Creazione di un dashboard di Excel (spiegato con esempi e modelli)

Un dashboard di Excel può essere uno strumento straordinario quando si tratta di tenere traccia di KPI, confrontare punti dati, e ottenere visualizzazioni supportate dai dati che possono aiutare la direzione a prendere decisioni.

In questo tutorial imparerai come creare una dashboard di Excel, le best practice da seguire durante la creazione, le funzionalità e gli strumenti che puoi utilizzare in Excel , cose da evitare a tutti i costi e materiale di formazione consigliato.

Che cosè un dashboard di Excel e in che cosa differisce da un report?

Per prima cosa comprendiamo cosè un dashboard di Excel.

Un dashboard di Excel è una pagina singola (per lo più, ma non sempre necessaria) che aiuta i manager e i leader aziendali a tenere traccia di KPI o metriche chiave e prendere una decisione basata su di essa. Contiene grafici / tabelle / visualizzazioni supportati da dati.

Un dashboard è spesso chiamato rapporto, tuttavia, non tutti i rapporti sono dashboard.

Ecco la differenza:

• Un report raccoglie e mostra i dati in un unico punto. Ad esempio, se un manager vuole sapere come sono aumentate le vendite nellultimo periodo e quale regione è stata la più redditizia, un report non sarebbe in grado di rispondere. Riporterebbe semplicemente tutti i dati di vendita rilevanti. Questi rapporti vengono quindi utilizzati per creare dashboard (in Excel o PowerPoint) che aiuteranno nel processo decisionale.
• Un dashboard, daltra parte, risponderebbe immediatamente a domande importanti quali quali regioni stanno ottenendo risultati migliori e quali prodotti dovrebbe la direzione concentrarsi su. Questi dashboard potrebbero essere statici o interattivi (in cui lutente può effettuare selezioni e modificare le visualizzazioni e i dati si aggiornerebbero dinamicamente).

Ora che abbiamo una comprensione di cosa sia un dashboard, immergiamoci in e impara a creare un dashboard in Excel.

Come creare un dashboard in Excel?

La creazione di un dashboard di Excel è un processo in più fasi e ci sono alcune cose fondamentali che devi tenere a mente quando lo crei.

Anche prima di avviare Excel, devi essere chiari sugli obiettivi del dashboard.

Ad esempio, se stai creando un dashboard KPI per monitorare i KPI finanziari di unazienda, il tuo obiettivo sarebbe mostrare il confronto del periodo corrente con il periodo passato (i).

Allo stesso modo, se stai creando un dashboard per il reparto Risorse umane per monitorare la formazione dei dipendenti, lobiettivo sarebbe quello di mostrare quanti dipendenti sono stati formati e quanti devono essere formati per raggiungere lobiettivo.

Cose da fare prima ancora di iniziare a creare una dashboard di Excel

Molte persone iniziano a lavorare sulla dashboard non appena mettono le mani sui dati.

E nella maggior parte dei casi, portano su di loro la miseria di rielaborare sul dashboard poiché gli obiettivi del cliente / stakeholder non vengono raggiunti.

Di seguito sono riportati alcuni dei problemi domande a cui devi aver risposto prima di iniziare a creare un dashboard di Excel:

D: Qual è lo scopo del dashboard?

La prima cosa da fare non appena ottieni i dati ( o anche prima di ottenere i dati), è fare chiarezza su ciò che vuole il tuo stakeholder. Sii chiaro a quale scopo deve servire il dashboard.

Traccia i KPI solo una volta o su base regolare? È necessario monitorare i KPI per lintera azienda o per divisione ?. Fare le domande giuste ti aiuterebbe a capire di quali dati hai bisogno e come progettare la dashboard.

D: Quali sono le origini dati?

Sai sempre da dove provengono i dati e in che formato. In uno dei miei progetti, i dati sono stati forniti come file PDF in lingua spagnola. Questo ha cambiato completamente lambito e la maggior parte del nostro tempo è stato risucchiato dalleliminazione manuale dei dati. Ecco le domande da porre: Chi possiede i dati? In che formato riceverai i dati? Con quale frequenza vengono aggiornati i dati?

D: Chi utilizzerà questo dashboard di Excel?

Un manager sarebbe probabilmente interessato solo alle informazioni fornite dal dashboard, tuttavia, alcuni analisti di dati in la sua squadra potrebbe aver bisogno di una visione più dettagliata. In base a chi utilizza la dashboard, è necessario strutturare i dati e loutput finale.

D: Con quale frequenza deve essere aggiornata la dashboard di Excel?

Se le dashboard devono essere aggiornato settimanalmente o mensilmente, è meglio creare un modello plug-and-play (in cui è sufficiente copiare e incollare i dati e si aggiornerà automaticamente). Se è solo un esercizio una tantum, puoi tralasciare un po di automazione e farlo manualmente.

