Comment créer une entreprise: lincorporation simplifiée

La constitution en société est une étape importante dans le parcours de votre petite entreprise. Les prêteurs, les investisseurs, les fournisseurs et les clients sont plus susceptibles de prendre votre entreprise au sérieux lorsquelle est organisée en société. De plus, en vertu de la « Inc. » à la fin du nom de votre entreprise, vous et les autres actionnaires bénéficierez davantages fiscaux et de protections en matière de responsabilité.

Le processus de constitution dune entreprise variera en fonction de lÉtat dans lequel vous faites affaire et du fait que vous » relancer une toute nouvelle société ou convertir une autre entité commerciale en société. Nous décrivons les étapes de base de la constitution en société, et la bonne nouvelle est que ce nest pas vraiment compliqué! Vous pouvez être opérationnel en tant que société en quelques semaines en suivant ces étapes.

Première mise en place: définition de lincorporation

Lincorporation est le processus denregistrement de votre entreprise en tant que société. Les sociétés sont contrôlées par trois parties – actionnaires, administrateurs et dirigeants. Les actionnaires sont propriétaires de la société (en achetant des actions) et élisent un conseil d’administration, qui décide des questions de politique et de gestion. Le conseil nomme les dirigeants (PDG, directeur financier, secrétaire, etc.) qui dirigent le société au quotidien.

S-co rps et C-corps sont les deux principaux types de sociétés, les C-corps étant les plus populaires. Les C-corps sont imposés une fois au niveau de lentreprise, et les distributions de bénéfices (ou dividendes) aux actionnaires sont à nouveau imposées sur les déclarations de revenus personnelles des actionnaires. Le propriétaire dun C = corp peut choisir dorganiser lentreprise comme une S-corporation, qui est imposée différemment. Pour les S-corps, les bénéfices et les pertes passent par la déclaration d’impôt personnelle du propriétaire et sont imposés à leur taux d’impôt sur le revenu des particuliers. Il existe dautres différences entre le S-corps et le C-corps, mais la fiscalité est la principale que les propriétaires de petites entreprises doivent connaître.

Vous pouvez passer dun C-corp à un S-corp et vice versa à tout moment de la vie de votre entreprise, mais idéalement, vous devez savoir quelle structure vous souhaitez utiliser lors de lincorporation.

Comment créer une entreprise: instructions étape par étape

La constitution dune entreprise nest en fait pas aussi compliquée que cela puisse paraître. Il y a juste beaucoup de cases à cocher et vous pouvez vous attendre à un investissement en temps et en ressources. Une incorporation typique prend une à six semaines et coûte de 100 $ à 500 $, selon lendroit où se trouve votre entreprise.

Gardez à lesprit que lincorporation est réglementée au niveau de lÉtat et de la ville, vous voudrez donc être conscient des exigences locales. En cas de doute, vous pouvez obtenir une aide spécifique à un État en consultant un avocat daffaires ou, pour obtenir des conseils généraux, en contactant le bureau du secrétaire dÉtat de votre État.

Voici les étapes de base pour constituer une entreprise:

Étape 1: Conformez-vous aux lois sur les licences et le zonage

Avant de pouvoir incorporer votre entreprise, vous devez dabord vous assurer que vous êtes au courant des autorités locales en matière de licences et de zonage. Bien que la plupart des entreprises naient en fait pas besoin de permis ou de licences pour fonctionner, celles des secteurs réglementés comme la restauration ou la garde denfants en ont besoin. Assurez-vous de respecter les lois locales afin de ne pas avoir à vous en soucier une fois que vous avez créé votre société et commencé à gérer votre entreprise.

Étape 2: Effectuez une recherche par nom dentreprise

Ensuite, assurez-vous de choisir un nom unique pour votre entreprise. Votre secrétaire dÉtat local ne vous autorisera pas à utiliser exactement le même nom quune autre société de votre localité, car cela pourrait semer la confusion chez les consommateurs. En outre, choisir le même nom quune autre entreprise pourrait constituer une contrefaçon de marque, vous plongeant dans leau chaude légale. En tant quentreprise, gardez à lesprit que vous devrez marquer un signifiant à la fin du nom de votre entreprise, tel que Inc., Co. ou Corp.

