Mis à jour en janvier 2021
La perception du loyer est lune des principales aspects de votre entreprise de location, et il existe de nombreuses façons de générer ce flux de trésorerie. Certains propriétaires préfèrent que leurs locataires utilisent des chèques; dautres acceptent les espèces. Selon lendroit où vous vivez, vous pourriez même être limité par les lois de votre état et locales en ce qui concerne les types de paiements de loyer que vous pouvez recevoir.
Quelle que soit la façon dont vos locataires paient le loyer, il est recommandé de les fournir avec un reçu de paiement. Ceci est particulièrement important lorsque les chèques arrivent par la poste ou vous sont remis directement. Le fait de ne pas fournir de reçu et de preuve de paiement, en particulier dans le cas dun loyer payé en espèces, par chèque ou mandat-poste, peut en fin de compte causer beaucoup de dommages et de problèmes sur la route.
Si vous ne le faites pas t avoir le bon système de reçus de loyer en place, vous pourriez vous retrouver en difficulté financière. La demande d’expulsion sera plus difficile si vous n’avez pas de reçus de loyer et vous risquez de vous retrouver dans l’impossibilité de récupérer ce qui vous est légitimement dû!
Il est temps pour vous d’en savoir plus sur le reçu de loyer. Découvrez un exemple de modèle et découvrez pourquoi vous devriez toujours utiliser ce document simple.
Une table des matières pour le format de reçu de loyer
Dans cet article, nous couvrirons ces aspects importants des reçus de loyer:
- Limportance des reçus de paiement de loyer
- Responsabilité et transparence
- Paper Trail Organization
- Faites attention à Loi
- Quand utiliser les reçus de loyer
- Paiements en ligne: ai-je encore besoin de reçus de loyer?
- Exemple de reçu de loyer et comment Pour lutiliser
- Date et informations didentification
- Montant et échéance
- Solde dû
- Type de paiement
- Lois des États sur les reçus de location
- Mettez-le dans le bail!
- FAQ sur les reçus de loyer
- Comment faire un reçu de location?
- À quoi ressemble un reçu de loyer?
- Quelles informations devraient figurer sur un reçu de loyer?
- Un reçu de loyer est-il une preuve de résidence?
- Quand les reçus de location doivent-ils être émis?
Limportance des reçus de paiement de loyer
Les reçus de location peuvent être une partie très importante du processus de location, même si elles sont données aux locataires sous une forme simple. Parfois, ils peuvent être le seul moyen vérifiable de prouver que le loyer a été reçu pour un certain montant et / ou à une certaine date.
Malheureusement, il arrive parfois que la location de propriétés devienne une chose quil dit-elle ladite situation entre vous et vos locataires. Dans ces cas, être en mesure de prouver que vous avez donné un reçu de loyer à votre locataire peut aider à régler les différends ou même gagner une affaire dexpulsion devant le tribunal. Cest un exemple extrême, mais cela peut vraiment aider.
Les reçus de paiement du loyer font tout ce qui suit dans un simple bordereau:
- Assurer la responsabilité du propriétaire et du locataire
- Créez une relation de confiance entre vous et votre locataire
- Gardez une trace écrite de tous les paiements
- Organisez les paiements reçus
Parlons-en Découvrez pourquoi chacun de ces facteurs est important pour préserver le succès de votre entreprise.
Responsabilité et transparence
Les reçus de location peuvent servir de moyen détablir la confiance et la responsabilité entre vous et vos locataires. En fournissant un reçu, vous reconnaissez que vous reconnaissez leur paiement et que vous nessaierez pas de leur demander plus de loyer ce mois-ci.
Bien que vous nenvisageriez jamais de le faire, certains propriétaires réclameront à tort ils nont jamais reçu de loyer. Cela peut brûler les locataires et les amener à ne pas faire confiance aux futurs propriétaires. Les propriétaires qui savent comment rédiger un reçu de loyer et le remettre rapidement peuvent éviter ce problème.
De plus, fournir à votre locataire un reçu de loyer lui permet de savoir que son paiement a été traité sans aucun problème. Les locataires qui postent leur loyer ou remettent des chèques voudront être sûrs que tout est bien réglé, de sorte que le reçu de loyer peut être un excellent outil de communication dans cette situation.
