Excel irányítópult létrehozása (példákkal és sablonokkal elmagyarázva)

Az Excel irányítópult elképesztő eszköz lehet a KPI-k nyomon követésében, az adatpontok összehasonlításában, és az adatokkal alátámasztott nézetek beszerzése, amelyek segíthetnek a menedzsmentnek a döntések meghozatalában.

Ebben az oktatóanyagban megtudhatja, hogyan hozhat létre egy Excel irányítópultot, az ennek létrehozása során követendő bevált módszereket, az Excelben használható szolgáltatásokat és eszközöket , mindenáron kerülendő dolgok, és ajánlott oktatási anyagok.

Mi az Excel irányítópult, és miben különbözik a jelentéstől?

Először értsük meg, mi az Excel irányítópult.

Az Excel irányítópult egy személyhívó (főleg, de nem mindig szükséges), amely segít a vezetőknek és az üzleti vezetőknek a legfontosabb KPI-k vagy mutatók nyomon követésében. és ez alapján hozzon döntést. Diagramokat / táblázatokat / nézeteket tartalmaz, amelyeket adatok támasztanak alá.

Az irányítópultot gyakran nevezzük jelentésnek, azonban nem minden jelentés irányítópult.

Itt van a különbség:

• Egy jelentés csak egyetlen helyen gyűjtené és jelenítené meg az adatokat. Például, ha egy menedzser szeretné tudni, hogy az elmúlt időszakban hogyan nőttek az eladások, és melyik régió volt a legjövedelmezőbb, akkor egy jelentés nem tudna válaszolni rá. Egyszerűen jelentené az összes releváns értékesítési adatot. Ezeket a jelentéseket ezután olyan irányítópultok létrehozására használják (Excel vagy PowerPoint), amelyek elősegítik a döntéshozatalt.
• Az irányítópult viszont azonnal megválaszolná a fontos kérdéseket, például melyik régió teljesít jobban és mely termékek kell-e a vezetésnek összpontosítania. Ezek az irányítópultok lehetnek statikusak vagy interaktívak (ahol a felhasználó kiválaszthatja és megváltoztathatja a nézeteket, és az adatok dinamikusan frissülnek).

Most, hogy megértettük az irányítópultot, merüljünk el és megtanulják, hogyan kell létrehozni egy irányítópultot az Excel programban.

Hogyan lehet létrehozni egy Excel irányítópultot?

Az Excel Irányítópult létrehozása többlépcsős folyamat, és néhány kulcsfontosságú dolgot szem előtt kell tartania a létrehozásakor.

Még az Excel elindítása előtt is meg kell egyértelmű az irányítópult célkitűzései.

Ha például KPI-irányítópultot hoz létre egy vállalat pénzügyi KPI -inek nyomon követésére, akkor az lenne a célja, hogy bemutassa az aktuális időszak és az elmúlt időszak összehasonlítását. (s).

Hasonlóképpen, ha létrehoz egy irányítópultot az Emberi Erőforrások osztály számára az alkalmazottak képzésének nyomon követésére, akkor a cél az lenne, hogy megmutassa, hány alkalmazott képzett és hányat kell képezni hogy elérje a célt.

Tennivalók még az Excel-irányítópult létrehozásának megkezdése előtt

Sokan azonnal kezdenek dolgozni az irányítópulton, amint a kezükbe veszik az adatokat.

És az esetek többségében az irányítópulton végzett átdolgozás nyomorúságát hozzák magukkal, mivel az ügyfél / érdekelt felek céljai nem teljesülnek.

Az alábbiakban bemutatunk néhány kérdést az Excel irányítópult készítésének megkezdése előtt válaszolnia kell:

K: Mi a célja az irányítópultnak?

Az első lépés, amint megkapja az adatokat ( vagy még az adatok megszerzése előtt), hogy tisztázzák, mit akarnak az érdekelt felek. Tisztázza, hogy az irányítópultnak milyen célt kell szolgálnia.

