Yksi Microsoft Wordin aikaa vievistä tehtävistä on tekstin puhdistaminen ulkopuolisista lähteistä, varsinkin kun asiakirjassa on ylimääräisiä kovia palautuksia, jotka haluat poistaa. Nämä asiakirjat sisältävät tekstin, joka on kopioitu PDF-tiedostosta, transkriptiot Zoom-kokouksesta, teksti YouTubesta tai muista palveluista sekä asiakirjat, jotka on saatu kollegoilta ja asiakkailta, jotka saattavat käyttää muita ohjelmia. Haasteena on, että tuhlaat liian paljon aikaa manuaalisesti näiden tiedostojen puhdistamiseen, jotta voit poistaa kovat palautukset, joita dokumentin tekstissä ei tarvita.
Yksinkertaiset ohjeet kovien palautusten tai kappalemerkkien poistamiseksi helposti tekstitiedosto Microsoft Wordissa jatka videon lukemista tai katselemista:
Kappalemerkkien näyttäminen asiakirjassa
Ensimmäinen asia, jonka haluat tehdä, on saada lisätietoja. Teet tämän työskentelemällä Näytä / Piilota-sovelluksen kanssa. Tämä on Kappale-ryhmän Koti-välilehdessä. Löydät tämän kappalemerkkisymbolilla. Valitse tämä vaihtoehto ja näytät nyt muita kuin tulostettavia merkkejä, joita joskus kutsutaan piilotetuiksi merkeiksi. Voit nähdä, missä kovaa palautusta tapahtuu rivien päissä ja missä ne rikkovat tekstiä hankalissa paikoissa. Alla olevassa esimerkkidokumentissa on melko helppo nähdä, mihin kovat tuotot ovat tulossa. Toisin sanoen teksti ei kääri pehmeää palautusta. Jokaisen rivin lopussa on kovia palautuksia, jotka aiheuttavat kaikenlaisia muokkaus- ja muotoiluongelmia Word-asiakirjoissa.
Kovien palautusten poistaminen
Vaikka se voi olla melko aikaa vievä prosessi, voimme muokkaa tekstiä manuaalisesti poistaaksesi ylimääräiset kovat palautukset, lisää välilyönti tai välimerkit tarvittaessa ja jatka asiakirjan puhdistamista tällä tavalla. On kuitenkin paljon helpompaa lähestymistapaa kovien palautusten poistamiseen. Ja se on käyttää Etsi ja korvaa -komentoja. Perusprosessi kovien palautusten tai kappalemerkkien poistamiseksi alla kuvatulla tavalla on:
- Tallenna alkuperäinen asiakirja uudella nimellä.
- Käynnistä Korvaa-komento.
- Korvaa tarpeen mukaan useita säilytettäviä kovia palautuksia paikkamerkillä.
- Etsi ja korvaa jäljellä olevat kovat palautukset käyttämällä Lisää > -ohjelmaa. ja Korvaa-valintaikkuna. Valitse Kappalemerkki Special-vaihtoehdoista. Korvaa kappalemerkit dokumentista riippuen välilyönnillä tai ei mitään.
- Jos olet luonut paikkamerkit säilytettäville kappalemerkkeille, käännä kappaleen palauttamiseksi vaiheeseen 3 käyttämäsi vaiheet merkinnät, jotka haluat säilyttää asiakirjassa.
- Tarkista ja muokkaa asiakirjaa tarpeen mukaan tiedostosi siivoamisen loppuun saattamiseksi.
Kuinka löytää & Korvaa kappalemerkit
Aluksi löydät Etsi ja korvaa -komennot Koti-välilehden oikealta puolelta. Voit käyttää myös seuraavia pikanäppäimiä:
- Etsi: + F
- Korvaa: + H
Olet todennäköisesti käyttänyt nämä ennen etsiä tekstiä, ehkä välimerkkejä, ja korvata se jollakin muulla. Mutta tässä ominaisuudessa on enemmän kuin pelkkä tekstin etsiminen ja korvaaminen jollakin muulla. Valitse ensin Korvaa. Valitse Etsi ja korvaa -valintaikkunasta Lisää. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden tarkentaa, miten löydät ja vaihdat. Poista kovat palautukset tekstitiedostosta valitsemalla Special-vaihtoehto. Täällä näet minkä tahansa määrän erilaisia symboleja ja merkkejä, jotka voit löytää ja korvata, mukaan lukien kappalemerkki.
