica ed è stato applicato con successo ad altri settori commerciali complessi come IT, sviluppo software, R & D e altri.
In effetti, quello che ora riconosciamo come il metodo Kanban con tutti gli elementi fondamentali è emerso allinizio del 2007.
Puoi iniziare a costruire il tuo sistema Kanban impostando la scheda Kanban più semplice con tre colonne di base: “Richiesto”, “In corso” e “Fatto”. Quando costruito, gestito e funzionante correttamente, funge da archivio di informazioni in tempo reale, evidenziando i colli di bottiglia allinterno del sistema e qualsiasi altra cosa che potrebbe interrompere le pratiche di lavoro regolari.
Ma come funziona il metodo Kanban?
Scopriamo di più.
Le 4 pratiche di base Kanban
David J. Anderson (un pioniere nel campo del Lean / Kanban per il lavoro sulla conoscenza) ha formulato il metodo Kanban come un approccio al processo incrementale, evolutivo e al cambiamento dei sistemi per le organizzazioni di lavoro della conoscenza. Si concentra sul portare a termine le cose e i suoi fondamenti possono essere suddivisi in quattro principi di base e sei pratiche.
Principio 1: Inizia con quello che fai adesso
La flessibilità di Kanban consente di sovrapporlo a flussi di lavoro, sistemi e processi esistenti senza interrompere ciò che è già stato fatto con successo; naturalmente, evidenzierà i problemi che devono essere affrontati e aiuterà a valutare e pianificare i cambiamenti, in modo che la loro implementazione sia il meno distruttiva possibile.
La versatilità di Kanban ti consente di introdurlo in modo incrementale a tutti i tipi di organizzazioni senza timore di un impegno eccessivo o di uno “shock culturale”, poiché non è necessario che tu apporti cambiamenti radicali fin dallinizio.
Principio 2: Accetta di perseguire lincremento , Cambiamento evolutivo
La metodologia Kanban è progettata per soddisfare una resistenza minima. Incoraggia continui piccoli cambiamenti incrementali ed evolutivi del processo corrente. In generale, i cambiamenti radicali sono scoraggiati perché di solito incontrano resistenza a causa della paura o dellincertezza.
Principio 3: rispetto del processo attuale, ruoli & Responsabilità
Kanban riconosce che i processi, i ruoli, le responsabilità e i titoli esistenti hanno valore e, in genere, vale la pena preservarli. Il metodo Kanban non proibisce il cambiamento, ma nemmeno lo prescrive come una “panacea”. È progettato per promuovere e incoraggiare cambiamenti logici incrementali senza innescare la paura del cambiamento stesso.
Principio 4: Incoraggiare gli atti di leadership a tutti i livelli
Questo è il più recente principio Kanban.Ti ricorda che la leadership deriva dalle azioni quotidiane delle persone in prima linea nei loro team. Tutti devono promuovere una mentalità di miglioramento continuo (Kaizen) per raggiungere prestazioni ottimali a livello di team / dipartimento / azienda. Questo non può essere un management attività di livello.
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Le 6 pratiche del Kanban
Quando si mira a implementare il metodo Kanban, ogni organizzazione deve prestare attenzione ai passaggi pratici. Ci sono sei pratiche fondamentali identificate da David Anderson che devono essere presenti per unimplementazione di successo.
Visualizza il flusso di lavoro
Una semplice lavagna Kanban
Per visualizzare il tuo processo con un sistema Kanban, avrai bisogno di una bacheca con schede e colonne Ogni colonna del file board rappresenta una fase del tuo flusso di lavoro. Ogni scheda Kanban rappresenta un oggetto di lavoro.
La prima e più importante cosa per te è capire cosa serve per ottenere un articolo da una richiesta a un prodotto consegnabile. Solo dopo aver compreso come funziona attualmente il flusso di lavoro puoi aspirare a migliorarlo apportando le modifiche necessarie.
Quando inizi a lavorare sullelemento X, lo prendi da la colonna “Da fare”, e quando è completata, la sposti su “Fatto”. In questo modo, puoi monitorare facilmente i progressi e individuare i colli di bottiglia.