Paper Trail Organization
Les reçus de location sont un excellent moyen dorganiser lhistorique de vos paiements de location. En recevant des reçus de chaque mois où vous avez reçu un loyer, vous pouvez voir facilement et clairement ce que vous avez été payé et ce qui na pas été payé.
Avoir des reçus de loyer est également un excellent moyen de vous assurer de ne pas le faire. ne laissez pas le loyer impayé passer inaperçu. Si vous êtes occupé ou flou, il peut être possible de ne pas remarquer le retard du loyer d’un locataire. Cependant, en parcourant simplement vos copies du reçu de loyer chaque mois, vous pourrez facilement confirmer qui a fait et qui na pas payé.
Enfin, la trace écrite créée par les reçus de loyer sera très utile si jamais vous avez besoin de contester le locataire ou le contrat de location devant le tribunal.Le dépôt dune demande dexpulsion, par exemple, sera mieux pris en charge si vous avez une trace papier claire des reçus de loyer des mois qui ont été payés que si vous navez que votre parole par rapport à celle de votre locataire.
En tant que propriétaire, il est très important de rester organisé et de sassurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour suivre lordre. Utilisez les reçus de location à votre avantage lors de lorganisation de votre entreprise de location pour trouver de grands succès!
Faites attention à la loi
Êtes-vous au courant de vos lois locales? Saviez-vous que certaines lois exigent que les propriétaires donnent des reçus de loyer dans un certain laps de temps après avoir reçu un paiement de loyer?
Certains États et certaines juridictions locales vous obligent même à remettre des reçus de loyer dans certaines situations. Si vous ne savez pas si vous devez ou non fournir un reçu de loyer, continuez à lire pour en savoir plus sur pourquoi et quand des reçus de loyer peuvent être exigés.
Quand utiliser les reçus de loyer
Donner des reçus de loyer pour tout paiement hors ligne est une bonne pratique. Si les paiements sont effectués en ligne, lhistorique de ces transactions peut être vérifié à tout moment, mais ce nest pas toujours le cas avec les paiements en espèces, par mandat ou par chèque.
Il y a un certain nombre de fois où vous devez vous assurer de remettre un reçu de loyer à votre locataire:
- Sil le demande: cest le droit légal de votre locataire, dans la plupart des États, de demander un reçu pour tout paiement de loyer.
- Si vous souhaitez les responsabiliser: rappelez aux locataires que lhistorique de location peut être fourni aux agences de crédit pour améliorer (ou réduire) leur pointage de crédit.
- Si la loi lexige: État et local les lois peuvent lexiger.
- Sils paient en espèces: il ny a pas dautre moyen de retracer ce paiement, vous devez donc toujours remettre un reçu pour les paiements en espèces si vous choisissez daccepter un paiement en espèces.
Si vous effectuez le traitement de votre paiement de location hors ligne, nous vous recommandons vivement de fournir des reçus de location pour chaque paiement que vous recevez. Être responsable est le meilleur moyen de devenir un grand propriétaire, et cette responsabilité vous sera bénéfique à long terme.
Paiements en ligne: Ai-je encore besoin de reçus de loyer?
Alors que la technologie sintègre de plus en plus dans notre vie quotidienne, de plus en plus de personnes sont à laise pour payer leurs factures par voie électronique. En fait, beaucoup préfèrent gérer les choses de cette façon! Si vous utilisez un système de paiement en ligne pour le loyer, vous vous demandez peut-être quoi faire des reçus de loyer et si oui ou non ils sont toujours un sujet de préoccupation.
La gestion des paiements de loyer en ligne présente de nombreux avantages:
- Transparence
- Moins de risques derreur humaine (cest-à-dire lenvoi à la mauvaise adresse)
- Réduit la confusion
- Rationalise le paiement
- Accélère le traitement des paiements
- Facilite le paiement du loyer
- Crée une trace papier numérique
- Plus sûr que le paiement en espèces, par chèque ou par mandat
Lorsque vous acceptez des paiements en ligne, devez-vous toujours fournir un reçu de loyer?
Oui; vous devez toujours fournir un reçu de loyer dans toutes les mêmes situations où vous fourniriez un reçu de loyer pour les paiements acceptés hors ligne. La principale différence lors de lacceptation de paiements en ligne est que le reçu peut être intégré au service que vous utilisez!
