Eine der zeitaufwändigen Aufgaben in Microsoft Word ist das Bereinigen von Text von externen Quellen, insbesondere wenn das Dokument besonders harte Rückgaben enthält, die Sie löschen möchten. Zu diesen Dokumenten gehören Text, der aus einer PDF-Datei kopiert wurde, Transkripte einer Zoom-Besprechung, Text von YouTube oder anderen Diensten sowie Dokumente von Kollegen und Kunden, die möglicherweise andere Programme verwenden. Die Herausforderung besteht darin, dass Sie zu viel Zeit damit verschwenden, diese Dateien manuell zu bereinigen, um harte Rückgaben zu entfernen, die im Dokumenttext nicht benötigt werden.
Für die einfachen Schritte zum einfachen Entfernen von harten Rückgaben oder Absatzmarkierungen aus a Textdatei in Microsoft Word Lesen Sie weiter oder sehen Sie sich mein Video an:
Anzeigen von Absatzmarken in einem Dokument
Das erste, was Sie tun möchten, ist, weitere Informationen zu erhalten. Sie tun dies, indem Sie mit Einblenden / Ausblenden arbeiten. Dies befindet sich auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz. Sie finden dies mit einem Absatzmarkierungssymbol. Wenn Sie diese Option auswählen, werden jetzt nicht druckbare Zeichen angezeigt, die manchmal als versteckte Zeichen bezeichnet werden. Sie können sehen, wo am Ende von Zeilen harte Rückgaben auftreten und wo sie den Text an unangenehmen Stellen brechen. Im folgenden Beispieldokument ist es ziemlich einfach zu erkennen, wo die harten Rückgaben eingehen. Das heißt, der Text wird nicht mit einer so genannten weichen Rückgabe umbrochen. Am Ende jeder Zeile befinden sich harte Rückgaben, die alle möglichen Bearbeitungs- und Formatierungsprobleme in einem Word-Dokument verursachen.
So entfernen Sie harte Rückgaben
Obwohl dies ein ziemlich zeitaufwändiger Prozess sein kann, könnten wir dies tun Bearbeiten Sie den Text manuell, um die zusätzlichen harten Rückgaben zu löschen, fügen Sie bei Bedarf ein Leerzeichen oder eine Interpunktion hinzu und bereinigen Sie das Dokument auf diese Weise. Es gibt jedoch einen viel einfacheren Ansatz, um harte Renditen zu entfernen. Dazu müssen die Befehle Suchen und Ersetzen verwendet werden. Der grundlegende Vorgang zum Entfernen von harten Rückgaben oder Absatzmarkierungen, wie unten beschrieben, lautet:
- Speichern Sie das Originaldokument unter einem neuen Namen.
- Starten Sie den Befehl Ersetzen.
- Ersetzen Sie bei Bedarf mehrere feste Rückgaben, die Sie behalten möchten, durch einen Platzhalter.
- Suchen und ersetzen Sie verbleibende harte Rückgaben mithilfe des Specials More > aus der Suche und Dialogfeld Ersetzen. Wählen Sie Absatzmarkierung aus den Optionen unter Spezial. Ersetzen Sie die Absatzmarken je nach Dokument durch ein Leerzeichen oder gar nichts.
- Wenn Sie Platzhalter für die Absatzmarken erstellt haben, die Sie behalten möchten, kehren Sie die Schritte um, die Sie in Schritt 3 zum Zurücksetzen des Absatzes verwendet haben Markierungen, die Sie im Dokument beibehalten möchten.
- Überprüfen und bearbeiten Sie Ihr Dokument nach Bedarf, um die Bereinigung Ihrer Datei abzuschließen.
So finden Sie & Absatzmarken ersetzen
Zu Beginn finden Sie die Befehle Suchen und Ersetzen auf der rechten Seite der Registerkarte Startseite. Sie können auch die folgenden Tastaturkürzel verwenden:
- Suchen: + F
- Ersetzen: + H
Sie haben wahrscheinlich verwendet diese vorher, um Text zu finden, vielleicht Interpunktion, und ihn durch etwas anderes zu ersetzen. Diese Funktion bietet jedoch mehr als nur das Suchen nach Text und das Ersetzen durch etwas anderes. Wählen Sie zunächst Ersetzen. Wählen Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen die Option Mehr aus. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, die Suche und den Ersatz zu verfeinern. Wählen Sie die Option Spezial, um harte Rückgaben aus einer Textdatei zu entfernen. Hier sehen Sie eine beliebige Anzahl verschiedener Symbole und Zeichen, die Sie finden und ersetzen können, einschließlich der Absatzmarke.
