So gruppieren Sie Zeilen in Excel, um sie reduzierbar und erweiterbar zu machen

Das Lernprogramm zeigt, wie Sie Zeilen in Excel gruppieren, um das Lesen komplizierter Tabellen zu vereinfachen . Sehen Sie, wie Sie Zeilen innerhalb einer bestimmten Gruppe schnell ausblenden oder die gesamte Gliederung auf eine bestimmte Ebene reduzieren können.

Arbeitsblätter mit vielen komplexen und detaillierten Informationen sind schwer zu lesen und zu analysieren. Glücklicherweise bietet Microsoft Excel eine einfache Möglichkeit, Daten in Gruppen zu organisieren, sodass Sie Zeilen mit ähnlichem Inhalt reduzieren und erweitern können, um kompaktere und verständlichere Ansichten zu erstellen.

• So gruppieren Sie Zeilen in Excel
  • Zeilen automatisch gruppieren (Gliederung)
  • Gruppenzeilen manuell gruppieren (verschachtelte Gruppen)

Gruppieren von Zeilen in Excel

Das Gruppieren in Excel eignet sich am besten für strukturierte Arbeitsblätter mit Spaltenüberschriften, keinen leeren Zeilen oder Spalten und einer Zusammenfassungszeile ( Zwischensumme) für jede Teilmenge von Zeilen. Wenn die Daten ordnungsgemäß organisiert sind, können Sie sie auf eine der folgenden Arten gruppieren.

Zeilen automatisch gruppieren (Gliederung erstellen)

Wenn Ihr Dataset nur eine Informationsebene enthält, können Sie Excel-Zeilen am schnellsten automatisch für Sie gruppieren. So gehts:

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle in einer der Zeilen aus, die Sie gruppieren möchten.
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Daten > Gliederungsgruppe, klicken Sie auf den Pfeil unter Gruppe und wählen Sie Automatische Gliederung.

Das ist alles!

Hier ist ein Beispiel für welche Art Anzahl der Zeilen Excel kann gruppieren:

Wie im folgenden Screenshot gezeigt, wurden die Zeilen perfekt gruppiert und die Umrissbalken repräsentieren verschiedene Datenebenen Die Organisation wurde links von Spalte A hinzugefügt.

Hinweis. Wenn sich Ihre Zusammenfassungszeilen über einer Gruppe von Detailzeilen befinden, wechseln Sie vor dem Erstellen einer Gliederung zur Registerkarte Daten > Gliederungsgruppe, klicken Sie auf den Starter des Dialogfelds Gliederung und löschen Sie die Zusammenfassungszeilen Kontrollkästchen unter Detail.

Sobald die Gliederung erstellt wurde, können Sie Details innerhalb einer bestimmten Gruppe schnell ausblenden oder anzeigen, indem Sie auf das Minus oder Pluszeichen für diese Gruppe. Sie können auch alle Zeilen auf eine bestimmte Ebene reduzieren oder erweitern, indem Sie auf die Ebenenschaltflächen in der oberen linken Ecke des Arbeitsblatts klicken. Weitere Informationen finden Sie unter Reduzieren von Zeilen in Excel.

Manuelles Gruppieren von Zeilen

Wenn Ihr Arbeitsblatt zwei oder mehr Informationsebenen enthält, ist die automatische Gliederung von Excel möglicherweise nicht möglich Gruppieren Sie Ihre Daten korrekt. In einem solchen Fall können Sie Zeilen manuell gruppieren, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

1. Äußere Gruppen erstellen (Ebene 1)

Wählen Sie eine der größeren Teilmengen von Daten aus, einschließlich aller Zwischenzusammenfassungszeilen und ihrer Detailzeilen.

Um alle Daten für Zeile 9 (East Total) zu gruppieren, wählen wir im folgenden Datensatz die Zeilen 2 bis 8 aus.

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf die Schaltfläche Gruppe, wählen Sie Zeilen aus und klicken Sie auf OK.

Dadurch wird a hinzugefügt Balken auf der linken Seite des Arbeitsblatts, der die ausgewählten Zeilen umfasst:

Auf ähnliche Weise erstellen Sie so viele äußere Gruppen wie nötig.

