Excel-hallintapaneelin luominen (selitetty esimerkeillä ja malleilla)

Excel-hallintapaneeli voi olla upea työkalu KPI: iden seurannassa, datapisteiden vertailussa, ja tietojen tukemien näkymien saaminen, jotka voivat auttaa hallintaa päätöksenteossa.

Tässä opetusohjelmassa opit luomaan Excel-hallintapaneelin, parhaita käytäntöjä, joita on noudatettava sellaisen luomisessa, ominaisuuksia ja työkaluja, joita voit käyttää Excelissä , mitä on vältettävä hinnalla millä hyvänsä, ja suositeltu koulutusmateriaali.

Mikä on Excel-hallintapaneeli ja miten se eroaa raportista?

Ymmärretään ensin, mikä on Excel-hallintapaneeli.

Excel-hallintapaneeli on yksi hakulaite (yleensä, mutta ei aina välttämätöntä), joka auttaa johtajia ja yritysjohtajia seuraamaan keskeisiä KPI: itä tai mittareita ja tehdä sen perusteella päätös. Se sisältää tietoja tukeneita kaavioita / taulukoita / näkymiä.

Koontinäyttöä kutsutaan usein raportiksi, mutta kaikki raportit eivät ole koontinäyttöjä.

Tässä on ero:

• Raportti kerää ja näyttää tietoja vain yhdessä paikassa. Esimerkiksi jos johtaja haluaa tietää, kuinka myynti on kasvanut viime kaudella ja mikä alue oli kannattavinta, raportti ei pysty vastaamaan siihen. Se yksinkertaisesti raportoi kaikki asiaankuuluvat myyntitiedot. Näitä raportteja käytetään sitten luomaan koontinäyttöjä (Excelissä tai PowerPointissa), jotka auttavat päätöksenteossa.
• Toisaalta hallintapaneeli vastaisi välittömästi tärkeisiin kysymyksiin, kuten mitkä alueet toimivat paremmin ja mitkä tuotteet pitäisikö johdon keskittyä. Nämä koontinäytöt voivat olla staattisia tai vuorovaikutteisia (joissa käyttäjä voi tehdä valintoja ja muuttaa näkymiä ja tiedot päivittyvät dynaamisesti).

Nyt kun olemme ymmärtäneet, mitä koontinäyttö on, sukeletaan ja opi luomaan koontinäyttö Excelissä.

Kuinka luoda Excel-hallintapaneeli?

Excel-hallintapaneelin luominen on monivaiheinen prosessi, ja sinun on pidettävä mielessä joitakin tärkeitä asioita sitä luodessasi.

Jo ennen Excelin käynnistämistä sinun on oltava selvä hallintapaneelin tavoitteista.

Jos esimerkiksi luot KPI-hallintapaneelin seuraamaan yrityksen taloudellisia KPI: itä, tavoitteesi olisi näyttää nykyisen ajanjakson vertailu edelliseen ajanjaksoon (t).

Jos vastaavasti luot henkilöstöosastolle koontinäytön seuraamaan työntekijöiden koulutusta, tavoitteena olisi näyttää, kuinka monta työntekijää on koulutettu ja kuinka monta on koulutettava tavoitteen saavuttamiseksi.

Tehtävät ennen kuin aloitat Excel-hallintapaneelin luomisen

Monet ihmiset alkavat työskennellä hallintapaneelissa heti, kun he ovat saaneet käsiinsä tiedot.

Ja useimmissa tapauksissa ne tuovat mukanaan kurjuuden, kun työstetään hallintapaneelissa, koska asiakkaan / sidosryhmien tavoitteet eivät täyty.

Alla on joitain jonoja vaiheet, joihin sinun on vastattava ennen kuin aloitat Excel-hallintapaneelin rakentamisen:

K: Mikä on hallintapaneelin tarkoitus?

Ensimmäinen tehtävä heti, kun saat tiedot ( tai jo ennen tietojen saamista), on saada selvää siitä, mitä sidosryhmäsi haluaa. Selvitä, mihin tarkoitukseen hallintapaneelin on palveltava.

Onko seuraamaan KPI: itä vain kerran vai säännöllisesti? Pitääkö sen seurata KPI: itä koko yritykselle vai divisioonittain ?. Oikeiden kysymysten esittäminen auttaisi sinua ymmärtämään mitä tietoja tarvitset ja miten koontinäyttö suunnitellaan.

K: Mitkä ovat tietolähteet?