Limita i lavori in corso
Kanban Board digitale con limiti WIP
Una delle funzioni principali di Kanban è garantire un numero gestibile di elementi attivi in corso in qualsiasi momento. Se non ci sono limiti di work-in-progress, non stai facendo Kanban. Spostare lattenzione di un team a metà del processo generalmente danneggerà il processo e il multitasking è un percorso sicuro per generare sprechi e inefficienza.
Limitare il WIP significa implementare un sistema pull su parti o lintero flusso di lavoro. Limpostazione del numero massimo di elementi per fase garantisce che una scheda venga” trascinata “nella fase successiva solo quando è disponibile capacità. Tali vincoli illumineranno rapidamente le aree problematiche nel flusso in modo che tu possa identificarle e risolverle.
Gestisci flusso
Gestire il flusso significa gestire lavoro ma non le persone. Per flusso, intendiamo il movimento degli elementi di lavoro attraverso il processo di produzione.
Uno degli obiettivi principali quando si implementa un sistema Kanban è creare un flusso regolare e sano. Invece di microgestire le persone e cercare di tenerle sempre occupate, dovremmo concentrarci sulla gestione dei processi di lavoro e capire come ottenere quel lavoro più velocemente attraverso il sistema. Ciò significherebbe che il nostro sistema Kanban sta creando valore più rapidamente.
Rendi espliciti i criteri di processo
Non puoi migliorare qualcosa che non fai capire. Questo è il motivo per cui il tuo processo dovrebbe essere chiaramente definito, pubblicato e socializzato. Le persone non si assocerebbero e parteciperebbero a qualcosa che non credono sarebbe utile.
Quando tutti hanno familiarità con lobiettivo comune, sarebbero in grado di lavorare e prendere decisioni per quanto riguarda un impatto positivo.
Feedback loop
Per i team e le aziende che vogliono essere più agili, limplementazione di feedback loop è un passaggio obbligatorio. Garantiscono che le organizzazioni rispondano adeguatamente a potenziali cambiamenti e consentono il trasferimento di conoscenze tra le parti interessate. Un esempio di tale ciclo di feedback è la riunione quotidiana in piedi per la sincronizzazione del team. Si svolge davanti al tabellone Kanban e ogni membro racconta agli altri cosa ha fatto il giorno precedente e cosa farà oggi.
Ci sono anche revisione dellerogazione del servizio, revisione delle operazioni, revisione della strategia e riunioni di revisione del rischio. La frequenza dipende da molti fattori, ma lidea è che siano regolari, a unora rigorosamente fissa, dritti al punto e mai inutilmente lunghi.
Lideale La durata media di una alzata in piedi dovrebbe essere compresa tra 10-15 minuti e altre possono raggiungere fino a unora o più a seconda delle dimensioni del team e degli argomenti.
Migliora in modo collaborativo (utilizzando i modelli & il metodo scientifico)
Il modo per ottenere un miglioramento continuo e un cambiamento sostenibile allinterno di unorganizzazione è attraverso una visione condivisa di un futuro migliore e un comprensione dei problemi che devono essere risolti.
I team con una comprensione condivisa dei loro obiettivi, flusso di lavoro, processo e rischi hanno maggiori probabilità di costruire una comprensione condivisa di un problema e lavorare insieme per il miglioramento.
Il lato positivo del Kanban
Oggigiorno, molte organizzazioni adottano il metodo Kanban per diventare più agili e portare ordine nei loro processi di lavoro caotici. Detto semplicemente, un sistema Kanban ti aiuta a svolgere più lavoro.
Ma andiamo un po più a fondo e vediamo i reali vantaggi dellutilizzo di Kanban.
Tutti sono sulla stessa pagina
Lidea di base di Kanban è visualizzare ogni pezzo di lavoro su una lavagna. In questo modo, il tabellone Kanban si trasforma in un hub informativo centrale. Tutte le attività sono visibili e non si perdono mai, il che conferisce trasparenza allintero processo di lavoro. Ogni membro del team può avere un rapido aggiornamento sullo stato di ogni progetto o attività.
Kanban rivela colli di bottiglia nel tuo flusso di lavoro
Dopo aver creato un Tabellone Kanban e lo riempi di carte, vedrai che alcune colonne saranno sovraffollate di attività. Questo ti aiuterà a mettere in luce i colli di bottiglia nel tuo flusso di lavoro e ad affrontarli correttamente. Ad esempio, puoi avere unidea di quanto dovrebbero essere grandi le attività in modo che il tuo team possa prontamente spostarle in avanti.
