Incorporare è un grande passo nel percorso della tua piccola impresa. Finanziatori, investitori, fornitori e clienti hanno maggiori probabilità di prendere sul serio la tua attività quando è organizzata come una società. Inoltre, in virtù della “Inc.” alla fine del nome della tua attività, tu e gli altri azionisti godrete di vantaggi fiscali e protezioni di responsabilità.
Il processo per incorporare unazienda differirà in base allo stato in cui svolgi la tua attività e al fatto che tu ” rilanciare una società nuova di zecca o convertire unaltra entità aziendale in una società. Analizziamo i passaggi di base per lincorporazione e la buona notizia è che non è davvero complicato! Puoi diventare una società attiva e funzionante in pochi settimane seguendo questi passaggi.
Primo piano: definizione di incorporazione
Lincorporazione è il processo di registrazione della tua azienda come società. Le società sono controllate da tre diversi parti: azionisti, direttori e funzionari. Gli azionisti possiedono la società (acquistando azioni) ed eleggono un consiglio di amministrazione, che decide le questioni di politica e gestione. Il consiglio nomina funzionari (CEO, CFO, segretario, ecc.) corporation su base giornaliera.
S-co rps e C-corps sono i due principali tipi di società, con C-corps i più popolari. I C-corp sono tassati una volta a livello aziendale e le distribuzioni di profitti (ovvero i dividendi) agli azionisti vengono tassate nuovamente sulle dichiarazioni dei redditi personali degli azionisti. Il proprietario di una C = corp può scegliere di organizzare lattività come una società S, che è tassata in modo diverso. Per i corpi S, i profitti e le perdite passano alla dichiarazione dei redditi personale del proprietario e sono tassati allaliquota dellimposta sul reddito personale. Ci sono alcune altre differenze tra S-corp e C-corp, ma la tassazione è la principale che i proprietari di piccole imprese devono conoscere.
Puoi passare da un C-corp a un S-corp e viceversa in qualsiasi momento della vita della tua attività, ma idealmente dovresti sapere quale struttura desideri utilizzare durante lincorporazione.
Come incorporare unattività: istruzioni dettagliate
Incorporare unattività in realtà non è così complicata come potrebbe sembrare. Ci sono solo molte caselle da spuntare e puoi aspettarti un investimento di tempo e risorse. Una costituzione tipica richiede da una a sei settimane e costa da $ 100 a $ 500, a seconda di dove si trova la tua azienda.
Tieni presente che la costituzione è regolamentata a livello di stato e città, quindi ti consigliamo di essere consapevole dei requisiti locali. In caso di dubbio, puoi ottenere assistenza specifica dello stato consultando un avvocato daffari o, per un consiglio generale, contattando il segretario dellufficio statale del tuo stato.
Di seguito sono riportati i passaggi di base per incorporare unattività:
Passaggio 1: rispetto delle leggi sulle licenze e sulla suddivisione in zone
Prima di poter incorporare la tua attività, devi innanzitutto assicurarti di essere a posto con le autorità locali in materia di licenze e zonizzazione. Sebbene la maggior parte delle aziende in realtà non abbia bisogno di permessi o licenze per operare, quelle in settori regolamentati come la ristorazione o lassistenza allinfanzia sì. Assicurati di rispettare le leggi locali in modo da non doverti preoccupare di questo una volta stabilita la tua azienda e iniziato a gestire la tua attività.
Passaggio 2: conduci una ricerca per nome commerciale
Il prossimo passo è assicurarti di scegliere un nome univoco per la tua attività. Il tuo segretario di stato locale non ti consentirà di utilizzare lo stesso identico nome di unaltra società nella tua località perché ciò potrebbe confondere i consumatori. Inoltre, la scelta dello stesso nome di unaltra attività potrebbe costituire una violazione del marchio, facendoti finire in acque calde legali. Come corporazione, tieni presente che dovrai taggare un significante alla fine del nome della tua attività, ad esempio Inc., Co. o Corp.
