A Microsoft Word egyik időigényes feladata a szöveg tisztítása külső forrásokból, különösen akkor, ha a dokumentumnak extra kemény hozama van, amelyet törölni szeretne. Ezek a dokumentumok tartalmazzák a PDF-ből másolt szöveget, a Zoom-értekezlet átiratait, a YouTube-ról vagy más szolgáltatásokból származó szöveget, valamint azokat a kollégáktól és ügyfelektől kapott dokumentumokat, akik esetleg más programokat használnak. A kihívás az, hogy túl sok időt pazarolsz ezeknek a fájloknak a manuális megtisztításával, hogy eltávolítsd azokat a kemény visszaküldéseket, amelyekre nincs szükség a dokumentum szövegében.
Az egyszerű lépésekhez egyszerűen eltávolíthatod a kemény visszatéréseket vagy a bekezdések jegyeit a Microsoft Word szövegfájlja folytatja a videó olvasását vagy megtekintését:
Bekezdésjelek megjelenítése egy dokumentumban
Az első dolog, amit meg kell tennie, hogy több információt szerezzen. Ezt úgy fogja megtenni, hogy együttműködik a Megjelenítés / elrejtés funkcióval. Ez a Bekezdés Kezdőlap lapján található. Ezt egy bekezdésjel szimbólummal találja meg. Válassza ezt a lehetőséget, és most nem nyomtatós karaktereket jelenít meg, amelyeket néha rejtett karaktereknek is neveznek. Láthatja, hol fordulnak elő nehéz sorok a sorok végén, és hol törik meg a szöveget kényelmetlen helyeken. Az alábbi mintadokumentumban elég könnyen belátható, hogy hova érkeznek a nehéz visszatérések. Vagyis a szöveg nem burkolódik az úgynevezett puha visszatéréssel. Minden sor végén vannak kemény visszatérések, amelyek mindenféle szerkesztési és formázási problémát okoznak egy Word-dokumentumban.
A kemény visszatérések eltávolítása
Bár meglehetősen időigényes folyamat lehet, manuálisan szerkessze a szöveget az extra nehéz visszatérések törléséhez, ha szükséges, tegyen szóközt vagy írásjeleket, és folytassa a dokumentum ilyen módon történő tisztítását. Sokkal könnyebb megközelítés van azonban a nehéz visszatérítések eltávolítására. Ez pedig a Keresés és Csere parancsok használata. Az alapértelmezett eljárás a visszatérések vagy a bekezdések megjelölésének eltávolítására az alábbiak szerint:
- Mentse az eredeti dokumentumot új névvel.
- Indítsa el a Csere parancsot.
- Szükség szerint cserélje ki a megtartani kívánt többszörös visszaváltást helyőrzővel.
- Keresse meg és cserélje ki a fennmaradó kemény visszatéréseket a További > Special segítségével. és a Csere párbeszédpanel. Válassza a Bekezdés jelölését a Különleges menüpontban. A dokumentumtól függően cserélje ki a bekezdésjeleket szóközzel vagy semmivel.
- Ha helyőrzőket hozott létre a megtartani kívánt bekezdésjelekhez, fordítsa meg a 3. lépéshez használt lépéseket a bekezdés visszahelyezéséhez. jelek, amelyeket meg akar őrizni a dokumentumban.
- Tekintse át és szerkessze a dokumentumot szükség szerint a fájl tisztításának befejezéséhez.
Hogyan lehet megtalálni & Bekezdésjelek cseréje
Először a Kezdőlap jobb oldalán találja meg a Keresés és csere parancsokat. A következő billentyűparancsokat is használhatja:
- Keresés: + F
- Csere: + H
Valószínűleg használta ezeket korábban, hogy megtalálja a szöveget, esetleg írásjeleket, és helyettesítse valamivel. De ennél a funkciónál több is van, mint egyszerűen keresni a szöveget és lecserélni valami másra. Először válassza a Csere lehetőséget. A Keresés és csere párbeszédpanelen válassza a Tovább lehetőséget. Ez lehetőséget ad arra, hogy finomítsa a megtalálás és a cserék módját. Ha el akarja távolítani a szöveges fájlból a visszatéréseket, válassza a Speciális lehetőséget. Itt számos tetszőleges számú szimbólumot és karaktert láthat, amelyeket megtalálhat és kicserélhet, beleértve a Bekezdésjelet.