Tiedä aina, mistä tiedot tulevat ja mistä ne tulevat missä muodossa. Yhdessä projektissani tiedot toimitettiin PDF-tiedostoina espanjan kielellä. Tämä muutti täysin soveltamisalaa ja suurimman osan ajastamme imettiin tietojen manuaaliseen tuhoamiseen. Tässä on kysymyksiä, jotka sinun tulisi kysyä: Kuka omistaa tiedot? Missä muodossa saat tiedot? Kuinka usein data päivittyy?

K: Kuka käyttää tätä Excel-hallintapaneelia?

Ylläpitäjä olisi todennäköisesti kiinnostunut vain kojelautasi tarjoamista tiedoista, mutta jotkut data-analyytikot hänen tiiminsä saattaa tarvita tarkemman kuvan. Sen mukaan, kuka kojelautasi käyttää, sinun on rakennettava tiedot ja lopullinen tulos.

K: Kuinka usein Excel-kojelautaa on päivitettävä?

Jos kojelautasi on päivitetään viikoittain tai kuukausittain, sinun on parempi luoda plug-and-play-malli (jossa yksinkertaisesti kopioit ja liität tiedot ja se päivittyy automaattisesti). Jos kyseessä on vain kertaluonteinen harjoitus, voit jättää automatisoinnin pois ja tehdä sen manuaalisesti.

K: Mitä Office-versiota asiakas / sidosryhmä käyttää?

On parempi ei pidä olettaa, että asiakkaalla / sidosryhmällä on uusin MS Office -versio. Luin kerran koontinäytön vain tietäen, että sidosryhmäni käyttivät Excel 2003: ta.Tämä johti joihinkin uudistuksiin, koska IFERROR-toiminto ei toimi Excel 2003 -versiossa (jota käytin laajasti koontinäyttöä luodessani).

Tietojen saaminen Exceliin

Kun olet sinulla on hyvä käsitys siitä, mitä sinun on luotava, seuraavina vaiheina on saada kädet tietoihin ja saada ne Exceliin.

Elämäsi on helppoa, kun asiakas antaa sinulle tietoja Excelissä, jos näin ei ole, sinun on selvitettävä tehokas tapa saada se Exceliin.

Jos toimitat CSV- tai tekstitiedostoja, voit muuntaa ne helposti Excelissä. Jos sinulla on pääsy tietokantaan, joka tallentaa tiedot, voit luoda yhteyden ja päivittää sen epäsuorasti.

Kun tiedot ovat käytettävissä, ne on puhdistettava ja standardoitava.

Saatat joutua esimerkiksi pääsemään eroon etu-, taka- tai kaksoisvälistä, etsimään ja poistamaan kaksoiskappaleet, poistamaan aihiot ja virheet ja niin edelleen.

Joissakin tapauksissa joudut jopa joutumaan uudistamaan data (esimerkiksi sinun on luotava pivot-taulukko).

Nämä vaiheet riippuvat projektista ja siitä, miten tietosi näyttävät Excelissä.

Kojelaudan rakenteen hahmottelu

Kun sinulla on tiedot Excelissä, tiedät tarkalleen, mitä voit ja mitä ei voi käyttää Excel-hallintapaneelissasi.

Tässä vaiheessa on hyvä siirtyä takaisin sidosryhmät, joilla on Excel-koontinäytön pääpiirteet.

Parhaana käytäntönä luon yksinkertaisen luonnoksen PowerPointiin yhdessä lisähuomautusten kanssa. Tämän vaiheen tarkoituksena on varmistaa, että sidosryhmäsi ymmärtää, minkälaisen hallintapaneelin hän voi odottaa käytettävissä olevilla tiedoilla.

Se auttaa myös, koska sidosryhmä voi ehdottaa muutoksia, jotka lisäisivät häntä.

Tässä on esimerkki yhdestä KPI-hallintapaneelista luomastani mallinäkymästä:

Kun pääpiirteet on laadittu, on aika aloittaa Excel-hallintapaneelin luominen.

Parhaaksi käytännöksi jaa Excel-työkirjasi kolmeen osaan (nämä ovat laskentataulukoita, jotka luon samalla nimellä):

• Tiedot – Tämä voi olla yksi tai useampi laskentataulukko, joka sisältää raakatiedot.
• Laskelmat – Tämä on missä teet kaikki laskelmat. Jälleen sinulla voi olla yksi tai useampi laskentataulukko.
• Hallintapaneeli – Tässä on taulukko, jossa on hallintapaneeli. Useimmissa tapauksissa se on yhden sivun näkymä, joka näyttää analyyseja / oivalluksia datan avulla.