Asiakirjoista haluamme usein löytää kappalemerkin ja korvata sen joko välilyönnillä tai ei millään, jos välilyönti on jo paikallaan. Jos teet tämän säännöllisesti, toinen tapa luoda se on caret-symbolilla (^) ja kirjaimella P. Löydät caret-näppäimistön yläosasta numeronäppäimen 6 yläpuolelta. Joten ^ P on toinen tapa näyttää kappalemerkki. Seuraa sitten sisältöä, jonka haluat korvata, kuten välilyönti. Huomaa: Ennen kuin aloitat muokkaamisen, luo kopio asiakirjastasi, jos haluat palata alkuperäiseen.
Mutta on toinen asia, johon kannattaa kiinnittää huomiota, koska saatat haluta todella saada kovia palautuksia tai kappalemerkkejä todellisten kappaleiden loppu. Huomaat, että yllä olevassa esimerkkidokumentissa kappaleiden lopussa on kaksi kovaa palautusta. Tämän tyyppisissä asiakirjoissa emme välttämättä halua etsiä kaikkia kappalemerkkejä ja korvata ne, koska nyt luomme uuden paikan, jossa meidän on käytettävä aikaa asiakirjan puhdistamiseen.
Tässä tapauksessa sinun kannattaa etsiä myös tapahtumia, joissa on kaksi kovaa palautusta. Sitten korvataan kaksi kovaa palautusta paikkamerkkeillä. Nyt tämä paikkamerkki voi olennaisesti olla mikä tahansa, mikä ei normaalisti näy asiakirjassa. Paikkamerkit voivat olla muutama tähti (**), kolme huutomerkkiä (!!!) – vain jotain, joka voi olla paikka, johon palaat, kun olet valmis viimeistelemään asiakirjan. Jos et ole vielä liian luottavainen, voit korvata kaksoisvaatimukset yksitellen valitsemalla Seuraava ja sitten Korvaa. Kun näet miten se toimii, kokeile Korvaa kaikki. Nyt sinulla on ne paikkamerkit, joissa haluat todella nähdä kappalemerkin. Myöhemmin voit palata tekstiin ja etsiä nämä paikkamerkit ja korvata ne kahdella kovalla palautuksella jokaisesta paikasta, johon tosiasiallisesti haluat lopullisessa asiakirjassa.
Seuraavaksi on aika siivota. kovat palautukset, jotka haluat poistaa asiakirjasta. Pyydä yksinkertaisesti Wordia etsimään jokainen vaikea palautus ja korvaamaan sisältö sisällöstä riippuen (jätä Korvaa tyhjäksi) tai mahdollisesti lisäämällä välilyönti. Yritä jälleen kerran korvata kaikki, kun olet testannut muutaman esiintymän.
Viimeiset vaiheesi voivat olla nollata ne kovat palautukset, joita tällä hetkellä edustavat paikkamerkit, kuten kaksi tähteä. Muista, että paikkamerkkeillä ei oikeastaan ole mitään erityistä merkitystä. Käytät niitä yksinkertaisesti löytääksesi jotain ja korvaa ne sitten kahdella kovalla palautuksella. Jälleen kerran löydät ne Etsi ja korvaa -valintaikkunasta Lisää-osiosta Special-kohdasta. Tarkista muut vaihtoehdot, koska dokumentissa on paljon etsimisen varaa, paitsi yksinkertainen teksti ja välimerkit.
Nyt sinulla on asiakirja, joka todennäköisesti tarvitsee vain vähän puhdistusta, kuten lisäämistä. tai muutaman välilyönnin poistaminen. Tarvitset vain muutaman napsautuksen ja muutaman korjauksen säästääksesi aikaa Word-dokumenttien muokkaamiseen, jotta voit keskittyä sinulle tärkeämpiin asioihin.
Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Microsoftin sertifioitu kouluttaja, tuottavuuspuhuja, sertifioitu virtuaaliesittäjä