A KPI-k nyomon követése csak egyszer, vagy rendszeresen történik? Kell-e nyomon követnie a teljes vállalat vagy a részleg szempontjából a KPI-ket ?. A megfelelő kérdések feltevése segít megérteni, hogy milyen adatokra van szüksége és hogyan kell megtervezni az irányítópultot. milyen formátumban. Az egyik projektemben az adatokat PDF fájlként szolgáltattuk spanyol nyelven. Ez teljesen megváltoztatta a hatókört, és időnk nagy részét felszívta az adatok manuális selejtezése. A következő kérdéseket kell feltenned: Kié az adat? Milyen formátumban kapja meg az adatokat? Milyen gyakran frissül az adat?

K: Ki fogja használni ezt az Excel Irányítópultot?

A menedzsert valószínűleg csak az irányítópult által nyújtott információk érdeklik, azonban néhány adatelemző csapatának részletesebb áttekintésre lehet szüksége. Az irányítópultot használók alapján kell strukturálnia az adatokat és a végső kimenetet.

K: Milyen gyakran kell frissíteni az Excel irányítópultot?

Ha az irányítópultokat frissítse hetente vagy havonta, jobb, ha létrehoz egy plug-and-play modellt (ahol egyszerűen másolja be az adatokat, és az automatikusan frissül). Ha csak egyszeri gyakorlatról van szó, akkor hagyhat ki néhány automatizálást, és ezt manuálisan is elvégezheti.

K: Az Office melyik verzióját használja az ügyfél / érdekelt fél?

Jobb nem feltételezhetjük, hogy az ügyfél / érdekelt fél rendelkezik az MS Office legújabb verziójával. Egyszer csak azért készítettem egy irányítópultot, hogy tudjam, az érdekelt fél az Excel 2003-at használja.Ez némi átdolgozáshoz vezetett, mivel az IFERROR függvény nem működik az Excel 2003 verzióban (amit sokat használtam az irányítópult létrehozásakor).

Az adatok beolvasása az Excelbe

Ha egyszer van egy jó ötlete arról, hogy mit kell létrehoznia, a következő lépés az, hogy kézbe vegye az adatokat és megszerezze azokat az Excel-ben.

Az Ön élete könnyű, ha az ügyfelek adatot adnak Önnek az Excel programban, ha nem ez a helyzet, akkor ki kell találnia egy hatékony módszert az Excel-be történő megszerzésére.

Ha CSV-fájlokkal vagy szöveges fájlokkal rendelkezik, ezeket könnyen konvertálhatja az Excel-ben. Ha hozzáfér egy adatbázishoz, amely az adatokat tárolja, létrehozhat egy kapcsolatot és közvetett módon frissítheti.

Miután megkapta az adatokat, meg kell tisztítania és szabványosítania kell.

Lehet, hogy például meg kell szabadulnia a vezető, a záró vagy a kettős szóközöktől, meg kell találnia és el kell távolítania az ismétlődéseket, eltávolítania kell az üres helyeket és a hibákat stb.

Bizonyos esetekben még átstrukturálni is kell adatok (például mondjuk létre kell hozni egy kimutató táblázatot).

Ezek a lépések a projekttől és az adatok kinézetétől függenek az Excel programban.

Az irányítópult felépítésének ismertetése

Ha az adatok meg vannak az Excelben, pontosan tudni fogja, hogy mit használhat és mit nem használhat az Excel irányítópultján.

Ebben a szakaszban célszerű visszalépni a érdekelt felek az Excel irányítópultjának vázlatával.

Legjobb gyakorlatként egy egyszerű vázlatot hozok létre a PowerPoint-ban további megjegyzésekkel együtt. Ennek a lépésnek az a célja, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az érdekelt felek megértik-e, hogy milyen irányítópultra számíthat a rendelkezésre álló adatokkal.

Ez is segít, mivel az érintett olyan változásokat javasolhat, amelyek nagyobb hozzáadott értéket jelentenének számára.

Itt egy példa a KPI egyik irányítópultjára létrehozott mintavázlatra:

Miután elkészítette a vázlatot, itt az ideje elkezdeni az Excel irányítópult létrehozását.

Legjobb gyakorlatként ossza fel az Excel munkafüzetét három részre (ezekre a munkalapok, amelyeket ugyanazzal a névvel hozok létre):

• Adatok – Ez lehet egy vagy több munkalap, amely a nyers adatokat tartalmazza.
• Számítások – Ez ahol elvégzi az összes számítást. Ismét lehet, hogy egy vagy több munkalapja van a számításokhoz.
• Irányítópult – Ez az a lap, amely rendelkezik az irányítópulttal. Az esetek többségében egyoldalas nézet mutatja az adatokkal alátámasztott elemzéseket / betekintéseket.

