Kanban est une méthode de gestion de flux de travail pour définir, gérer et améliorer les services qui fournissent un travail de connaissance. Il vise à vous aider à visualiser votre travail, à maximiser lefficacité et à vous améliorer continuellement. Du japonais, le kanban est traduit par panneau daffichage ou enseigne. Issu de la fabrication, il est devenu plus tard un territoire revendiqué par les équipes de développement logiciel Agile. Récemment, il a commencé à être reconnu par les unités commerciales de divers secteurs.
Comme de plus en plus de gens entendent parler de Kanban, il y a souvent des interprétations erronées.
Quest-ce que Kanban exactement? Comment construire un système Kanban?
Voici les choses les plus importantes que vous devez savoir sur la méthode et son application pratique.
Quest-ce que Kanban? Définition et brève introduction.
Définition Kanban. Initialement, il est apparu comme un système de planification pour le lean manufacturing, issu du système de production Toyota (TPS). À la fin des années 40, Toyota a introduit la fabrication «juste à temps» dans sa production. Lapproche représente un système de traction. Cela signifie que la production est basée sur la demande du client, plutôt que sur la pratique de poussée standard pour produire des marchandises et les pousser vers le marché.
Leur système de production unique a jeté les bases de la fabrication au plus juste ou tout simplement du Lean. Son objectif principal est de minimiser les activités liées aux déchets sans sacrifier la productivité. Lobjectif principal est de créer plus de valeur pour le client sans générer plus de coûts.
Le système Kanban dorigine, Source: TOYOTA Global Website
La méthode Kanban
Au début du 21e siècle, les principaux acteurs de lindustrie du logiciel ont rapidement compris comment Kanban pouvait être utilisé pour changer la façon dont les produits et services ont été fournis de manière positive.
En mettant davantage laccent sur lefficacité et en exploitant une évolutions de la technologie informatique, Kanban a quitté le domaine de l’industrie automobile et a été appliqué avec succès à d’autres secteurs commerciaux complexes tels que l’informatique, le développement de logiciels, R & D et autres.
En effet, ce que nous reconnaissons désormais comme la méthode Kanban avec tous les éléments de base est apparu au début de 2007.
Vous pouvez commencer à créer votre système Kanban en configurant le tableau Kanban le plus simple avec trois colonnes de base – «Demandé», «En cours» et «Terminé». Lorsquil est construit, géré et fonctionne correctement, il sert de référentiel dinformations en temps réel, mettant en évidence les goulots détranglement au sein du système et tout ce qui pourrait interrompre les bonnes pratiques de travail.
Mais comment fonctionne la méthode Kanban?
Découvrons-en plus.
Les 4 pratiques de base Kanban
David J. Anderson (un pionnier dans le domaine du Lean / Kanban pour le travail de la connaissance) a formulé la méthode Kanban comme une approche du processus évolutif et évolutif et du changement des systèmes pour les organisations de travail du savoir. Il vise à faire avancer les choses, et ses principes fondamentaux peuvent être divisés en quatre principes de base et six pratiques.
Principe 1: Commencez par ce que vous faites maintenant
La flexibilité de Kanban lui permet dêtre superposée aux flux de travail, systèmes et processus existants sans perturber ce qui est déjà fait avec succès; naturellement, il mettra en évidence les problèmes à résoudre et aidera à évaluer et à planifier les changements, afin que leur mise en œuvre soit aussi simple que possible.
La polyvalence de Kanban vous permet de lintroduire progressivement à tous les types dorganisations sans craindre un engagement excessif ou un « choc culturel , car il nest pas nécessaire que vous apportiez des changements radicaux dès le début.
Principe 2: Acceptez de poursuivre progressivement , Changement évolutif
La méthodologie Kanban est conçue pour répondre à une résistance minimale. Il encourage de petits changements progressifs et évolutifs continus au processus actuel. En général, les changements radicaux sont découragés car ils rencontrent généralement une résistance due à la peur ou à lincertitude.
Principe 3: Respecter le processus actuel, rôles & Responsabilités
Kanban reconnaît que les processus, rôles, responsabilités et titres existants ont une valeur et méritent généralement dêtre préservés. La méthode Kanban ninterdit pas le changement, mais ne le prescrit pas non plus comme une «panacée». Elle est conçue pour promouvoir et encourager des changements progressifs et logiques sans déclencher la peur du changement lui-même.
Principe 4: Encourager les actes du leadership à tous les niveaux
Cest le plus récent principe Kanban.Cela vous rappelle que le leadership provient des actes quotidiens des gens en première ligne de leurs équipes. Chacun doit favoriser un état desprit damélioration continue (Kaizen) pour atteindre une performance optimale au niveau de léquipe / du service / de lentreprise. Cela ne peut pas être une gestion niveau dactivité.