Um unsere zu bereinigen In Dokumenten möchten wir häufig herausfinden, wo die Absatzmarke vorkommt, und sie entweder durch ein Leerzeichen oder durch nichts ersetzen, wenn bereits ein Leerzeichen vorhanden ist. Wenn Sie dies nun regelmäßig tun, können Sie dies auch mit dem Caret-Symbol (^) und dem Buchstaben P erstellen. Das Caret befindet sich oben auf Ihrer Tastatur über der Nummer 6-Taste. ^ P ist also eine andere Möglichkeit, die Absatzmarke anzuzeigen. Folgen Sie dann dem Inhalt, den Sie ersetzen möchten, z. B. einem Leerzeichen. Hinweis: Erstellen Sie vor dem Bearbeiten eine Kopie Ihres Dokuments, falls Sie zum Original zurückkehren müssen.
Beachten Sie jedoch noch etwas anderes, da Sie möglicherweise tatsächlich einige harte Rückgaben oder Absatzmarkierungen am haben möchten Ende der wahren Absätze. Sie werden im obigen Beispieldokument feststellen, dass am Ende der Absätze zwei harte Rückgaben stehen. Bei diesen Dokumenttypen möchten wir nicht unbedingt nach allen Absatzmarkierungen suchen und diese ersetzen, da wir jetzt einen anderen Ort schaffen, an dem wir unsere Zeit mit dem Bereinigen des Dokuments verbringen müssen.
In diesem Fall möchten Sie auch nach Vorkommen suchen, bei denen es zwei harte Renditen gibt. Anschließend ersetzen Sie die beiden harten Retouren durch Platzhalter. Dieser Platzhalter kann im Wesentlichen alles sein, was normalerweise nicht im Dokument angezeigt wird. Die Platzhalter können ein paar Sternchen (**) und drei Ausrufezeichen (!!!) sein – nur ein Ort, an den Sie zurückkehren können, wenn Sie mit der Bearbeitung des Dokuments fertig sind. Wenn Sie noch nicht sicher sind, können Sie die doppelten harten Renditen einzeln mit „Weiter suchen“ und dann mit „Ersetzen“ ersetzen. Wenn Sie sehen, wie es funktioniert, versuchen Sie Alle ersetzen. Jetzt haben Sie die Platzhalter, an denen Sie tatsächlich eine Absatzmarke sehen möchten. Später können Sie in den Text zurückkehren und nach diesen Platzhaltern suchen und sie durch die zwei harten Rückgaben für jede Stelle ersetzen, an der Sie sie tatsächlich im endgültigen Dokument haben möchten.
Als Nächstes ist es Zeit für eine Bereinigung die harten Rückgaben, die Sie aus dem Dokument entfernen möchten. Bitten Sie Word einfach, nach jedem Auftreten einer harten Rückgabe zu suchen und diese je nach Inhalt durch nichts zu ersetzen (Ersetzen leer lassen) oder möglicherweise ein Leerzeichen hinzuzufügen. Versuchen Sie erneut, Alle zu ersetzen, sobald Sie einige Vorkommen getestet haben.
Ihre letzten Schritte könnten darin bestehen, die harten Rückgaben zurückzusetzen, die derzeit durch Platzhalter wie zwei Sternchen dargestellt werden. Denken Sie daran, dass die Platzhalter keine bestimmte Bedeutung haben. Sie verwenden sie einfach als etwas, das Sie finden können, und ersetzen sie dann durch zwei harte Renditen. Sie finden sie erneut im Dialogfeld Suchen und Ersetzen im Abschnitt Mehr unter Spezial. Schauen Sie sich die anderen Optionen an, da in einem Dokument viele Dinge zu suchen sind, die über einfachen Text und Interpunktion hinausgehen.
Jetzt haben Sie ein Dokument, das wahrscheinlich nur ein wenig bereinigt werden muss, z. B. Hinzufügen oder einige Leerzeichen löschen. Mit nur wenigen Klicks und Korrekturen sparen Sie Zeit beim Bearbeiten Ihrer Word-Dokumente, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was für Sie wichtiger ist.
Von Dawn Björk, MCT, MOSM, CVP und The Software Pro®
Microsoft Certified Trainer, Produktivitätssprecher, Certified Virtual Presenter