Excel táblázat – A hatékony Excel irányítópult titkos szósza

Az első dolog, amit a nyers adatokkal csinálok, az az, hogy ezeket Excel táblává alakítom át.

Az Excel táblázat számos előnyt kínál, amelyek kulcsfontosságúak az Excel irányítópult létrehozása során.

A táblázatos adatok Excel táblává alakításához válassza ki az adatokat, lépjen a Beszúrás fülre, és kattintson a Tábla ikonra.

Az Excel tábla használatának előnyei az irányítópulton:

• Ha táblázatos adatsort Excel táblává alakít át , nem kell aggódnia az adatok későbbi megváltozása miatt. Még ha további adatokat is kap, egyszerűen hozzáadhatja azokat a táblázathoz, anélkül, hogy aggódna a képletek elcsúszása miatt. Ez nagyon hasznos, amikor plug-and-play irányítópultokat hozok létre.
• Az Excel táblázattal az oszlopok nevét használhatja a hivatkozás helyett. Például a C2: C1000 helyett használhatja az „Értékesítést”.

Fontos Excel-funkciók az irányítópultokhoz

Sok jó interaktív Excel-irányítópultot hozhat létre: csak az Excel képleteinek használatával.

Amikor kiválaszt egy legördülő listából, vagy görgetősávot használ, vagy bejelöli a jelölőnégyzetet, vannak olyan képletek, amelyek az eredmények alapján frissülnek, és megadják a frissített adatokat / nézet az irányítópulton.

Íme az első öt Excel-funkcióm az Excel-irányítópultokhoz:

• SUMPRODUCT Function: Ez a kedvenc funkcióm az interaktív Excel-irányítópult létrehozása közben. Ez lehetővé teszi számomra a komplex számítások elvégzését, ha sok változó van. Tegyük fel például, hogy van egy értékesítési irányítópultom, és szeretném tudni, hogy Bob harmadik képviselője milyen értékesítéseket hajtott végre a harmadik negyedévben a keleti régióban. Ehhez egyszerűen létrehozhatok egy SUMPRODUCT képletet.
• INDEX / MATCH Funkció: Nagy híve vagyok annak, hogy az INDEX és a MATCH képlet kombinációját használjam az adatok megkeresésére az Excel Irányítópultokon. Használhatja a VLOOKUP funkciót is, de az INDEX / MATCH-ot jobb választásnak találom.
• IFERROR függvény: A nyers adatokkal végzett számítások során gyakran hibákat okoz. Az IFERROR-t széles körben használom az irányítópult hibáinak elrejtésére (és sokszor a nyers adatokra is).
• TEXT Funkció: Ha dinamikus címsorokat vagy címeket szeretne létrehozni, akkor a TEXT funkciót a
• SOROK / OSZLOPOK Funkció: Ezeket gyakran használom, amikor képletet kell másolnom, és az egyik argumentumnak növekednie kell, amikor lefelé / jobbra haladunk a cellán.

Az Excel irányítópultján található képletekkel történő munkavégzés során szem előtt tartandó dolgok:

• Kerülje az illékony képletek (például OFFSET, NOW, TODAY stb.) használatát tovább..). Ez lelassítja a munkafüzetet.
• Távolítsa el a felesleges képleteket. Ha van néhány további képlete a számítási lapon, távolítsa el ezeket az irányítópult véglegesítése közben.
• Használjon segítő oszlopokat, mivel ez elkerülheti a hosszú tömbös képleteket.

Interaktív Eszközök az Excel műszerfalának fantasztikusá tételéhez

Számos interaktív eszköz használható arra, hogy az Excel irányítópultját dinamikussá és felhasználóbaráttá tegye.