Excel-taulukko – tehokkaan Excel-koontinäytön salainen kastike

Ensimmäinen asia, jonka teen raakatiedoilla, on muuntaa se Excel-taulukoksi.

Excel-taulukko tarjoaa monia etuja, jotka ovat tärkeitä luodessasi Excel-hallintapaneelia.

Jos haluat muuntaa taulukkotiedot Excel-taulukoksi, valitse tiedot ja siirry Lisää-välilehteen ja napsauta Taulukko-kuvaketta.

Tässä on Excel-taulukon käyttämisen edut kojelautaan:

• Kun muunnat taulukkotietojoukon Excel-taulukoksi , sinun ei tarvitse huolehtia tietojen muuttumisesta myöhemmin. Vaikka saat lisätietoja, voit yksinkertaisesti lisätä ne taulukkoon huolehtimatta kaavojen ruuvaamisesta. Tästä on todella hyötyä, kun luot plug-and-play-koontinäyttöjä.
• Excel-taulukon avulla voit käyttää sarakkeiden nimiä viitteen sijaan. Esimerkiksi sen sijaan, että on C2: C1000, voit käyttää Myynti.

Tärkeitä koontinäyttöjen Excel-toimintoja

Voit luoda paljon hyviä interaktiivisia Excel-koontinäyttöjä vain Excel-kaavojen avulla.

Kun teet valinnan avattavasta luettelosta tai käytät vierityspalkkia tai valitset valintaruudun, on kaavoja, jotka päivittyvät tulosten perusteella ja antavat sinulle päivitetyt tiedot / näkymä kojelaudassa.

Tässä ovat viisi suosituinta Excel-toimintoa Excel-kojelaudoille:

• SUMPRODUCT-toiminto: Se on suosikkitoimintoni luodessani interaktiivista Excel-kojelautaa. Sen avulla saan tehdä monimutkaisia laskelmia, kun muuttujia on paljon. Oletetaan esimerkiksi, että minulla on myynnin hallintapaneeli ja haluan tietää, mitä myyntiedustaja Bob teki kolmannella vuosineljänneksellä itäisellä alueella. Voin yksinkertaisesti luoda SUMPRODUCT-kaavan tälle.
• INDEX / MATCH-toiminto: Olen suuri kannattaja INDEX- ja MATCH-kaavan yhdistelmän käyttämisessä tietojen etsimiseen Excel-hallintapaneeleista. Voit käyttää myös VLOOKUP-toimintoa, mutta mielestäni INDEX / MATCH on parempi valinta.
• IFERROR-toiminto: Kun teet laskelmia raakatiedoista, sinulla on usein virheitä. Käytän IFERRORia laajasti piilottaaksesi virheet koontinäytössä (ja monta kertaa myös raakatiedoissa).
• TEXT-toiminto: Jos haluat luoda dynaamisia otsikoita tai otsikoita, sinun on käytettävä TEXT-toimintoa se.
• RIVIT / SARAKKEET Toiminto: Käytän näitä usein, kun minun on kopioitava kaava ja yhtä argumenteista on lisättävä, kun siirrymme solun alas / oikealle.

Huomattavat asiat, kun työskentelet kaavojen kanssa Excel-hallintapaneelissa:

• Vältä haihtuvien kaavojen käyttöä (kuten OFFSET, NOW, TODAY jne.) päällä..). Nämä hidastavat työkirjaasi.
• Poista tarpeettomat kaavat. Jos laskentataulukossa on muita kaavoja, poista ne koontinäyttöä viimeistellessäsi.
• Käytä apusarakkeita, koska se voi auttaa välttämään pitkiä taulukoita.

Vuorovaikutteinen Työkalut, jotka tekevät Excel-kojelaudasta mahtavan

On monia interaktiivisia työkaluja, joiden avulla voit tehdä Excel-kojelaudasta dynaamisen ja käyttäjäystävällisen.