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Les 6 pratiques du Kanban
Lorsquelle souhaite mettre en œuvre la méthode Kanban, chaque organisation doit faire attention aux étapes pratiques. Il existe six pratiques de base identifiées par David Anderson qui doivent être présentes pour une mise en œuvre réussie.
Visualisez le flux de travail
Un simple tableau Kanban
Pour visualiser votre processus avec un système Kanban, vous aurez besoin dun tableau avec des cartes et des colonnes. Chaque colonne du board représente une étape de votre flux de travail. Chaque carte Kanban représente un élément de travail.
La première et la plus importante chose pour vous est de comprendre ce quil faut pour faire passer un élément dune demande à un produit livrable. Ce nest quaprès avoir compris comment le flux de travail fonctionne actuellement que vous pouvez aspirer à laméliorer en apportant les ajustements nécessaires.
Lorsque vous commencez à travailler sur lélément X, vous le tirez de la colonne «À faire», et lorsquelle est terminée, vous la déplacez vers «Terminé». De cette façon, vous pouvez facilement suivre la progression et repérer les goulots détranglement.
Limiter le travail en cours
Tableau Kanban numérique avec limites WIP
Lune des fonctions principales de Kanban est de garantir un nombre gérable déléments actifs en cours à tout moment. Si il ny a pas de limites de travail en cours, vous ne faites pas de Kanban. Changer le focus dune équipe à mi-parcours nuira généralement au processus, et le multitâche est un moyen sûr de générer du gaspillage et de linefficacité.
Limiter le WIP signifie implémenter un système de tirage sur les pièces ou le flux de travail complet. La définition du nombre maximum darticles par étape garantit quune carte nest » tirée « dans létape suivante que lorsquil y a de la capacité disponible. De telles contraintes éclaireront rapidement les zones problématiques de votre flux afin que vous puissiez les identifier et les résoudre.
Gérer le flux
La gestion du flux consiste à gérer le travailler mais pas les gens. Par flux, nous entendons le déplacement des éléments de travail tout au long du processus de production.
Lun des principaux objectifs lors de la mise en œuvre dun système Kanban est de créer un flux fluide et sain. Au lieu de micro-gérer les gens et dessayer de les garder occupés tout le temps, nous devrions nous concentrer sur la gestion des processus de travail et comprendre comment accélérer ce travail dans le système. Cela signifierait que notre système Kanban crée de la valeur plus rapidement.
Rendre les politiques de processus explicites
Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne faites pas comprendre. Cest pourquoi votre processus doit être clairement défini, publié et socialisé. Les gens ne sassocieraient pas et ne participeraient pas à quelque chose quils ne croient pas utile.
Lorsque tout le monde connaît lobjectif commun, ils pourraient travailler et prendre des décisions concernant un impact positif.
Boucles de feedback
Pour les équipes et les entreprises qui souhaitent être plus agiles, la mise en place de boucles de feedback est une étape obligatoire. Ils garantissent que les organisations répondent adéquatement aux changements potentiels et permettent le transfert de connaissances entre les parties prenantes. Un exemple dune telle boucle de rétroaction est la réunion quotidienne pour la synchronisation des équipes. Il se déroule devant le tableau Kanban, et chaque membre raconte aux autres ce quil a fait la veille et ce quil va faire aujourdhui.
Il y a aussi les examen de la prestation de services, examen des opérations, examen de la stratégie et réunions dexamen des risques. La fréquence dépend de nombreux facteurs, mais lidée est quils sont réguliers, à une heure strictement fixe, droit au but, et jamais inutilement longs.
Lidéal la durée moyenne dun stand up doit être comprise entre 10 et 15 minutes, et dautres peuvent atteindre jusquà une heure ou plus selon la taille de léquipe et les sujets.
Améliorer en collaboration (à laide de modèles & la méthode scientifique)
La manière de réaliser une amélioration continue et un changement durable au sein dune organisation passe par une vision partagée dun avenir meilleur et dun collectif compréhension des problèmes à résoudre.
Les équipes ayant une compréhension commune de leurs objectifs, de leur flux de travail, de leurs processus et des risques sont plus susceptibles de développer une compréhension commune dun problème et travailler ensemble à l’amélioration.
Le côté positif du Kanban
De nos jours, de nombreuses organisations adoptent la méthode Kanban pour devenir plus agile et mettre de lordre dans leurs processus de travail chaotiques. En termes simples, un système Kanban vous aide à faire plus de travail.
Mais creusons un peu plus profondément et voyons les réels avantages de lutilisation de Kanban.