Ezek közül néhányat rendszeresen használok:

• Görgetősávok: A görgetősávok segítségével mentse el a munkafüzet ingatlanjait. Például, ha 100 sor adata van, használhat egy gördítősávot, amelynek csak 10 sora van az irányítópulton. A felhasználó használhatja a görgetősávot, ha meg szeretné tekinteni a teljes adatsort.
• Jelölőnégyzetek: A CheckBoxok lehetővé teszik a kiválasztást és az irányítópult frissítését. Tegyük fel például, hogy van egy képzési műszerfalam, és én vagyok a vállalat vezérigazgatója, szeretném megnézni a vállalat teljes irányítópultját. De ha én vagyok az értékesítés vezetője, akkor csak az osztályom teljesítményét szeretném megnézni. Ilyen esetben létrehozhat egy irányítópultot a vállalat különböző részlegeihez tartozó jelölőnégyzetekkel.
• Legördülő lista: A legördülő lista lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy kizárólagos kijelölést hajtson végre. Ezekkel a legördülő lehetőségekkel frissítheti az irányítópultot. Például, ha osztályonként jelenít meg adatokat, akkor a legördülő menüben megadhatja az osztályok nevét.

Excel diagramok használata adatok vizualizálásához egy Excel irányítópulton

A diagramok nem csak vizuálisan vonzóvá teszik az Excel irányítópultját, hanem megkönnyítik annak fogyasztását és értelmezését is.

Íme néhány tipp az diagramok használatához az Excel irányítópultján:

• a megfelelő diagram: Az Excel sok diagramozási lehetőséget kínál, és a megfelelő diagramot kell használnia. Például, ha trendet kell mutatnia, akkor vonaldiagramot kell használnia, de ha ki szeretné emelni a tényleges értékeket, akkor egy oszlop / oszlopdiagram lehet a megfelelő választás. Míg sok szakértő nem javasolja a kördiagram használatát, azt javaslom, hogy használja saját belátása szerint. Ha a közönsége hozzászokott a kördiagramok megtekintéséhez, akkor ezeket is használhatja.
• Kombinált diagramok használata: Nagyon ajánlom a kombinált diagramok használatát, mivel ezek lehetővé teszik a felhasználó számára az értékek összehasonlítását és a jelentésbetekintést. Megadhatja például az eladási értéket oszlopdiagramként, a növekedést pedig vonaldiagramként.

• Dinamikus diagramok használata: Ha engedélyezni szeretné a felhasználó számára, hogy kijelöléseket hajtson végre, és azt szeretné, hogy a diagram ezzel frissüljön, használjon dinamikus diagramokat. Most egy dinamikus diagram nem más, mint egy normál diagram, amelynek az adatai frissülnek a háttérben, amikor kiválasztunk.

• Használja a Sparklines-t az adatok értelmesebbé tételéhez: Ha sok adat található az irányítópulton / jelentésben, fontolja meg a Sparklines használatát annak vizuális megjelenítéséhez. A sparkline egy apró diagram, amely egy cellában található, és létrehozható egy adatkészlet segítségével. Ezek akkor hasznosak, ha idővel trendet akar mutatni, és ezzel egyidejűleg helyet takarít meg az irányítópulton. Itt többet tudhat meg az Excel Sparkline-ról.
• Használjon kontrasztos színeket az adatok kiemeléséhez: Ez egy általános diagramtipp, ahol kiemelnie kell az adatokat egy diagramon, hogy könnyen érthető legyen. Például, ha rendelkezik értékesítési adatokkal, akkor a legkisebb értékesítési értékű évet pirossal emelheti ki.

Itt böngészhet a diagramok oktatóanyagai között.

Ha azt szeretné, hogy fejlettebb legyen az Excel diagramok készítésében, azt javaslom, hogy látogassa meg a blogot Jon Peltier, az Excel diagramok szakértője.

Excel irányítópultok Tennivalók és tilalmak

Először kezdjük a Dont-okkal!

Íme néhány dolog, amelyet javasolok elkerülni az Excel-irányítópult létrehozása során. Ezek ismét a projekt és az érdekelt felek szerint változhatnak, de az esetek többségében érvényesek.

• Ne zavarja az irányítópultokat: Az, hogy van adat és diagram, még nem jelenti azt, hogy mennie kellene a műszerfalon. Ne feledje, hogy az irányítópult célja egy probléma azonosítása vagy a döntések meghozatalának elősegítése. Tartsa tehát relevánsnak és távolítson el mindent, ami nem tartozik oda. Gyakran kérdezem magamtól, hogy valami csak jó-e, ha feltétlenül muszáj. Majd folytatom, és eltávolítom az összes jót.
• Ne használjon illékony képleteket: mivel ez lelassítja a számításokat.
• Ne őrizzen extra adatokat munkafüzete: Ha szüksége van ezekre az adatokra, készítsen egy másolatot az irányítópultról, és őrizze meg biztonsági másolatként.