Kanban offre flessibilità
Se dai uno sguardo ai principi di base del Kanban, capirai subito che qualsiasi team può usarlo nella tua organizzazione, da R & D a HR.
Il motivo principale è che Kanban rispetta lo stato attuale della tua organizzazione e non richiede cambiamenti rivoluzionari. Al contrario, suggerisce che dovresti perseguire cambiamenti incrementali ed evolutivi e migliorare continuamente.
Il tuo team diventa più reattivo
Kanban è stato creato per soddisfare la domanda effettiva dei clienti appena in tempo, piuttosto che spingere le merci sul mercato. Oggi, in lavoro di conoscenza, Kanban semplifica la risposta alle esigenze dei clienti in continua evoluzione. Consente ai team di essere più agili, si adattano alle priorità mutevoli, si riorganizza o cambia rapidamente focus.
sul finire il lavoro per aumentare la collaborazione e la produttività
Uno dei principali vantaggi di Kanban è che richiede ai team di concentrarsi sulle loro attività correnti fino al completamento. Ciò è possibile, grazie al concetto di limitare il lavoro in corso.
Limitare il WIP incoraggia i team a collaborare per completare gli elementi di lavoro più velocemente, il che, daltra parte, elimina distrazioni come il cambio di contesto e il multitasking. Alla fine della giornata, ciò ha un impatto positivo sulla produttività del team.
Kanban moderno
Con lo sviluppo della tecnologia, anche Kanban è stato in continuo miglioramento. Le soluzioni di lavagna Kanban digitale sono state sviluppate per superare i problemi che sorgono nei team remoti.
Esempio di lavagna Kanban digitale
Facile accesso per i membri del team remoto
Oggigiorno, i team sono spesso distribuiti in tutto il mondo. Non possono lavorare su una lavagna fisica e quindi necessitano di una lavagna digitale a cui possano accedere da qualsiasi luogo per essere più agili. Le bacheche Kanban nel cloud sono il modo più efficace per portare tutti sulla stessa strada. Forniscono accesso a tutte le informazioni da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento e mostrano le azioni in tempo reale.
Analisi del flusso
Inoltre, il software Kanban consente un sofisticato processo analitico per aiutarti a monitorare le prestazioni in dettaglio, scoprire i colli di bottiglia e implementare le modifiche necessarie.
Integrazioni con altri strumenti
Le schede digitali sono anche facili da integrare con altri sistemi. Possono offrire una prospettiva preziosa dellintero processo, risparmiare tempo e aumentare lefficienza.
Automazione del flusso di lavoro
La soluzione Kanban online ti consente di automatizzare alcune parti dei tuoi processi e risparmiare tempo prezioso. Con gli automi personalizzati, qualsiasi flusso di lavoro tipico può essere reso più efficiente.
Kanban in poche parole
Un sistema Kanban è più di note adesive sul parete. Il modo più semplice per capire Kanban è abbracciare la sua filosofia e applicarla al tuo lavoro quotidiano. Se leggi, comprendi e rispondi ai quattro principi fondamentali, la transizione pratica sembrerebbe logica e persino inevitabile.
Visualizzazione del flusso di lavoro, impostazione dei limiti WIP, gestione del flusso, la garanzia di politiche esplicite e il miglioramento collaborativo porteranno il processo ben oltre ciò che potresti pensare. Ricordati di organizzare cicli di feedback regolari e tutti questi elementi insieme riveleranno il vero potere di Kanban.
Accelera la consegna del progetto.
Ottieni visibilità su tutti i progetti e portfolio.
In Riepilogo
Cercare di imparare cosè Kanban allinizio potrebbe essere difficile, ma ora che sai di cosa si tratta, puoi sfruttare al massimo i principali vantaggi di Kanban:
- Le bacheche Kanban fisiche e digitali ti aiutano a visualizzare il tuo lavoro
- Kanban è facile da adottare e – inizia con quello che hai
- I limiti WIP ti consentono di diventare più efficiente
- I principi e le pratiche Kanban offrono un percorso evolutivo verso lagilità senza interruzioni i processi attuali