In diesem Beispiel benötigen wir eine weitere äußere Gruppe für die Nordregion. Dazu wählen wir die Zeilen 10 bis 16 aus und klicken auf die Registerkarte Daten > Gruppenschaltfläche > Zeilen.

Das Der Satz von Zeilen ist jetzt auch gruppiert:

2. Verschachtelte Gruppen erstellen (Ebene 2)

Um eine verschachtelte (oder innere) Gruppe zu erstellen, wählen Sie alle Detailzeilen über der zugehörigen Zusammenfassungszeile aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe.

Beispiel: Um die Apfelgruppe in der Region Ost zu erstellen, wählen Sie die Zeilen 2 und 3 aus und klicken Sie auf Gruppe. Um die Orangengruppe zu bilden, wählen Sie die Zeilen 5 bis 7 aus und drücken Sie erneut die Gruppentaste.

In ähnlicher Weise erstellen wir verschachtelte Gruppen für die Nordregionen und erhalten das folgende Ergebnis:

3. Fügen Sie bei Bedarf weitere Gruppierungsebenen hinzu.

In der Praxis sind Datensätze selten vollständig.Wenn Ihrem Arbeitsblatt irgendwann mehr Daten hinzugefügt werden, möchten Sie wahrscheinlich mehr Gliederungsebenen erstellen.

Fügen Sie als Beispiel die Gesamtsummenzeile in unsere Tabelle ein und fügen Sie dann die äußerste hinzu Gliederungsebene. Wählen Sie dazu alle Zeilen mit Ausnahme der Gesamtsummenzeile (Zeilen 2 bis 17) aus und klicken Sie auf die Registerkarte Daten. > Gruppenschaltfläche > Zeilen.

Wie im folgenden Screenshot gezeigt, sind unsere Daten jetzt in 4 Ebenen unterteilt:

• Ebene 1: Gesamtsumme
• Ebene 2: Regionssummen
• Ebene 3: Zwischensummen für Elemente
• Ebene 4: Detailzeilen

Nachdem wir nun einen Überblick über die Zeilen haben, wollen wir sehen, wie unsere Daten dadurch einfacher angezeigt werden.

So reduzieren Sie Zeilen in Excel

Eine der nützlichsten Funktionen der Excel-Gruppierung ist die Möglichkeit, die Detailzeilen für eine bestimmte Gruppe auszublenden und anzuzeigen sowie die gesamte Gliederung mit einem Mausklick zu reduzieren oder auf eine bestimmte Ebene zu erweitern.

Zeilen innerhalb einer Gruppe reduzieren

Um die Zeilen in einer bestimmten Gruppe zu reduzieren, klicken Sie einfach auf die Minus-Schaltfläche am unteren Rand dieser Gruppe „s bar.

Auf diese Weise können Sie beispielsweise schnell alle Detailzeilen für die Region Ost, einschließlich Zwischensummen, ausblenden und nur die Zeile“ East Total „anzeigen:

Eine andere Möglichkeit, Zeilen in Excel zu reduzieren, besteht darin, eine beliebige Zelle in der Gruppe auszuwählen und auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf die Schaltfläche Details ausblenden zu klicken:

In beiden Fällen wird die Gruppe auf die Zusammenfassungszeile minimiert und alle Detailzeilen werden ausgeblendet.

Reduzieren oder erweitern Sie die gesamte Zeile Gliederung auf eine bestimmte Ebene

Um alle Gruppen auf einer bestimmten Ebene zu minimieren oder zu erweitern, klicken Sie auf die entsprechende Gliederungsnummer in der oberen linken Ecke Ihres Arbeitsblatts.

Ebene 1 zeigt am wenigsten an Datenmenge, während die höchste Anzahl alle Zeilen erweitert. Wenn Ihre Gliederung beispielsweise 3 Ebenen hat, klicken Sie auf Nummer 2, um die 3. Ebene (Detailzeilen) auszublenden, während die anderen beiden Ebenen (Zusammenfassungszeilen) angezeigt werden.