La plupart des bureaux du secrétaire dÉtat hébergent le nom en ligne recherchez des répertoires dans lesquels vous pouvez taper le nom prévu de votre entreprise et vous assurer quil est disponible. Si le nom de votre entreprise est disponible, certains États vous permettront même de remplir un formulaire pour le «réserver» pendant 60 à 120 jours pendant que vous terminerez le reste du processus dincorporation.

Étape 3: Nommez un Agent enregistré

Un agent enregistré est une personne ou une entreprise qui accepte le courrier officiel au nom de votre entreprise. Lorsque vous créez une société, votre État vous demandera de nommer un agent enregistré local afin que quelquun puisse recevoir le service de processus (si lentreprise est poursuivie) et autres documents officiels pour votre entreprise.

Si vous avez un avocat daffaires, il peut vous servir dagent enregistré tant quil a un bureau dans lÉtat de constitution. Un administrateur, un dirigeant ou un employé de la société peut également servir dagent enregistré sils résident dans lÉtat de constitution. Sils déménagent hors de lÉtat, vous devrez choisir un nouvel agent.Alternativement, des services juridiques en ligne comme LegalZoom et Rocket Lawyer facturent des frais annuels (environ 150 USD par an) pour agir en tant quagent enregistré.

Commencer avec LegalZoom

Obtenir un agent enregistré Rocket Lawyer

Étape 4: Projet de statuts constitutifs

Les statuts constitutifs – appelés certificat dincorporation ou charte dentreprise dans certains États – sont un document que vous devez déposer avec lÉtat pour créer une société. Il contient le nom et lemplacement de lentreprise, le nombre et le type dactions, le nom et ladresse de lagent enregistré, et le nom du fondateur (vous, votre avocat ou un employé dun service juridique en ligne).

Normalement, les statuts constitutifs sont un simple document dune ou deux pages. Cependant, certains États exigent des informations supplémentaires, telles que:

Explication de lobjectif de la société
Noms et adresses des personnes qui siègeront au conseil dadministration
Noms et adresses des dirigeants de la société
Combien de temps durera la société (elle dure généralement pour toujours)

Vous pouvez généralement trouver et compléter les statuts constitutifs sur le site Web de votre secrétaire dÉtat. Ou, de nombreuses sociétés juridiques en ligne ont des statuts constitutifs à remplir en blanc que vous pouvez remplir et imprimer sur leur site Web moyennant des frais. Cela peut être utile car le programme vous guide à travers chaque section des articles.

Accrochez-vous aux statuts constitutifs lorsque vous avez terminé leur rédaction, car vous les déposerez ensuite auprès de lÉtat.

Étape 5: Déposer les statuts constitutifs auprès de lÉtat

Une fois que vous avez rédigé et examiné vos statuts constitutifs, vous devrez les déposer auprès de létat. Attendez-vous à payer des frais de dépôt denviron 100 $ à 500 $ à ce stade. Vous pouvez accéder directement au site Web de votre secrétaire d’État et suivre les procédures de dépôt qui y sont décrites, mais si cela est plus simple pour vous, vous pouvez utiliser un service de constitution en ligne comme IncFile ou LegalZoom. Ces sociétés vous aideront à rédiger les statuts constitutifs et à les déposer pour vous moyennant des frais. Leurs frais varient généralement de 50 USD à 100 USD.

Premiers pas avec LegalZoom

Premiers pas avec IncFile

Étape 6: Rédigez les statuts de lentreprise

Vos statuts dentreprise sont un document qui décrit comment votre société est structuré et géré. Il contient des informations sur les actions, les droits de vote, les réunions des actionnaires et du conseil, la manière de remplacer les membres du conseil et les dirigeants, ainsi que dautres détails.