Most nézzünk meg néhány Do-t (vagy bevált gyakorlatot)

• Táblázatok / szakaszok számozása: Az irányítópult nem csak diagramok és adatpontok véletlenszerű halmaza. Ehelyett egy történet, ahol az egyik dolog a másikhoz vezet.Győződjön meg arról, hogy közönsége a megfelelő sorrendben követi-e a lépéseket, és ezért a legjobb ezeket megszámozni. Noha képes lehet arra, hogy élőben mutassa be őket, nagy segítség, ha valaki később használja az irányítópultot, vagy kinyomtatja azt.
• A mozgás korlátozása az irányítópult területén: Rejtse el az összes sort / oszlopot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a felhasználó véletlenül nem gördül el.
• Fontos sorok / oszlopok lefagyasztása: Használja a rögzítő ablaktáblákat, ha azt szeretné, hogy néhány sor / oszlop mindig látható legyen az irányítópulton.
• Alakzatok / táblázatok készítése: Győződjön meg róla, hogy alakjai / diagramjai vagy interaktív vezérlőelemei nem rejtik el vagy méretezik át, amikor valaki elrejti / átméretezi a cellákat. Az Excel Camera eszköz segítségével pillanatfelvételt készíthet a diagramokról / táblázatokról, és elhelyezheti az Excel irányítópultján (ezek a képek dinamikusak és frissülnek, amikor a háttér-diagram / táblázat frissül).
• Adjon meg egy Felhasználói útmutató: Ha összetett műszerfala van, érdemes külön munkalapot készíteni, és kiemelni a lépéseket. Segíteni fog az embereknek az irányítópult használatában, még akkor is, ha nincs ott.
• Helytakarékosság a kombinált táblázatokkal: Használjon kombinált diagramokat (például bullet chartokat, hőmérő diagramokat és tényleges vs cél diagramokat) a munkalap mentéséhez. szóköz.
• Szimbólumok használata & Feltételes formázás: Használjon szimbólumokat (például fel / le nyíl vagy pipa / keresztjel) és feltételes formázást a elemzési réteg az irányítópultra (de ne is vigyük túlzásba).

Szeretne professzionális irányítópultokat létrehozni az Excelben? Nézze meg az Online Excel irányítópult tanfolyamot, ahol mindent bemutatok a világszínvonalú Excel irányítópult létrehozásáról.

Irányítópult-példák

Íme néhány példa Excel műszerfalra, amelyeket letölthet és lejátszhat a.

Excel KPI-irányítópult

Ezzel az irányítópulttal nyomon követheti a különböző vállalatok és a ezután használja a felsorolásjeleket az egyes vállalatok teljesítményének elmélyüléséhez.

Kattintson ide a KPI irányítópult letöltéséhez.

Ha érdekli a KPI irányítópult létrehozásának elsajátítása, kattintson itt.

Call Center Performance Dashboard

Ezzel az irányítópulttal nyomon követheti egy hívóközpont. Ezen az irányítópulton megtudhatja, hogyan hozhat létre kombinációs diagramokat, hogyan emelhet ki bizonyos adatpontokat a diagramokban, hogyan rendezheti a választógombokat stb.

Kattintson ide az irányítópult letöltéséhez.

Erről az irányítópultról itt olvashat bővebben.

Az EPL szezonja megjelenítve egy Excel műszerfalon

Ebben az irányítópultban megtudhatja, hogyan kell használni a VBA-t az Excel irányítópultjaiban. Ebben az irányítópulton a játékok részletei frissülnek, amikor duplán kattint a bal oldali cellákra. A VBA segítségével egy súgómenüt is megjelenít, amely a felhasználót irányítja az irányítópult használatához.

Kattintson ide az EPL irányítópult letöltéséhez.

Erről az irányítópultról itt olvashat bővebben.

Ajánlott műszerfal-képzés

Ha meg szeretné tanulni, hogyan lehet világszínvonalú professzionális irányítópultokat létrehozni az Excel programban, nézze meg az INGYENES Online Excel Irányítópult tanfolyamomat.