In unserem Beispieldatensatz haben wir 4 Gliederungen Ebenen, die folgendermaßen funktionieren:

• Ebene 1 zeigt nur die Gesamtsumme (Zeile 18) und verbirgt alle anderen Zeilen.
• Ebene 2 zeigt die Zwischensummen Gesamtsumme und Region (Zeilen) an 9, 17 und 18).
• In Stufe 3 werden die Zwischensummen Gesamtsumme, Region und Element angezeigt (Zeilen 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 und 18).
• Ebene 4 zeigt alle Zeilen.

Der folgende Screenshot zeigt den auf Ebene 3 reduzierten Umriss.

So erweitern Sie Zeilen in Excel

Um die Zeilen innerhalb einer bestimmten Gruppe zu erweitern, klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der sichtbaren Zusammenfassungszeile und dann auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf die Schaltfläche Details anzeigen:

Oder klicken Sie auf das Pluszeichen für die reduzierte Gruppe von Zeilen, die Sie verwenden will expa nd:

So entfernen Sie Umrisse in Excel

Wenn Sie alle Zeilengruppen gleichzeitig entfernen möchten, dann Löschen Sie den Umriss. Wenn Sie nur einige der Zeilengruppen (z. B. verschachtelte Gruppen) entfernen möchten, heben Sie die Gruppierung der ausgewählten Zeilen auf.

So entfernen Sie den gesamten Umriss

Wechseln Sie zur Registerkarte Daten > Gliederungsgruppe, klicken Sie auf den Pfeil unter Gruppierung aufheben und dann auf Gliederung löschen.

Hinweise:

1. Durch das Entfernen der Gliederung in Excel werden keine Daten gelöscht.
2. Wenn Sie eine Gliederung mit einigen reduzierten Zeilen entfernen, bleiben diese Zeilen möglicherweise ausgeblendet, nachdem die Gliederung gelöscht wurde . Verwenden Sie zum Anzeigen der Zeilen eine der unter Einblenden von Zeilen in Excel beschriebenen Methoden.
3. Sobald die Gliederung entfernt wurde, können Sie sie nicht mehr wiederherstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Rückgängig klicken oder auf drücken Verknüpfung rückgängig machen (Strg + Z). Sie müssen den Umriss von Grund auf neu erstellen.

Aufheben der Gruppierung einer bestimmten Zeilengruppe

Entfernen der Gruppierung für bestimmte Zeilen Gehen Sie wie folgt vor, ohne die gesamte Gliederung zu löschen:

1. Wählen Sie die Zeilen aus, deren Gruppierung Sie aufheben möchten.
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Daten > Gliederungsgruppe und klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppierung aufheben. Oder drücken Sie Umschalt + Alt + Pfeil nach links. Dies ist die Verknüpfung zum Aufheben der Gruppierung in Excel.
3. Wählen Sie im Dialogfeld Gruppierung aufheben die Option Zeilen aus und klicken Sie auf OK.

So können Sie beispielsweise die Gruppierung zweier verschachtelter Zeilengruppen (Zwischensumme Äpfel und Zwischensumme Orangen) aufheben, während Sie die äußere Ostsummengruppe beibehalten:

Tipps zur Excel-Gruppierung

Wie Sie gerade gesehen haben, ist es ziemlich einfach, Zeilen in Excel zu gruppieren Finde ein paar nützliche Tricks, die dir die Arbeit mit Gruppen noch einfacher machen.

So berechnen Sie Gruppen-Zwischensummen automatisch

In allen obigen Beispielen haben wir unsere eigenen Zwischensummenzeilen mit SUM-Formeln eingefügt. Um Zwischensummen automatisch berechnen zu lassen, verwenden Sie den Befehl Zwischensumme mit der Zusammenfassungsfunktion Ihrer Wahl wie SUMME, COUNT, DURCHSCHNITT, MIN, MAX usw. Mit dem Befehl Zwischensumme werden nicht nur Zusammenfassungszeilen eingefügt, sondern auch eine Gliederung mit reduzierbaren und erweiterbaren Zeilen erstellt Damit werden zwei Aufgaben gleichzeitig erledigt!