Informations supplémentaires susceptibles dentrer dans les statuts:

Nombre et type dactions que la société peut émettre (si la société émet des actions)
Informations sur les assemblées dactionnaires, les réunions du conseil dadministration et lassemblée annuelle que chaque société doit tenir
Comment la société approuvera les prêts, contrats, capital-risque et autres transactions
Fréquence et procédure des audits financiers et de linspection des registres de la société
Exercice de la société à des fins fiscales et comptables
Procédure de modification des statuts et des statuts

Les statuts de lentreprise sont généralement beaucoup plus longs et plus détaillés que lArt icles dincorporation. Bien que la plupart des États ne vous obligent pas à déposer vos statuts, vous devez les conserver en lieu sûr avec vos registres dentreprise (plus à ce sujet ci-dessous), car vous devrez peut-être les divulguer si vous êtes audité, avez besoin dun prêt commercial ou souhaitez lever largent des investisseurs.

Étape 7: Commencer un livre de registres dentreprise

Un livre de registres dentreprise est lendroit où vous stockez des documents pour montrer que vous travaillez en conformité avec lIRS et les lois des États pour les entreprises .Voici quelques-uns des principaux documents que vous devrez inclure dans vos dossiers dentreprise:

Copie des statuts constitutifs
Copie des statuts de la société
Procès-verbaux des assemblées générales, des actionnaires et du conseil dadministration
Opérations sur actions
Rapports annuels
Documents de prêt commercial
Copies des contrats que la société conclut
Transactions immobilières commerciales auxquelles la société participe

Même sil sagit dun «livre» de documents dentreprise, il est tout à fait normal de stocker vos enregistrements en toute sécurité dans le cloud ou sur votre ordinateur. En fait, le stockage en ligne est probablement plus sûr contre la perte et le vol. Les enregistrements ont juste besoin pour être quelque part, vous pouvez facilement les produire si votre entreprise est auditée.

Étape 8: Tenez votre premier tableau Réunion

Une fois que vous remplissez vos papiers et que vous commencez à stocker les documents d’entreprise, vous êtes presque une société! Mais avant de pouvoir ouvrir officiellement ses portes, vous devez tenir votre première réunion du conseil dadministration.

Au cours de cette réunion, les membres du conseil dadministration:

adopteront formellement les articles constitutifs et les règlements administratifs
Décider du sceau de la société
Autoriser et émettre des actions au premier groupe dactionnaires (parfois appelé « capitalisation dune société » ). Lémission dactions est soumise à des lois sur les valeurs mobilières complexes, il est donc sage de consulter un avocat spécialisé en valeurs mobilières ici.
Élire officiellement des dirigeants tels que le PDG, le directeur financier et autres

Comme pour les futures réunions du conseil dadministration, conservez une trace du procès-verbal de la réunion initiale.

Étape 9: Remplissez les exigences fédérales et étatiques supplémentaires

Il y a quelques dernières mesures dordre administratif avant de pouvoir officiellement appeler votre entreprise une société:

Demandez un numéro didentification demployeur, qui est entièrement gratuit sur le site Web de lIRS. Les entreprises doivent avoir un EIN.
Ouvrez un compte bancaire professionnel. En tant quentité commerciale enregistrée, il est important de séparer les finances personnelles et professionnelles.
Payez votre premier paiement de taxe. Les impôts fédéraux sur les sociétés sont dus tous les trimestres et les lois fiscales des États diffèrent dun État à lautre.
Une poignée dÉtats, dont la Géorgie, la Pennsylvanie, le Nebraska et lArizona , ont des exigences de notification pour les sociétés, ce qui signifie que vous devez annoncer la création de la société dans un journal pendant plusieurs semaines.

La création dune société nest pas une action ponctuelle chose. Les États ont souvent des règles supplémentaires que vous devez suivre pour maintenir le statut de société de votre entreprise. Par exemple, vous devez généralement payer des frais annuels ou déposer un rapport annuel. Noubliez pas de contacter lIRS, votre secrétaire dÉtat ou votre avocat si vous avez des questions lors de la création de votre société et à lavenir.

Attendez! Il y a une étape supplémentaire pour S-Corps

Si vous choisissez de structurer votre entreprise en S-corporation, il y a une dixième étape à suivre: le dépôt du formulaire IRS S-2553-Election par une petite entreprise . Vous devez produire ce formulaire dans les 75 jours suivant la constitution de votre entreprise pour que le choix prenne effet cette année-là. Sinon, vous pouvez déposer lannée précédant le moment où vous souhaitez que le choix prenne effet.