Si vous utilisez un portail de paiement de loyer, il comporte probablement une fonction de réception que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins . Cela signifie que le reçu sera automatiquement envoyé lorsque le paiement du locataire aura été transféré sur votre compte.
Si vous acceptez le paiement en ligne via une autre plateforme, vous pouvez créer un reçu numérique et le renvoyer au locataire . Les propriétaires qui envisagent de le faire doivent inclure des informations sur la façon dont les reçus seront livrés dans le contrat de location dorigine pour éviter toute confusion à ce sujet plus tard.
Que votre portail de paiement en ligne puisse ou non créer des enregistrements, assurez-vous vous savez comment faire un reçu pour les paiements de loyer reçus.
Exemple de reçu de loyer et comment lutiliser
Si vous nêtes pas sûr du type de format de reçu de loyer que vous devriez utiliser en utilisant pour créer vos reçus de loyer, nous avons juste lexemple de modèle dont vous avez besoin:
Exemple de reçu de loyer
Ce modèle de reçu de loyer peut vous donner une idée de comment pour configurer vos propres modèles personnalisés. Tout ce que vous aurez à faire chaque fois que vous recevrez un paiement est dajuster les dates et les montants avant de remettre le reçu!
Décomposons les éléments clés que vous devez inclure lors de la finalisation de votre propre reçu de loyer imprimable.
Date et informations didentification
Tout dabord, commencez le reçu de loyer avec toutes les informations de contact nécessaires. Vous devez inclure:
- Date
- Nom (s) du locataire
- Adresse de la propriété
Ces informations libellées le paiement dont il provient, pour quel bien et à quelle date. Toutes ces informations sont importantes pour une trace écrite et à des fins comptables.
Montant et calendrier
Ensuite, indiquez le montant payé pour le loyer et la période de location que le loyer couvre. Par exemple, si un locataire vous a donné 500 $ pour son loyer davril, vous lindiqueriez comme tel dans cette section. Le fait dinclure les montants exacts et la période permet de créer de meilleurs enregistrements.
De plus, votre reçu de location doit indiquer si le loyer est payé en retard et si les frais de retard ont été payés avec le loyer. Parfois, les locataires incluent de manière préventive les frais de retard lorsquils savent quils paient en retard. Il est important de garder une trace de cela afin que vous et votre locataire sachiez si des frais doivent être appliqués, puis payés.
Solde dû
Si votre locataire a toujours un solde restant dû, vous devez linclure dans ce reçu. Cela vous aidera à rester tous les deux sur la même longueur donde si le locataire manque danciens paiements, oublie de couvrir certains frais ou vous sous-paye tout simplement.
Bien quil soit facile de supposer que votre locataire ne vous paie pas suffisamment louer, ils peuvent être devenus vraiment confus à un moment donné au cours du processus de location. En avertissant le locataire quil a encore un solde dû lors de la remise dun reçu de loyer, vous pouvez vous assurer quil ny a pas de problème de communication.
De plus, avoir un dossier des sous-paiements peut vous aider si vous devez vous présenter devant un tribunal dexpulsion faire expulser un locataire. Les locataires du tribunal dexpulsion peuvent essayer de prétendre quils nont payé leur loyer quune seule fois en retard. Si vos reçus de loyer peuvent prouver le contraire, vous aurez de meilleures chances de reprendre le contrôle de votre propriété locative.
Type de paiement
Enfin, assurez-vous dinclure la méthode de paiement in. Cest une information essentielle. Sil nest pas inclus sur le reçu, le locataire pourrait prétendre avoir payé en espèces et vous ne lavez pas enregistré.
Si vous avez le type de paiement enregistré sur ce reçu, il sera plus facile de vérifier le statut de quelque chose comme un chèque ou un mandat-poste si nécessaire. Dans la mesure du possible, essayez dinclure les numéros de chèque et de mandat-poste pertinents pour simplifier encore davantage ce suivi.
Si possible, vous devez indiquer si des chèques ou des mandats ont été traités ou non. Ceci est important car il y a une chance que le mandat ait un problème ou que le chèque rebondisse. Dans ces cas, vous devrez à nouveau récupérer le loyer, et le locataire peut essayer dutiliser le reçu de loyer pour éviter de payer.
