Vastaanottovirkailijat ovat keskeinen henkilöstön jäsen missä tahansa yrityksessä. Ne ovat ensimmäinen yhteyshenkilö kaikille toimiston kävijöille tai kaikille, jotka ottavat yhteyttä organisaatioon, joten hyvin esitelty ja kohtelias oleminen ovat keskeisiä piirteitä.
Vastaanottovirkailija ylläpitää myös turvallisuutta kirjautumalla kaikki kävijät ja mahdollisesti antamalla vierailijoita kulkee, ja tarjoaa tarvittaessa tukea HR-tiimille.
Vastaanottovirkailijan tehtävät ja vastuut
Talon etuosana ja usein ulkoisten kävijöiden ensimmäisenä yhteyspisteenä vastaanottovirkailija työnkuvaan tulisi sisältyä:
- Päiväkirjan hallinta ja kokoushuoneiden hallinta
- Mahdollisesti tapahtumakoordinaation hoitaminen sekä sisäisesti että ulkoisesti
- Kyselyjen ja valitusten käsittely puhelin, sähköposti ja yleinen kirjeenvaihto
- Kaikkien kävijöiden tervehtiminen
- Puheluiden siirtäminen tarvittaessa
- Mahdollisten toimistotarvikkeiden, kuten paperitavaroiden, laitteiden ja huonekalujen, hallinta
- Tilapäisten hallintotehtävien suorittaminen
- Toimistopalvelujen ylläpito tarpeen mukaan (kuten siivoojat ja huoltoyritykset)
- Toimitusten vastaanottaminen ja lähettäminen
- Tarvittaessa avustaminen postin avulla
- Viestien vastaanottaminen ja varmistaminen asianomaiselle henkilökunnalle ajoissa
- Henkilöstötiimin avustaminen rekrytointi-, lennolle pääsy- ja irtisanomisprosesseissa
Vastaanottovirkailijan ammattipätevyys ja vaatimukset
Jotkut yritykset saattavat haluta hakijoita aikaisempi toimihenkilö-, hallinto- tai vastaanottovirkailijakokemus.
Ei ole pakollista, että sinulla on korkea-asteen tutkinto vastaanottovirkailijan roolissa. Vastaanottovirkailijan tehtäviin tulisi kuitenkin sisältyä:
- organisointitaidot
- huomio yksityiskohtiin
- poikkeuksellinen moniajo
- erinomainen viestintä taidot
- kohtelias
- vahvat asiakaspalvelutaidot
On myös välttämätöntä, että vastaanottovirkailija on kohtelias puhelintapa ja että hän on hyvin esillä lainkaan kertaa.
Etsitkö vastaanottovirkailijan roolia? Katso uusimmat vastaanottovirkailijan työpaikkamme täältä.
Etsitkö vastaanottovirkailijan palkkatietoja? Pääset vastaanottovirkailijoiden palkkaoppaaseen, josta saat tietoa ja trendejä.