Notez que vous ne pouvez pas déposer ce formulaire en ligne; vous devez soit le remplir et lenvoyer par la poste, soit le faxer à lIRS.

Voici les informations que lon vous demandera de fournir sous la forme:

Informations de base sur lentreprise, telles que le nom et ladresse
EIN
État et date de constitution
Informations sur les actionnaires
Exercice comptable de lentreprise
Date à laquelle vous souhaitez que lélection S-corp soit effectuée être efficace

Assurez-vous de bien comprendre les différences entre C-corps et S-corps avant délire le statut de S-corp.

Conversion en une société dune autre Entité commerciale

De nombreuses entreprises qui débutent comme des entreprises individuelles ou des partenariats décident de se convertir en sociétés lorsquelles commencent à gagner plus dargent ou doivent demander un financement ou un prêt commercial. Même de nombreux propriétaires de sociétés à responsabilité limitée (SARL) décident de convertir leurs entreprises en sociétés à la lumière du plan fiscal Trump.

Pour passer dune entreprise individuelle ou dun partenariat à une société, suivez simplement les étapes décrites ci-dessus.La seule chose supplémentaire que vous devrez faire est de dissoudre votre nom commercial « Doing Business As » si vous en avez un, et de remplacer tous les documents et comptes par le nom de votre nouvelle société. De plus, les entreprises individuelles et les partenariats doivent obtenir un nouvel EIN lorsquelles se incorporent.

La conversion dune SARL en une société est plus compliquée car vous modifiez fondamentalement la structure de propriété de lentreprise. Il peut être avantageux dobtenir laide dun avocat ici.

Bien que les méthodes varient dun État à lautre, il existe trois façons principales de convertir une LLC en société:

Conversion statutaire (la plus simple) – Demandez à tous les membres de la LLC dapprouver un certificat de conversion et un fichier avec lÉtat, ainsi que dautres documents requis, tels que les statuts de la LLC.
Fusion statutaire (moyen) – Demandez aux membres de la LLC de former une nouvelle société et déchanger formellement leurs droits dadhésion contre des actions. dans la société. Vous devrez officiellement dissoudre e la LLC.
Conversion non statutaire (la plus difficile) – Formez une nouvelle société et rédigez des accords juridiques prévoyant léchange des droits dadhésion de la LLC contre des actions et le transfert des dettes et des obligations de la LLC à la société.

Une fois que vous avez converti votre entreprise en société, tout pour conserver le statut dentreprise reste le même. Par exemple, vous devrez tenir des réunions du conseil dadministration, conserver les archives de lentreprise, etc.

Choisir dans quel État intégrer

Le plus simple est de constituer une société dans l’état où se trouve votre entreprise, mais il y a parfois un avantage à s’intégrer dans un État plus «favorable aux entreprises» comme le Delaware, le Nevada ou le Wyoming.

Le Nevada et le Wyoming ne prélèvent pas dimpôt sur le revenu des sociétés dÉtat ni dimpôt sur le revenu des personnes physiques. sur les non-résidents. Bien que cela puisse sembler attrayant, la principale chose à retenir ici est que vous ne pouvez pas échapper aux impôts simplement en vous incorporant dans lun de ces États. Par exemple, si votre entreprise est située en Californie, vous aurez toujours pour vous inscrire pour faire des affaires en Californie et payer les impôts californiens même si lentreprise est constituée ailleurs.

Que quitte le Delaware, où plus de 50% des entreprises américaines cotées en bourse sont constituées en société. De nombreux propriétaires dentreprise choisissent de se constituer en société dans le Delaware parce quil dispose dun système judiciaire distinct pour les entreprises et les particuliers et parce que les investisseurs sont plus à laise pour investir de largent dans une entité du Delaware. Cependant, ces considérations ne s’appliquent pas vraiment aux propriétaires de petites entreprises qui n’envisagent pas de lever du capital-risque.