Standard-Excel-Stile auf Zusammenfassungszeilen anwenden

Microsoft Excel verfügt über die vordefinierten Stile für zwei Ebenen von Zusammenfassungszeilen: RowLevel_1 (fett) und RowLevel_2 (kursiv) ). Sie können diese Stile vor oder nach dem Gruppieren von Zeilen anwenden.

Um Excel-Stile automatisch auf eine neue Gliederung anzuwenden, wechseln Sie zur Registerkarte Daten > Gliederungsgruppe und klicken Sie auf Starten Sie das Dialogfeld „Gliederung“, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Automatische Stile“ und klicken Sie auf „OK“. Danach erstellen Sie wie gewohnt eine Gliederung.

Um Stile auf eine vorhandene Gliederung anzuwenden, wählen Sie auch das Feld Automatische Stile wie oben gezeigt aus. Klicken Sie jedoch auf die Schaltfläche Stile anwenden anstelle von OK.

So sieht eine Excel-Gliederung mit den Standardstilen für Zusammenfassungszeilen aus:

Auswählen und Kopieren nur sichtbarer Zeilen

Nachdem Sie irrelevante Zeilen reduziert haben, möchten Sie die angezeigten relevanten Daten möglicherweise an eine andere Stelle kopieren. Wenn Sie jedoch die sichtbaren Zeilen auf die übliche Weise mit der Maus auswählen, wählen Sie tatsächlich auch die ausgeblendeten Zeilen aus.

Um nur die sichtbaren Zeilen auszuwählen, müssen Sie einige zusätzliche Schritte ausführen :

1. Wählen Sie sichtbare Zeilen mit der Maus aus.

   Zum Beispiel haben wir alle Detailzeilen reduziert und wählen jetzt die sichtbaren Zusammenfassungszeilen aus:
   

2. Gehen Sie zur Registerkarte Start > Bearbeitungsgruppe und klicken Sie auf Suchen & Wählen Sie > Gehe zu Spezial. Oder drücken Sie Strg + G (Gehe zu Verknüpfung) und klicken Sie auf die Schaltfläche Spezial….
3. Im Dialogfeld Gehe zu Spezial Wählen Sie Nur sichtbare Zellen aus und klicken Sie auf OK.
   

Als Ergebnis werden nur die sichtbaren Zeilen ausgewählt (die angrenzenden Zeilen) versteckte Zeilen sind mit einem weißen Rand markiert):

Und jetzt drücken Sie einfach Strg + C, um die ausgewählten Zeilen und Strg + V zu kopieren um sie zu kleben, wenn Rever, die Sie mögen.

So blenden Sie Gliederungssymbole ein und aus

Verwenden Sie die folgende Tastenkombination: Strg + 8.

Durch erstmaliges Drücken der Verknüpfung werden die Gliederungssymbole ausgeblendet und durch erneutes Drücken wird die Gliederung erneut angezeigt.

Die Gliederungssymbole werden in Excel nicht angezeigt.

Wenn Sie Wenn Sie weder die Plus- und Minus-Symbole in den Gruppenleisten noch die Zahlen oben in der Gliederung sehen können, überprüfen Sie die folgende Einstellung in Ihrem Excel:

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Datei > Optionen > Erweiterte Kategorie.
2. Scrollen Sie nach unten zu den Anzeigeoptionen für diesen Arbeitsblattabschnitt, wählen Sie das gewünschte Arbeitsblatt aus und stellen Sie sicher Das Feld Gliederungssymbole anzeigen, wenn eine Gliederung angewendet wird, ist ausgewählt.

Auf diese Weise gruppieren Sie Zeilen Excel zum Reduzieren oder Erweitern bestimmter Abschnitte Ihres Datasets. Auf ähnliche Weise können Sie Spalten in Ihren Arbeitsblättern gruppieren. Ich danke Ihnen für das Lesen und hoffe, Sie nächste Woche in unserem Blog zu sehen.

• So blenden Sie Spalten in Excel ein und aus
• So blenden Sie Spalten in Excel ein
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• Einfügen, Verwenden und Entfernen von Zwischensummen in Excel
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