Tout le monde est sur la même page
Lidée de base de Kanban est de visualiser chaque œuvre sur un tableau blanc. De cette façon, le tableau Kanban se transforme en un centre dinformation central. Toutes les tâches sont visibles et ne se perdent jamais, ce qui apporte de la transparence à lensemble du processus de travail. Chaque membre de léquipe peut avoir une mise à jour rapide sur létat de chaque projet ou tâche.
Kanban révèle les goulots détranglement dans votre flux de travail
Une fois que vous créez un Tableau Kanban et vous le remplissez de cartes, vous verrez que certaines colonnes seront surchargées de tâches. Cela vous aidera à mettre en évidence les goulots détranglement dans votre flux de travail et à les résoudre correctement. Par exemple, vous pouvez avoir une idée de lampleur des tâches afin que votre équipe puisse les faire avancer rapidement.
Kanban apporte de la flexibilité
Si vous jetez un œil aux principes de base du Kanban, vous comprendrez rapidement que nimporte quelle équipe peut lutiliser dans votre organisation, de R & D aux RH.
La raison principale est que Kanban respecte létat actuel de votre organisation et ne nécessite pas de changements révolutionnaires. Au contraire, cela suggère que vous devriez poursuivre des changements progressifs et évolutifs et vous améliorer continuellement.
Votre équipe devient plus réactive
Kanban a été créé pour répondre à la demande réelle du client juste à temps, plutôt que de pousser les produits vers le marché. Aujourdhui, en travail de connaissances, Kanban permet de répondre facilement aux exigences en constante évolution des clients. Il permet aux équipes dêtre plus agiles, de sadapter à lévolution des priorités, de se réorganiser ou de changer rapidement de focus.
s sur la finition du travail pour booster la collaboration et la productivité
Lun des principaux avantages de Kanban est quil oblige les équipes à se concentrer sur leurs tâches actuelles jusquà ce quelles soient terminées. Ceci est possible, grâce au concept de limitation du travail en cours.
Limiter WIP encourage les équipes à collaborer pour terminer les tâches plus rapidement, ce qui, en revanche, élimine les distractions telles que le changement de contexte et le multitâche. En fin de compte, cela a un impact positif sur la productivité de léquipe.
Kanban moderne
Avec le développement de la technologie, Kanban na cessé de saméliorer. Des solutions de tableau Kanban numérique ont été développées pour surmonter les problèmes qui se posent dans les équipes distantes.
Exemple de tableau Kanban numérique
Accès facile pour les membres des équipes distantes
De nos jours, les équipes sont souvent réparties dans le monde entier. Ils ne peuvent pas travailler sur un tableau blanc physique et ont donc besoin dun tableau numérique auquel ils pourraient accéder de nimporte où pour être plus agiles. Les tableaux Kanban dans le cloud sont le moyen le plus efficace de mettre tout le monde sur la même voie. Ils donnent accès à toutes les informations de nimporte quel appareil à tout moment et affichent les actions en direct.
Analyse de flux
De plus, le logiciel Kanban permet un processus analytique sophistiqué pour vous aider à suivre les performances en détail, à découvrir les goulots détranglement et à mettre en œuvre les changements nécessaires.
Intégrations avec dautres outils
Les cartes numériques sont également faciles à intégrer à dautres systèmes. Ils peuvent donner une perspective précieuse de lensemble du processus, gagner du temps et augmenter lefficacité.
Automatisation du flux de travail
La solution Kanban en ligne vous permet dautomatiser certaines parties de vos processus et de gagner un temps précieux. Avec les automates personnalisés, tout flux de travail typique peut être rendu plus efficace.
Kanban en bref
Un système Kanban est plus que des notes autocollantes sur le mur. Le moyen le plus simple de comprendre Kanban est dadopter sa philosophie et de lappliquer à votre travail quotidien. Si vous lisez, comprenez et résonnez avec les quatre principes fondamentaux, la transition pratique semblerait logique et même inévitable.
Visualiser le flux de travail, définir les limites WIP, gérer le flux, garantir des politiques explicites et une amélioration collaborative amènera votre processus bien au-delà de ce que vous pourriez penser. Noubliez pas dorganiser des boucles de rétroaction régulières, et toutes ces pièces ensemble révéleront le véritable pouvoir de Kanban.
Accélérez la livraison du projet.
Gagnez en visibilité sur tous les projets et portefeuilles.
En résumé
Essayer dapprendre ce quest Kanban peut être difficile au début, mais maintenant que vous savez ce que cest, vous pouvez tirer le meilleur parti des principaux avantages de Kanban:
- Les tableaux Kanban physiques et numériques vous aident à visualiser votre travail
- Kanban est facile à adopter et – commencez simplement avec ce que vous avez
- Les limites WIP vous permettent de devenir plus efficace
- Les principes et pratiques Kanban offrent un chemin évolutif vers lagilité sans perturber les processus actuels