Tässä on joitain näistä, joita käytän säännöllisesti:

• Vierityspalkit: Tallenna vierityspalkit työkirjan kiinteistösi. Jos sinulla on esimerkiksi 100 tietoriviä, voit käyttää vierityspalkkia, jossa kojelaudassa on vain 10 riviä. Käyttäjä voi käyttää vierityspalkkia, jos hän haluaa tarkastella koko tietojoukkoa.
• Valintaruudut: Valintaruudut antavat sinun tehdä valintoja ja päivittää hallintapaneelia. Oletetaan esimerkiksi, että minulla on koulutuksen hallintapaneeli ja olen yrityksen toimitusjohtaja, haluaisin tarkastella yrityksen koko hallintapaneelia. Mutta jos olen myyntipäällikkö, haluaisin vain tarkastella osastoni suorituskykyä. Tällöin voit luoda koontinäytön valintaruuduilla yrityksen eri osastoille.
• Pudotusvalikko: pudotusvalikko antaa käyttäjälle mahdollisuuden tehdä yksinomainen valinta. Voit päivittää hallintapaneelin näiden avattavien valintojen avulla. Jos esimerkiksi näytät tietoja osastoittain, voit lisätä osastojen nimet avattavaan valikkoon.

Excel-kaavioiden käyttäminen tietojen visualisointiin Excel-hallintapaneelissa

Kaaviot tekevät Excel-kojelaudasta paitsi houkuttelevan myös visuaalisen, mutta helpottavat myös sen käyttöä ja tulkintaa.

Tässä on joitain vinkkejä kaavioiden käyttämiseen Excel-kojelaudassa:

• oikea kaavio: Excel antaa sinulle paljon kartoitusvaihtoehtoja ja sinun on käytettävä oikeaa kaaviota. Jos esimerkiksi sinun on näytettävä trendi, sinun on käytettävä viivakaaviota, mutta jos haluat korostaa todelliset arvot, pylväs- / sarakekaavio voi olla oikea valinta. Vaikka monet asiantuntijat neuvovat olemaan käyttämättä ympyräkaaviota, suosittelen, että käytät harkintasi. Jos yleisösi on tottunut näkemään ympyräkaavioita, voit käyttää niitä myös.
• Käytä yhdistelmäkaavioita: Suosittelen erittäin hyvin yhdistelmikaavioiden käyttöä, koska niiden avulla käyttäjä voi verrata arvoja ja piirtää merkityksiä. Voit esimerkiksi näyttää myyntiluvun sarakekaaviona ja kasvun viivakaaviona.

• Käytä dynaamisia kaavioita: Jos haluat antaa käyttäjän tehdä valintoja ja haluat kaavion päivittyvän sen kanssa, käytä dynaamisia kaavioita. Nyt dynaaminen kaavio ei ole muuta kuin tavallinen kaavio, jonka tiedot päivittyvät taustapohjaan, kun teet valintoja.

• Käytä Sparklinejä tietojen tekemiseen mielekkäämmäksi: Jos hallintapaneelissasi / raportissasi on paljon tietoja, voit harkita Sparklinesin käyttöä visuaaliseksi. Sparkline on pieni kaavio, joka sijaitsee solussa ja joka voidaan luoda tietojoukolla. Nämä ovat hyödyllisiä, kun haluat näyttää trendin ajan myötä ja samalla säästää tilaa kojelaudallasi. Voit oppia lisää Excel-kipinälinjoista täältä.
• Käytä kontrastivärejä tietojen korostamiseen: Tämä on yleinen karttavinkki, jossa sinun on korostettava tietoja kaaviossa, jotta se on helppo ymmärtää. Jos sinulla on esimerkiksi myyntitietoja, voit korostaa vuoden, jolla on pienin myynti-arvo, punaisella.

Voit selata joitain kartoitusoppaita täällä.

Jos haluat edistyä paremmin Excel-kaavioissa, suosittelen, että vierailet blogissa Excel-kartoitusasiantuntijan Jon Peltierin toimesta.

Excel-koontinäytöt Tee ja mitkä

Aloitetaan ensin Dont-aiheista!

Tässä on joitain asioita, joita suosittelen välttämään luomalla Excel-hallintapaneelia. Jälleen nämä vaihtelevat projektisi ja sidosryhmiesi mukaan, mutta ovat päteviä useimmissa tapauksissa.

• Älä sekoita kojelautasi: Se, että sinulla on tietoja ja kaavioita, ei tarkoita, että sen pitäisi mennä kojelaudassa. Muista, että kojelaudan tavoitteena on auttaa tunnistamaan ongelma tai apu päätöksenteossa. Joten pidä se merkityksellisenä ja poista kaikki, mikä ei kuulu sinne. Kysyn usein itseltäni, onko jokin vain hyvä olla ehdottomasti pakollinen. Sitten menen eteenpäin ja poistan kaikki hyvät kohteet.
• Älä käytä haihtuvia kaavoja: koska se hidastaa laskelmia.
• Älä säilytä ylimääräisiä tietoja työkirjasi: Jos tarvitset kyseisiä tietoja, luo kopio hallintapaneelista ja pidä se varmuuskopiona.