La maggior parte degli uffici del segretario statale ospita il nome online directory di ricerca in cui è possibile digitare il nome previsto per la propria attività e assicurarsi che sia disponibile. Se il nome della tua attività è disponibile, alcuni stati ti permetteranno persino di compilare un modulo per “prenotarlo” per un periodo compreso tra 60 e 120 giorni mentre completi il resto del processo di costituzione.
Passaggio 3: Assegna un nome a Agente registrato
Un agente registrato è una persona o una società che accetterà la posta ufficiale per conto della tua azienda. Quando crei una società, il tuo stato ti chiederà di nominare un agente registrato locale in modo che qualcuno possa ricevere il servizio di processo (se lazienda è stata citata in giudizio) e altri documenti ufficiali per la tua attività.
Se hai un avvocato daffari, può fungere da agente registrato purché abbia un ufficio nello stato di costituzione. Un direttore, un funzionario o un dipendente della società può anche fungere da agente registrato se risiede nello stato di costituzione. Se si trasferisce dallo stato, dovrai scegliere un nuovo agente.In alternativa, i servizi legali online come LegalZoom e Rocket Lawyer addebitano una tariffa annuale (circa $ 150 allanno) per fungere da agente registrato.
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Oppure
Ottieni un agente registrato da un avvocato missilistico
Passaggio 4: bozza di statuto
Lo statuto, chiamato in alcuni stati certificato di costituzione o statuto aziendale, è un documento che devi presentare con lo stato per creare una società. Contiene il nome e lubicazione dellazienda, il numero e il tipo di azioni, il nome e lindirizzo dellagente registrato e il nome dellincorporatore (tu, il tuo avvocato o un dipendente di un servizio legale online).
Normalmente, latto costitutivo è un semplice documento di una o due pagine. Tuttavia, alcuni stati richiedono informazioni aggiuntive, come:
- Spiegazione dello scopo della società
- Nomi e indirizzi delle persone che faranno parte del consiglio di amministrazione
- Nomi e indirizzi dei funzionari della società
- Quanto durerà la società (di solito dura per sempre)
Di solito puoi trovare e completare gli articoli sul sito web del segretario di stato del tuo stato. Oppure, molte società legali online hanno articoli costitutivi da compilare e stampare sul loro sito Web a pagamento. Questo può essere utile perché il programma ti guida attraverso ogni sezione degli articoli.
Resta fermo sugli articoli costitutivi quando hai finito di redigerli, perché la prossima volta li archiverai presso lo Stato.
Passaggio 5: Archivia gli articoli costitutivi con lo Stato
Dopo aver redatto e rivisto i tuoi articoli costitutivi, dovrai depositarli presso lo Stato. Aspettatevi di pagare una tassa di deposito di circa $ 100 a $ 500 in questa fase. Puoi accedere direttamente al sito web del segretario di stato del tuo stato e seguire le procedure di archiviazione ivi descritte, ma se è più facile per te, puoi utilizzare un servizio di incorporazione online come IncFile o LegalZoom. Queste società ti aiuteranno a redigere latto costitutivo e ad archiviarlo per te a pagamento. Le loro commissioni di solito vanno da $ 50 a $ 100.
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Oppure
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Passaggio 6: scrivi lo statuto aziendale
Il tuo statuto aziendale è un documento che illustra comè la tua azienda strutturato e gestito. Contiene informazioni su azioni, diritti di voto, assemblee degli azionisti e del consiglio, come sostituire membri e funzionari del consiglio e altri dettagli.
