Les réceptionnistes sont un membre essentiel du personnel de toute entreprise. Ils sont le premier point de contact pour tous les visiteurs du bureau ou toute personne contactant une organisation, donc être bien présenté et poli sont des traits essentiels.
Un réceptionniste assure également la sécurité en enregistrant tous les visiteurs et éventuellement en émettant des visiteurs laissez-passer, ainsi que de fournir un soutien à léquipe des ressources humaines selon les besoins.
Tâches et responsabilités de la réceptionniste
En tant que devant de la maison et souvent le premier point de contact pour les visiteurs externes, une réceptionniste la description du poste doit inclure:
- Gestion de lagenda et gestion des salles de réunion
- Gestion éventuelle de la coordination des événements, à la fois en interne et en externe
- Traitement des requêtes et des plaintes via téléphone, e-mail et correspondance générale
- Accueil de tous les visiteurs
- Transfert des appels si nécessaire
- Gestion éventuelle des fournitures de bureau telles que la papeterie, léquipement et le mobilier
- Effectuer des tâches administratives ad hoc
- Assurer la maintenance des services de bureau selon les besoins (tels que nettoyeurs et sociétés de maintenance)
- Réception et expédition des livraisons
- Assistance avec le courrier selon les besoins
- Prendre et sassurer que les messages sont transmis au membre du personnel approprié en temps opportun
- Aider léquipe RH dans les processus de recrutement, dintégration et de licenciement
Qualifications et exigences du poste de réceptionniste
Certaines entreprises peuvent souhaiter des candidats qui ont une expérience antérieure de bureau, d’administration ou de réceptionniste.
Il n’est pas obligatoire d’avoir un diplôme d’études supérieures pour exercer un rôle de réceptionniste. Cependant, les tâches dun réceptionniste devraient inclure:
- Compétences organisationnelles
- Souci du détail
- Multitâche exceptionnel
- Excellente communication compétences
- Courtois
- Solides compétences en service à la clientèle
Il est également impératif quune réceptionniste ait une attitude polie au téléphone et soit bien présentée du tout fois.
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