Katsotaan nyt joitain Do: n (tai parhaita käytäntöjä)

• Kaavioiden / osioiden numerointi: Hallintapaneeli ei ole vain satunnainen joukko kaavioita ja datapisteitä. Sen sijaan se on tarina, jossa yksi asia johtaa toiseen.Sinun on varmistettava, että yleisösi seuraa vaiheita oikeassa järjestyksessä, ja siksi on parasta numeroida ne. Vaikka saatat pystyä ohjaamaan heitä suorassa esityksessä, on suurta apua, kun joku käyttää hallintapaneeliasi myöhemmin tai ottaa siitä tulosteen.
• Rajoita liikettä kojelautaan: Piilota kaikki rivit / sarakkeet varmistaaksesi, että käyttäjä ei vieritä vahingossa pois.
• Pysäytä tärkeät rivit / sarake: Käytä jäädytysruutuja, kun haluat, että jotkut rivit / sarakkeet näkyvät aina kojelaudassa.
• Tee muodoista / kaavioista kiinni: Varmista, että muodot / kaaviot tai interaktiiviset ohjausobjektit eivät piilota tai muuta kokoa, kun joku piilottaa / muuttaa solujen kokoa. Voit myös käyttää Excel-kameratyökalua otoksen kaavioista / taulukoista ja sijoittaa sen Excelin hallintapaneeliin (nämä kuvat ovat dynaamisia ja päivittyvät, kun taustakaavio / taulukko päivittyy).
• Anna Käyttöopas: Jos sinulla on monimutkainen koontinäyttö, kannattaa luoda erillinen laskentataulukko ja korostaa vaiheet. Se auttaa ihmisiä käyttämään kojelautaa, vaikka et olisikaan.
• Säästä tilaa yhdistelmäkaavioilla: Tallenna laskentataulukko yhdistelmikaavioilla (kuten luettelomerkkeillä, lämpömittarikaavioilla ja todellisilla vs. kohdekaavioilla). välilyönti.
• Käytä symboleja & Ehdollinen muotoilu: Lisää symboleja (kuten ylös / alas-nuolet tai valintamerkki / ristimerkki) ja ehdollista muotoilua analyysikerros kojelautaan (mutta älä myöskään liioittele sitä).

Haluatko luoda ammattimaisia hallintapaneeleja Excelissä? Tutustu Online Excel -hallintapaneelin kurssiin, jossa näytän sinulle kaiken maailmanluokan Excel-hallintapaneelin luomisesta.

Esimerkkejä hallintapaneelista

Tässä on hienoja esimerkkejä Excel-hallintapaneelista, joita voit ladata ja pelata kanssa.

Excel KPI -hallintapaneeli

Tämän hallintapaneelin avulla voit seurata eri yritysten KPI: itä ja sitten käytä luettelomerkkejä syventyäksesi yksittäisen yrityksen suorituskykyyn.

Lataa tämä KPI-hallintapaneeli napsauttamalla tätä.

Jos haluat oppia luomaan tämän KPI-hallintapaneelin, napsauta täällä.

Call Center Performance Dashboard

Tämän hallintapaneelin avulla voit seurata puhelinkeskus. Tästä hallintapaneelista voit oppia yhdistelmikaavioiden luomisen, tiettyjen datapisteiden korostamisen kaavioissa, lajittelun valintanäppäimillä jne.

Lataa hallintapaneeli napsauttamalla tätä.

Voit lukea lisää tästä koontinäytöstä täältä.

EPL-kausi visualisoitu Excel-hallintapaneelissa

Tässä koontinäytössä opit käyttämään VBA: ta Excel-koontinäytöissä. Tässä koontinäytössä pelien yksityiskohdat päivittyvät, kun kaksoisnapsautat vasemmalla olevia soluja. Se käyttää myös VBA: ta ohjevalikon näyttämiseen, joka ohjaa käyttäjää käyttämään tätä koontinäyttöä.

Lataa EPL-hallintapaneeli napsauttamalla tätä.

Voit lukea lisää tästä hallintapaneelista täältä.

Suositeltu koontinäytön koulutus

Jos haluat oppia luomaan maailmanluokan ammattimaisia hallintapaneeleja Excelissä, tutustu ILMAISEKSI Online Excel -kojelautakurssilleni.