D: Quale versione di Office utilizza il cliente / stakeholder?

È meglio non dare per scontato che il cliente / stakeholder abbia lultima versione di MS Office. Una volta ho creato un dashboard solo per sapere che il mio stakeholder utilizzava Excel 2003.Ciò ha portato ad alcune modifiche poiché la funzione SE.ERRORE non funziona nella versione di Excel 2003 (che avevo ampiamente utilizzato durante la creazione del dashboard).

Recupero dei dati in Excel

Una volta avere una buona idea di cosa è necessario creare, i passaggi successivi sono mettere le mani sui dati e ottenerli in Excel.

La tua vita è facile quando il tuo cliente ti fornisce i dati in Excel, tuttavia, se non è così, è necessario trovare un modo efficiente per ottenerlo in Excel.

Se vengono forniti file CSV o file di testo, è possibile convertirli facilmente in Excel. Se hai accesso a un database che memorizza i dati, puoi creare una connessione e aggiornarlo indirettamente.

Una volta che hai i dati, devi pulirli e standardizzarli.

Ad esempio, potresti dover eliminare gli spazi iniziali, finali o doppi, trovare e rimuovere duplicati, rimuovere spazi vuoti ed errori e così via.

In alcuni casi, potresti anche dover ristrutturare dati (ad esempio, supponi di dover creare una tabella pivot).

Questi passaggi dipenderanno dal progetto e dallaspetto dei tuoi dati in Excel.

Delineare la struttura del dashboard

Una volta che hai i dati in Excel, saprai esattamente cosa puoi e non puoi usare nella dashboard di Excel.

A questo punto, è una buona idea tornare indietro con il tuo parti interessate con una struttura della dashboard di Excel.

Come best practice, creo una semplice struttura in PowerPoint insieme a note aggiuntive. Lo scopo di questo passaggio è assicurarsi che lo stakeholder capisca che tipo di dashboard può aspettarsi con i dati disponibili.

Aiuta anche in quanto lo stakeholder può suggerire modifiche che aggiungerebbero più valore a lui.

Di seguito è riportato un esempio di struttura di esempio che ho creato per uno dei dashboard KPI:

Dopo aver elaborato lo schema, è ora di iniziare a creare il dashboard di Excel.

Come best practice, dividi la tua cartella di lavoro di Excel in tre parti (queste sono i fogli di lavoro che creo con lo stesso nome):

• Dati – Questo potrebbe essere uno o più fogli di lavoro che contengono i dati grezzi.
• Calcoli – Questo è dove fai tutti i calcoli. Anche in questo caso, potresti avere uno o più fogli per i calcoli.
• Dashboard – Questo è il foglio che ha il dashboard. Nella maggior parte dei casi, si tratta di una singola visualizzazione di pagina che mostra analisi / approfondimenti supportati da dati.

Tabella Excel: la salsa segreta di un dashboard Excel efficiente

La prima cosa che faccio con i dati grezzi è convertirli in una tabella Excel.

La tabella Excel offre molti vantaggi che sono fondamentali durante la creazione di una dashboard di Excel.

Per convertire i dati tabulari in una tabella di Excel, seleziona i dati e vai alla scheda Inserisci e fai clic sullicona Tabella.

Di seguito sono riportati i vantaggi dellutilizzo di una tabella Excel per la dashboard:

• Quando si converte un set di dati tabulari in una tabella Excel , non devi preoccuparti che i dati vengano modificati in una fase successiva. Anche se ottieni dati aggiuntivi, puoi semplicemente aggiungerli alla tabella senza preoccuparti che le formule si rovinino. Ciò è molto utile quando creo dashboard plug-and-play.
• Con una tabella Excel, puoi utilizzare i nomi delle colonne invece del riferimento. Ad esempio, invece è C2: C1000, puoi utilizzare “Vendite”.

Funzioni importanti di Excel per i dashboard

Puoi creare molti buoni dashboard Excel interattivi utilizzando solo formule di Excel.

Quando si effettua una selezione da un elenco a discesa, o si utilizza una barra di scorrimento o si seleziona una casella di controllo, ci sono formule che si aggiornano in base ai risultati e forniscono i dati aggiornati / visualizzare nella dashboard.