Ulteriori informazioni che potrebbero entrare nello statuto:
- Numero e tipo di azioni che la società può emettere (se la società emetterà azioni)
- Informazioni sulle assemblee degli azionisti, riunioni del consiglio di amministrazione e la riunione annuale che ogni società deve tenere
- Come la società approverà prestiti, contratti, capitale di rischio e altre transazioni
- Frequenza e procedura per le verifiche finanziarie e lispezione dei registri aziendali
- Anno fiscale della società a fini fiscali e contabili
- Procedura per la modifica dello statuto e dello statuto
Lo statuto aziendale è in genere molto più lungo e dettagliato dellArt icles of Incorporation. Sebbene la maggior parte degli stati non richieda di archiviare il proprio statuto, è necessario tenerlo al sicuro con i registri aziendali (ne parleremo più avanti) perché potrebbe essere necessario divulgarli se sei sottoposto a revisione contabile, hai bisogno di un prestito aziendale o desideri aumentare denaro dagli investitori.
Passaggio 7: creazione di un registro aziendale
Un registro aziendale è il luogo in cui si archiviano i documenti per dimostrare lo stato che si opera in conformità con lIRS e le leggi statali per le società .Questi sono alcuni dei principali documenti che dovrai includere nei tuoi registri aziendali:
- Copia degli articoli costitutivi
- Copia dello statuto aziendale
- Verbale delle riunioni degli azionisti, del consiglio e delle riunioni annuali
- Transazioni in azioni
- Rapporti annuali
- Documenti di prestito aziendale
- Copie dei contratti stipulati dallazienda
- Transazioni immobiliari commerciali a cui partecipa la società
Anche se viene definito un “libro” di documenti aziendali, è assolutamente corretto archiviare i tuoi record in modo sicuro nel cloud o sul tuo computer: in effetti, larchiviazione online è probabilmente più sicura da smarrimenti e furti. I record devono solo essere da qualche parte in cui puoi facilmente produrli se la tua attività viene controllata.
Passaggio 8: tieni la tua prima scheda Riunione
Una volta archiviati i documenti e iniziato a memorizzare i documenti aziendali, sei quasi una società! Ma, prima di poter ufficialmente aprire gli affari, devi tenere la tua prima riunione del consiglio.
Durante questa riunione, i membri del consiglio:
- adotteranno formalmente lo statuto e lo statuto
- Decidere il sigillo aziendale
- Autorizzare ed emettere azioni per il gruppo iniziale di azionisti (a volte chiamato “capitalizzare una società” ). Lemissione di azioni è soggetta a complesse leggi sui titoli, quindi è consigliabile consultare un avvocato specializzato in titoli qui.
- Eleggere ufficialmente funzionari come CEO, CFO e altri
Come per le future riunioni del consiglio, tieni un registro dei verbali della riunione iniziale.
Passaggio 9: completare i requisiti federali e statali aggiuntivi
Esistono alcune misure di pulizia finale prima che tu possa chiamare ufficialmente la tua azienda una società:
- Richiedi un numero di identificazione del datore di lavoro, che è completamente gratuito sul sito web dellIRS. Le società devono avere un EIN.
- Apri un conto bancario aziendale. In qualità di entità aziendale registrata, è importante mantenere separate le finanze personali e aziendali.
- Paga il tuo primo pagamento fiscale. Le imposte federali sulle società sono dovute trimestralmente e le leggi fiscali statali differiscono da stato a stato.
- Alcuni stati, tra cui Georgia, Pennsylvania, Nebraska e Arizona , hanno requisiti di preavviso per le società, il che significa che devi annunciare la creazione della società su un giornale per diverse settimane.
La creazione di una società non è un tipo unico di cosa. Gli stati hanno spesso regole aggiuntive che devi seguire per mantenere lo stato di azienda della tua azienda. Ad esempio, di solito devi pagare una quota annuale o presentare una relazione annuale. Ricordati di contattare lIRS, il tuo segretario di stato o il tuo avvocato se hai domande mentre stabilisci la tua società e in futuro.
Aspetta! Cè un passaggio in più per S-Corps
Se scegli di strutturare la tua attività come società S, cè un decimo passaggio da seguire: la presentazione del modulo IRS S-2553-Elezione da parte di una piccola impresa . È necessario presentare questo modulo entro 75 giorni dallincorporazione della propria attività affinché le elezioni abbiano effetto quellanno. In alternativa, puoi presentare la richiesta nellanno precedente quando desideri che le elezioni abbiano effetto.