Lois de lÉtat sur les reçus de location
Comme mentionné précédemment, il existe un certain nombre détats qui vous obligent à remettre à votre locataire un reçu de loyer dans des situations spécifiques. Si vous travaillez dans lun de ces États, assurez-vous dêtre au courant des lois actuelles sur les reçus de loyer qui affectent vos propriétés.
Voici quelques-uns des États qui exigent des reçus et quand ils le sont obligatoire:
- Le locataire paie en espèces:
Washington, Maryland, New York - Le locataire demande un reçu de loyer:
Washington, Maryland, New York et beaucoup plus! - Toutes les situations:
Massachusetts
Savoir comment remplir un reçu de loyer selon vos lois locales est très important. En plus des lois étatiques sur les reçus de location, certaines villes ont des exigences supplémentaires. Vérifiez votre code de ville local pour déterminer si ce type de loi affectera vos propriétés.
Mettez-le dans le bail!
Comme pour beaucoup de choses, cest toujours une bonne idée dinclure des informations sur la procédure qui sera suivie avec les reçus de loyer dans le contrat de location avant sa signature. Le bail doit contenir autant dinformations que possible de manière claire. Cela garantit que les deux parties sont conscientes des processus et des attentes, et cela peut être un excellent outil de défense devant les tribunaux si nécessaire.
En ce qui concerne les paiements de loyer et les reçus de loyer, assurez-vous que tout ce qui suit est clair dans les termes du bail avant de signer les choses avec votre locataire:
- Quand le loyer est dû
- Quel est le montant du loyer
- Modes de paiement acceptés
- Si et comment les reçus de loyer seront émis
- Que se passera-t-il si un chèque rebondit?
- Que se passera-t-il si le loyer est en retard
- Quoi le locataire doit le faire sil a des questions relatives au loyer
Tout comme vous mettez des conditions sur lutilisation des dépôts de garantie dans le bail, vous devez inclure les informations sur le paiement du loyer et le reçu.
En étant très clair sur toutes ces choses dès le début du bail, vous pouvez aider à éliminer les confusions problématiques plus tard. Votre relation avec votre locataire bénéficiera dun bail plus solide, alors nayez pas peur dêtre détaillé lors de lélaboration des termes du contrat.
FAQ sur les reçus de loyer
Comment faire Je fais un reçu pour la location?
Dans la plupart des cas, il ny a pas de règles strictes sur lapparence dun reçu de loyer. Bien que nous ayons un exemple de format pour vous aider à créer votre propre modèle de reçu de loyer, le reçu peut être créé de différentes manières!
Si vous voulez garder les choses incroyablement simples, vous pouvez acheter un livre de papier de reçu que vous pouvez remplir à la main. Lorsquun locataire vous apporte un paiement ou vous lenvoie par courrier, vous le remplissez immédiatement et vous le lui retournez. Ces carnets de reçus conservent une copie pour vous et une copie pour le locataire, ils sont donc un bon moyen de garder une trace écrite des deux côtés.
Vous pouvez également créer un modèle simple que vous pouvez remplir et imprimez, comme celui que nous avons fourni ci-dessus. Gardez une copie pour vous-même et donnez-en une au locataire.
Faire un reçu de loyer ne doit pas être une affaire compliquée. Tant que les informations requises sont incluses, le reçu peut prendre plusieurs formes. Bien sûr, il peut être bon de garder les choses aussi professionnelles que possible. Si vous devez intenter une action en justice pour des paiements manquants sur toute la ligne, une trace écrite professionnelle ne fonctionnera quen votre faveur.
À quoi ressemble un reçu de loyer?
En règle générale, un reçu de loyer est un e-mail ou un morceau de papier qui suit le paiement qui a été reçu, quand il a été reçu et à quoi il servait. Comme mentionné ci-dessus, il ny a pas de façon stricte à laquelle un reçu de loyer doit ressembler! Alors que certaines villes et juridictions peuvent avoir des exemples de formats quils recommandent aux propriétaires de suivre, vous pouvez généralement créer votre propre modèle.
Pensez au type dinformations que vous devez transmettre et à la manière dont vous souhaitez les transmettre. Si vous avez un logo ou un modèle qui est utilisé sur la plupart de votre documentation, envisagez de créer un format de reçu de loyer qui sintègre dans la conception habituelle. La seule chose dont vous devez vous assurer est que toutes les informations sont clairement et correctement transmises via le reçu de loyer.