Ecco le mie cinque principali funzioni di Excel per dashboard Excel:

• Funzione SUMPRODUCT: è la mia funzione preferita durante la creazione di una dashboard Excel interattiva. Mi permette di fare calcoli complessi quando ci sono molte variabili. Ad esempio, supponiamo che io disponga di un dashboard delle vendite e voglio sapere quali sono state le vendite effettuate dal rappresentante Bob nel terzo trimestre nella regione orientale. Posso semplicemente creare una formula SUMPRODUCT per questo.
• Funzione INDICE / CONFRONTA: sono un grande sostenitore dellutilizzo della combinazione di formula INDICE e CONFRONTA per cercare i dati nei dashboard di Excel. Puoi anche utilizzare la funzione CERCA.VERT, ma trovo che INDICE / CORRISPONDENZA sia una scelta migliore.
• SE.ERRORE Funzione: quando esegui calcoli sui dati grezzi, spesso ti ritroverai con errori. Uso ampiamente SE.ERRORE per nascondere gli errori nella dashboard (e molte volte anche nei dati grezzi).
• Funzione TESTO: se vuoi creare titoli o titoli dinamici, devi usare la funzione TESTO per it.
• ROWS / COLUMNS Funzione: li uso spesso quando devo copiare una formula e uno degli argomenti deve aumentare man mano che andiamo in basso / a destra della cella.

Cose da tenere a mente quando si lavora con le formule in un dashboard di Excel:

• Evita di utilizzare formule volatili (come OFFSET, NOW, TODAY e così su..). Questi rallenteranno la tua cartella di lavoro.
• Rimuovi le formule non necessarie. Se hai alcune formule aggiuntive nel foglio di calcolo, rimuovile durante la finalizzazione della dashboard.
• Utilizza le colonne di supporto in quanto potrebbero aiutarti a evitare formule di matrice lunghe.

Interattivo Strumenti per rendere eccezionale la tua dashboard di Excel

Esistono molti strumenti interattivi che puoi utilizzare per rendere la tua dashboard di Excel dinamica e facile da usare.

Ecco alcuni di questi che uso regolarmente:

• Barre di scorrimento: utilizza le barre di scorrimento per salvare le proprietà della cartella di lavoro. Ad esempio, se hai 100 righe di dati, puoi utilizzare una barra di scorrimento con solo 10 righe nella dashboard. Un utente può utilizzare la barra di scorrimento se desidera visualizzare lintero set di dati.
• Caselle di controllo: le caselle di controllo consentono di effettuare selezioni e aggiornare la dashboard. Ad esempio, supponiamo che io disponga di una dashboard di formazione e io sia il CEO dellazienda, vorrei esaminare la dashboard complessiva dellazienda. Ma se sono il responsabile delle vendite, vorrei solo esaminare le prestazioni del mio reparto. In tal caso, è possibile creare una dashboard con caselle di controllo per diverse divisioni dellazienda.
• Elenco a discesa: un elenco a discesa consente a un utente di effettuare una selezione esclusiva. È possibile utilizzare queste selezioni a discesa per aggiornare il dashboard. Ad esempio, se si visualizzano i dati per reparto, è possibile visualizzare i nomi dei reparti nellelenco a discesa.

Utilizzo di grafici di Excel per visualizzare i dati in un dashboard di Excel

I grafici non solo rendono la dashboard di Excel visivamente accattivante, ma ne facilitano anche lutilizzo e linterpretazione.

Ecco alcuni suggerimenti durante lutilizzo dei grafici in una dashboard di Excel:

• Seleziona il grafico giusto: Excel offre molte opzioni di creazione di grafici ed è necessario utilizzare il grafico giusto. Ad esempio, se devi mostrare una tendenza, devi usare un grafico a linee, ma se vuoi evidenziare i valori effettivi, un grafico a barre / colonne potrebbe essere la scelta giusta. Anche se molti esperti sconsigliano di utilizzare un grafico a torta, ti suggerisco di usare la tua discrezione. Se il tuo pubblico è abituato a vedere i grafici a torta, puoi anche utilizzarli.
• Utilizza i grafici combinati: consiglio vivamente di utilizzare i grafici combinati in quanto consentono allutente di confrontare i valori e trarre informazioni significative. Ad esempio, puoi mostrare la cifra delle vendite come un grafico a colonne e la crescita come un grafico a linee.

• Utilizza grafici dinamici: se desideri consentire allutente di effettuare selezioni e desideri che il grafico si aggiorni con esso, utilizza grafici dinamici. Ora un grafico dinamico non è altro che un grafico normale i cui dati vengono aggiornati nel back-end quando effettui le selezioni.

• Usa Sparkline per rendere i tuoi dati più significativi: se hai molti dati nella dashboard / report, puoi considerare lutilizzo di Sparkline per renderli visivi. Un grafico sparkline è un piccolo grafico che risiede in una cella e può essere creato utilizzando un set di dati. Sono utili quando vuoi mostrare una tendenza nel tempo e allo stesso tempo risparmiare spazio sulla tua dashboard. Puoi saperne di più sugli sparkline di Excel qui.
• Usa colori contrastanti per evidenziare i dati: questo è un suggerimento generico per la creazione di grafici in cui dovresti evidenziare i dati in un grafico in modo che sia facile da capire. Ad esempio, se disponi di dati sulle vendite, puoi evidenziare in rosso lanno con un valore di vendita più basso.

