Lune des tâches chronophages de Microsoft Word consiste à nettoyer le texte à partir de sources extérieures, en particulier lorsque le document a des retours très durs que vous souhaitez supprimer. Ces documents comprennent du texte copié à partir dun PDF, des transcriptions dune réunion Zoom, du texte de YouTube ou dautres services, et des documents reçus de collègues et de clients qui pourraient utiliser dautres programmes. Le défi est que vous perdez trop de temps à nettoyer manuellement ces fichiers pour supprimer les retours durs qui ne sont pas nécessaires dans le texte du document.
Pour les étapes simples permettant de supprimer facilement les retours durs ou les marques de paragraphe dun fichier texte dans Microsoft Word continuez à lire ou regardez ma vidéo:
Affichage des marques de paragraphe dans un document
La première chose à faire est dobtenir plus dinformations. Vous ferez cela en travaillant avec Afficher / Masquer. Ceci est dans longlet Accueil dans le groupe Paragraphe. Vous le trouverez avec un symbole de marque de paragraphe. Sélectionnez cette option et vous allez maintenant afficher des caractères non imprimables, parfois appelés caractères cachés. Vous pouvez voir où les retours durs se produisent à la fin des lignes et où ils cassent le texte dans des endroits difficiles. Dans lexemple de document ci-dessous, il est assez facile de voir doù viennent les retours forcés. Autrement dit, le texte nest pas enveloppé de ce que lon appelle un retour souple. Il y a des retours durs à la fin de chaque ligne qui créeront toutes sortes de problèmes dédition et de formatage dans un document Word.
Comment supprimer les retours durs
Même si cela peut prendre beaucoup de temps, nous pourrions modifiez manuellement le texte pour supprimer les retours extra-durs, ajoutez un espace ou une ponctuation si nécessaire et continuez à nettoyer le document de cette manière. Cependant, il existe une approche beaucoup plus simple pour supprimer les retours durs. Et cest dutiliser les commandes Rechercher et Remplacer. Le processus de base pour supprimer les retours durs ou les marques de paragraphe comme détaillé ci-dessous est:
- Enregistrez le document original sous un nouveau nom.
- Lancez la commande Remplacer.
- Si nécessaire, remplacez plusieurs retours durs que vous souhaitez conserver par un espace réservé.
- Recherchez et remplacez les retours durs restants à laide de loption Plus > de la recherche et Remplacer la boîte de dialogue. Choisissez Marque de paragraphe parmi les options sous Spécial. Selon votre document, remplacez les marques de paragraphe par un espace ou rien du tout.
- Si vous avez créé des espaces réservés pour les marques de paragraphe que vous souhaitez conserver, inversez les étapes que vous avez utilisées à létape 3 pour remettre le paragraphe en place. les marques que vous souhaitez conserver dans le document.
- Vérifiez et modifiez votre document si nécessaire pour terminer le nettoyage de votre fichier.
Comment trouver & Remplacer les marques de paragraphe
Pour commencer, vous trouverez les commandes Rechercher et Remplacer sur le côté droit de longlet Accueil. Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier suivants:
- Rechercher: + F
- Remplacer: + H
Vous avez probablement utilisé ceux-ci avant de trouver du texte, peut-être de la ponctuation, et de le remplacer par autre chose. Mais cette fonctionnalité ne se limite pas à rechercher du texte et à le remplacer par autre chose. Tout dabord, choisissez Remplacer. Dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, choisissez Plus. Cela vous donne la possibilité daffiner la façon dont vous recherchez et remplacez. Pour supprimer les retours définitifs dun fichier texte, choisissez loption Spécial. Ici, vous verrez un nombre illimité de symboles et de caractères différents que vous pouvez trouver et remplacer, y compris la marque de paragraphe.
Pour nettoyer notre documents, nous voulons souvent trouver où se trouve la marque de paragraphe et la remplacer par un espace ou rien sil y a déjà un espace en place. Maintenant, si vous le faites régulièrement, lautre façon de créer cela consiste à utiliser le symbole du curseur (^) et la lettre P. Vous trouverez le signe dinsertion en haut de votre clavier au-dessus de la touche numéro 6. Ainsi, ^ P est une autre façon dafficher la marque de paragraphe. Ensuite, suivez le contenu que vous souhaitez remplacer, tel quun espace. Remarque: avant de commencer à modifier, créez une copie de votre document au cas où vous auriez besoin de revenir à loriginal.
Mais il y a une autre chose à surveiller car vous voudrez peut-être avoir des retours forcés ou des marques de paragraphe à la fin des vrais paragraphes. Vous remarquerez que dans lexemple de document ci-dessus, il y a deux retours fermes à la fin des paragraphes. Pour ces types de documents, nous ne voulons pas nécessairement rechercher toutes les marques de paragraphe et les remplacer, car nous créons maintenant un autre endroit où nous allons devoir passer notre temps à nettoyer le document.
Dans ce cas, vous voudrez également rechercher toute occurrence où il y a deux retours durs. Ensuite, vous remplacerez les deux retours durs par des espaces réservés. Maintenant, cet espace réservé pourrait essentiellement être tout ce qui napparaîtrait pas normalement sur le document. Les espaces réservés peuvent être quelques astérisques (**), trois points dexclamation (!!!) – juste quelque chose qui peut être un endroit où vous reviendrez lorsque vous serez prêt à terminer la modification du document. Si vous n’êtes pas encore trop confiant, vous pouvez remplacer les doubles retours fermes individuellement en utilisant Rechercher suivant puis Remplacer. Une fois que vous voyez comment cela fonctionne, essayez de Tout remplacer. Vous avez maintenant ces espaces réservés pour les emplacements où vous souhaitez réellement voir une marque de paragraphe. Plus tard, vous pouvez revenir dans le texte, rechercher ces espaces réservés et les remplacer par les deux retours durs pour chaque endroit où vous les voulez réellement dans le document final.
Ensuite, il est temps de nettoyer les retours durs que vous souhaitez supprimer du document. Demandez simplement à Word de rechercher chaque occurrence dun retour forcé et, selon le contenu, de le remplacer par rien (laissez Remplacer vide) ou ajoutez éventuellement un espace. Encore une fois, essayez de Tout remplacer une fois que vous avez testé quelques occurrences.
Vos dernières étapes pourraient être de réinitialiser les retours matériels qui sont actuellement représentés par des espaces réservés tels que deux astérisques. Noubliez pas que les espaces réservés nont pas vraiment de signification spécifique. Vous les utilisez simplement comme quelque chose que vous pouvez trouver, puis les remplacez par deux retours fermes. Encore une fois, vous les trouverez dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer dans la section Plus sous Spécial. Découvrez les autres options car vous verrez beaucoup de choses à rechercher dans un document au-delà du simple texte et de la ponctuation.
Vous avez maintenant un document qui na probablement besoin que dun peu de nettoyage, comme lajout ou en supprimant quelques espaces. Il suffit de quelques clics et de quelques corrections pour gagner du temps lors de lédition de vos documents Word afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est le plus important pour vous.
Par Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Microsoft Certified Trainer, Productivity Speaker, Certified Virtual Presenter