Quelles informations devraient figurer sur un reçu de loyer?
La plupart des situations nécessiteront que ces quatre éléments principaux soient inclus sur un reçu de loyer:
- Date de paiement
- Informations didentification (adresse de la propriété et nom du locataire)
- Montant payé
- Type de paiement
En couvrant ces quatre éléments de base, vous donnez les informations nécessaires sur qui, quoi, quand et comment le loyer a été payé. Ce sont les principaux facteurs qui doivent être enregistrés et il est important de les enregistrer aussi précisément que possible. En utilisant un reçu de loyer, vous pouvez aider à vous assurer que les deux parties sont sur la même page.
Il y a quelques éléments supplémentaires qui peuvent également être inclus. Par exemple, vous pouvez inclure un solde restant ou un montant dû si le locataire a sous-payé ou est toujours sous-payé dun mois précédent de loyer manqué. Linclusion de ces informations sur le reçu de loyer peut servir de rappel doux tout en constituant un dossier solide pour un tribunal dexpulsion, si nécessaire.
Un reçu de loyer est-il une preuve de résidence?
Dans la plupart des cas, un reçu de loyer ne sera pas considéré comme une preuve de résidence. La décision finale quant à savoir sil peut ou non être utilisé comme une forme de preuve valide dépendra de lendroit où vous vous trouvez et du type de preuve dont vous avez besoin.
Bien quun reçu de loyer ne soit pas ce dont votre locataire a besoin pour obtenir une nouvelle pièce didentité ou pour prouver autrement leur lieu de résidence, une copie de leur contrat de location peut faire laffaire! Si votre locataire cherche à obtenir une preuve de résidence, il peut venir vous demander une copie supplémentaire du contrat de location sil na pas accès à sa propre copie.
Il sagit dune demande raisonnable et non quelque chose dont vous devriez vous méfier. Vous pouvez également recommander à votre locataire denvisager dutiliser ses factures de services publics ou de câble, le cas échéant, pour prouver sa résidence.
Quand les reçus de location doivent-ils être émis?
En tant que propriétaire, être prêt à émettre des reçus de loyer à lavance est toujours une bonne idée. Il est dans votre intérêt de savoir quand vous devez fournir des reçus de loyer avant quils ne soient demandés.
Vous devez toujours fournir un reçu de loyer:
- Quand demandé par votre locataire de le faire
- Lorsque cela est légalement requis par la législation locale ou nationale
- Lorsque votre locataire paie en espèces
- Lors du traitement des paiements hors ligne
Que cela soit requis ou non par la loi, garder une trace écrite de tous les paiements hors ligne est un excellent moyen de vous responsabiliser, vous et votre locataire. Lhistorique de location peut être difficile à suivre si vous ne savez pas quand vous avez été payé, et il serait impossible de prouver votre cas devant un tribunal si vous deviez expulser un locataire qui a payé hors ligne sans cela.
Si vous utilisez un outil de paiement de location en ligne, assurez-vous de vérifier le type de reçus de loyer quil fournit et comment vous pouvez accéder à ces enregistrements. Les outils en ligne produisent souvent cette trace écrite, vous pouvez donc vous éviter de faire le double du travail si la fonctionnalité est incluse.
Gardez votre entreprise sur dossier
Remettre un reçu de paiement de loyer chaque Le temps que votre locataire effectue un paiement peut sembler beaucoup defforts pour un échantillon très court, mais ce relevé de paiement peut vous permettre, ainsi que votre locataire, dêtre dans une meilleure position grâce à votre relation propriétaire-locataire.
En donnant des reçus de loyer, vous pouvez vous assurer que:
- Vous créez une trace écrite.
- La communication sur les loyers est transparente.
- Vous respectez vos obligations légales en tant que propriétaire.
Noubliez pas que la remise des reçus de loyer ne doit pas être un processus difficile. Une fois que vous avez utilisé notre modèle de reçu de loyer pour créer votre propre modèle personnalisé, vous pouvez simplement le modifier chaque fois que vous recevez un paiement. Soyez rapide, simple et facile!
Votre entreprise et votre locataire vous remercieront!