dokumentumokat, gyakran meg akarjuk találni, hol fordul elő a bekezdésjel, és helyettesítsük szóközzel, vagy semmivel, ha már van szóköz a helyén. Ha ezt rendszeresen végzi, akkor ennek létrehozásának másik módja a caret szimbólum (^) és a P betű. A karet a billentyűzet tetején található a 6-os billentyű felett. Tehát a ^ P egy másik módja a bekezdésjel megjelenítésének. Ezután kövesse a cserélni kívánt tartalommal, például szóközzel. Megjegyzés: Mielőtt elkezdené a szerkesztést, készítsen egy másolatot a dokumentumból, hátha vissza kell térnie az eredetire.
De van még egy dolog, amire figyelni kell, mert valójában érdemes néhány kemény visszatérést vagy bekezdést jelölni a az igazi bekezdések vége. Észre fogja venni, hogy a fenti mintadokumentumban két kemény visszatérés van a bekezdések végén. Az ilyen típusú dokumentumok esetében nem feltétlenül akarunk minden bekezdést megjelölni és kicserélni, mert most egy másik helyet hozunk létre, ahol a dokumentum tisztításával kell töltenünk az időnket.
Ebben az esetben meg kell keresnie minden olyan eseményt is, ahol két nehéz visszatérés van. Ezután a két kemény visszatérést helyettesítőkkel helyettesíti. Ez a helyőrző lényegében bármi lehet, ami általában nem jelenik meg a dokumentumban. A helyőrző lehet néhány csillag (**), három felkiáltójel (!!!) – csak valami, amelyre visszatérhet, ha készen áll a dokumentum szerkesztésére. Ha még nem vagy túl magabiztos, akkor a dupla kemény visszatérést külön-külön is lecserélheti a Következő keresés, majd a Csere gombra. Miután meglátta, hogyan működik, próbálkozzon az Összes cseréjével. Most meg vannak azok a helyőrzői, ahol valójában szeretne egy bekezdésjelet látni. Később visszaléphet a szövegbe, megkeresheti ezeket a helyőrzőket, és helyettesítheti őket a két kemény visszatéréssel minden olyan helyre, ahol ténylegesen szeretné őket a végleges dokumentumban.
Ezután itt az ideje a takarításnak. a kemény visszatér, amelyet el akar távolítani a dokumentumból. Egyszerűen kérje meg a Word-t, hogy keresse meg a kemény visszatérés minden előfordulását, és a tartalomtól függően cserélje le semmire (hagyja a Csere üresen) vagy adjon hozzá szóközt. Ismét próbálja meg kicserélni az összeset, miután tesztelt néhány előfordulást.
Utolsó lépése lehet az, hogy visszaállítja azokat a kemény visszatéréseket, amelyeket jelenleg helyőrzők képviselnek, például két csillag. Ne feledje, hogy a helyőrzőknek valójában nincs konkrét jelentése. Egyszerűen csak úgy használja őket, mint amit megtalál, majd két kemény visszatéréssel helyettesíti őket. Ismét megtalálja őket a Keresés és csere párbeszédpanelen, a További szakasz Különleges részében. Nézze meg a többi opciót, mert az egyszerű szövegen és az írásjeleken túl sok mindent kereshet a dokumentumban.
Most van egy olyan dokumentuma, amely valószínűleg csak egy kis tisztításra szorul, például hozzáadásával vagy néhány szóköz törlése. Ehhez csak néhány kattintásra és néhány javításra van szükség, hogy időt takarítson meg a Word-dokumentumok szerkesztésével, így arra koncentrálhat, ami fontosabb Önnek.
Írta: Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Microsoft minősített oktató, termelékenységi előadó, képesített virtuális előadó