Tieni presente che non puoi compilare questo modulo online; devi compilarlo e inviarlo per posta o inviarlo via fax allIRS.
Queste sono le informazioni che ti verrà chiesto di fornire nel modulo:
- Informazioni commerciali di base, come nome e indirizzo
- EIN
- Stato e data di costituzione
- Informazioni sugli azionisti
- Anno fiscale dellattività
- Data in cui si desidera che le elezioni S-corp essere efficace
Assicurati di essere chiaro sulle differenze tra C-corpo e S-corpo prima di eleggere lo stato S-corp.
Conversione a una società da unaltra Entità commerciale
Molte aziende che iniziano come ditte individuali o società di persone decidono di convertirsi in società quando iniziano a guadagnare di più o hanno bisogno di richiedere un finanziamento o un prestito aziendale. Anche molti proprietari di società a responsabilità limitata (LLC) stanno decidendo di convertire le loro attività in società per azioni alla luce del piano fiscale Trump.
Per passare da una ditta individuale o una società di persone a una società per azioni, basta seguire i passaggi descritti sopra.Le uniche cose aggiuntive che dovrai fare sono sciogliere il tuo nome commerciale “Doing Business As”, se ne hai uno, e trasferire tutti i documenti e gli account nel nome della tua nuova società. Inoltre, le imprese individuali e le partnership devono ottenere un nuovo EIN quando incorporano.
La conversione da LLC a società per azioni è più complicata perché stai cambiando radicalmente la struttura proprietaria dellazienda. Può essere utile ottenere laiuto di un legale qui.
Sebbene i metodi varieranno in base allo stato, ci sono tre modi principali per convertire una LLC in una società:
- Conversione legale (più semplice) – Chiedi a tutti i membri della LLC di approvare un certificato di conversione e un file con lo stato, insieme ad altri documenti richiesti, come gli articoli dellorganizzazione della LLC.
- Fusione legale (media) – Chiedi ai membri della LLC di formare una nuova società e scambiare formalmente i loro diritti di iscrizione con azioni di azioni nella società. Dovrai sciogliere formalmente e la LLC.
- Conversione non statutaria (più difficile): formare una nuova società e redigere accordi legali che prevedano lo scambio dei diritti di appartenenza a LLC per azioni e il trasferimento dei debiti e delle passività della LLC alla società.
Una volta convertita la tua azienda in una società, tutto per mantenere lo stato aziendale rimane lo stesso. Ad esempio, dovrai tenere riunioni del consiglio, mantenere registri aziendali, ecc.
Scegliere in quale stato incorporare
La cosa più semplice è incorporare in qualunque stato si trovi la tua attività, ma a volte cè un vantaggio nellincorporare in uno stato più “adatto alle aziende” come Delaware, Nevada o Wyoming.
Il Nevada e il Wyoming non applicano unimposta statale sul reddito delle società o unimposta statale sul reddito delle persone fisiche. Allo stesso modo, il Delaware non ha unimposta sul reddito delle società per le imprese costituite lì ma che svolgono attività altrove e non livellano unimposta sul reddito personale sui non residenti. Sebbene possa sembrare interessante, la cosa principale da ricordare qui è che non puoi sfuggire alle tasse semplicemente incorporandoti in uno di questi stati. Ad esempio, se la tua azienda si trova in California, avrai comunque registrarsi per fare affari in California e pagare le tasse della California anche se lattività è costituita altrove.
Quello lascia il Delaware, dove è incorporato più del 50% delle aziende statunitensi quotate in borsa. Molti imprenditori scelgono di incorporare in Delaware perché ha un sistema giudiziario separato per aziende e individui e perché gli investitori sono più a loro agio a investire denaro in unentità Delaware. Tuttavia, queste considerazioni non si applicano realmente ai proprietari di piccole imprese che non intendono raccogliere capitali di rischio.