Puoi sfogliare alcuni dei miei tutorial sulla creazione di grafici qui.

Inoltre, se vuoi diventare più avanzato nella creazione di grafici Excel, ti consiglio di visitare il blog dellesperto di grafici Excel Jon Peltier.

Cose da fare e da non fare per dashboard Excel

Iniziamo prima con le cose da non fare!

Ecco alcune delle cose che ti consiglio di evitare durante la creazione di una dashboard di Excel. Anche in questo caso questi varierebbero in base al progetto e agli stakeholder, ma sono validi nella maggior parte dei casi.

• Non ingombrare i tuoi dashboard: solo perché hai dati e grafici non significa che dovrebbe andare nella tua dashboard. Ricorda che lobiettivo della dashboard è aiutare a identificare un problema o aiutare a prendere decisioni. Quindi mantienilo pertinente e rimuovi tutto ciò che non ci appartiene. Spesso mi chiedo se qualcosa è semplicemente buono da avere assolutamente da avere. Quindi vado avanti e rimuovo tutti i buoni agli averi.
• Non usare formule volatili: poiché rallenterà i calcoli.
• Non conservare dati extra in la tua cartella di lavoro: se hai bisogno di quei dati, crea una copia della dashboard e conservala come backup.

Ora diamo unocchiata ad alcune cose da fare (o best practice)

• Numerazione dei grafici / sezione: la dashboard non è solo un insieme casuale di grafici e punti dati. Invece, è una storia in cui una cosa tira laltra.Devi assicurarti che il tuo pubblico segua i passaggi nellordine giusto e quindi è meglio numerarli. Sebbene tu possa essere in grado di guidarli durante la presentazione dal vivo, è di grande aiuto quando qualcuno utilizza la tua dashboard in una fase successiva o ne stampa una stampa.
• Limita il movimento nellarea della dashboard: Nascondi tutte le righe / colonne per assicurarti che lutente non scorra accidentalmente.
• Blocca righe / colonne importanti: utilizza i riquadri di blocco quando desideri che alcune righe / colonne siano sempre visibili nella dashboard.
• Rendi incollate forme / grafici: assicurati che le forme / i grafici oi controlli interattivi non si nascondano o si ridimensionino quando qualcuno nasconde / ridimensiona le celle. Puoi anche utilizzare lo strumento Fotocamera di Excel per acquisire unistantanea di grafici / tabelle e posizionarla nella dashboard di Excel (queste immagini sono dinamiche e si aggiornano quando il grafico / tabella di back-end viene aggiornato).
• Fornisci un Guida per lutente: se si dispone di una dashboard complessa, è una buona idea creare un foglio di lavoro separato ed evidenziare i passaggi. Aiuterà le persone a utilizzare la dashboard anche quando non ci sei.
• Risparmia spazio con i grafici a combinazione: utilizza grafici a combinazione (come grafici a punti, grafici del termometro e grafici effettivi rispetto a quelli di destinazione) per salvare il foglio di lavoro spazio.
• Usa simboli & Formattazione condizionale: utilizza simboli (come frecce su / giù o segno di spunta / croce) e la formattazione condizionale per aggiungere un livello di analisi alla tua dashboard (ma non esagerare nemmeno).

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Esempi di dashboard

Ecco alcuni esempi di dashboard di Excel interessanti che puoi scaricare e giocare con.

Dashboard KPI di Excel

Puoi utilizzare questo dashboard per monitorare i KPI di varie aziende e quindi utilizza i grafici a punti per approfondire le prestazioni della singola azienda.

Fai clic qui per scaricare questo dashboard KPI.

Se sei interessato a imparare come creare questo dashboard KPI, fai clic su qui.

Dashboard delle prestazioni del call center

Puoi utilizzare questa dashboard per monitorare i KPI chiave di un call center. Da questa dashboard, puoi imparare come creare grafici combinati, come evidenziare punti dati specifici nei grafici, come ordinare utilizzando i pulsanti di opzione, ecc.

Fai clic qui per scaricare il dashboard.

Puoi leggere ulteriori informazioni su questa dashboard qui.

Stagione EPL visualizzata in una dashboard di Excel

In questa dashboard imparerai come utilizzare VBA nei dashboard di Excel. In questa dashboard, i dettagli dei giochi si aggiornano facendo doppio clic sulle celle a sinistra. Utilizza anche VBA per mostrare un menu della guida per guidare lutente nellutilizzo di questa dashboard.

Fai clic qui per scaricare la dashboard EPL.

Puoi leggere ulteriori informazioni su questa dashboard qui.

Formazione sui dashboard consigliata

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