Kanban für Anfänger erklärt | Das vollständige Handbuch

Kanban ist eine Workflow-Management-Methode zum Definieren, Verwalten und Verbessern von Diensten, die Wissensarbeit liefern. Es soll Ihnen helfen, Ihre Arbeit zu visualisieren, die Effizienz zu maximieren und sich kontinuierlich zu verbessern. Kanban wird aus dem Japanischen als Plakat oder Schild übersetzt. Aus der Fertigung stammend, wurde es später zu einem Gebiet, das von agilen Softwareentwicklungsteams beansprucht wurde. Vor kurzem wurde es von Geschäftsbereichen in verschiedenen Branchen erkannt.

Da immer mehr Menschen von Kanban hören, gibt es häufig Fehlinterpretationen.
Was genau ist Kanban? Wie baue ich ein Kanban-System?
Hier sind die wichtigsten Dinge, die Sie über die Methode und ihre praktische Anwendung wissen müssen.

Was ist Kanban? Definition und kurze Einführung.

Kanban-Definition. Ursprünglich entstand es als Planungssystem für Lean Manufacturing, das aus dem Toyota Production System (TPS) stammt. In den späten 1940er Jahren führte Toyota die „Just-in-Time“ -Herstellung in seine Produktion ein. Der Ansatz stellt ein Pull-System dar. Dies bedeutet, dass die Produktion auf der Kundennachfrage basiert und nicht auf der Standard-Push-Praxis, um Waren zu produzieren und auf den Markt zu bringen.

Ihr einzigartiges Produktionssystem legte den Grundstein für Lean Manufacturing oder einfach Lean. Sein Hauptzweck ist die Minimierung von Abfallaktivitäten ohne Einbußen bei der Produktivität. Das Hauptziel besteht darin, mehr Wert für zu schaffen der Kunde, ohne mehr Kosten zu verursachen.

Das ursprüngliche Kanban-System, Quelle: TOYOTA Global Website

Die Kanban-Methode

Zu Beginn des 21. Jahrhunderts erkannten wichtige Akteure der Softwareindustrie schnell, wie Kanban verwendet werden kann, um Produkte und Produkte zu ändern Dienstleistungen wurden positiv erbracht.

Mit einem erhöhten Fokus auf Effizienz und durch Nutzung von a Fortschritte in der Computertechnologie, Kanban verließ das Reich der Automobilindustrie und wurde erfolgreich auf andere komplexe Handelssektoren wie IT, Softwareentwicklung, R & D und andere angewendet.

Was wir heute als Kanban-Methode mit allen Kernelementen erkennen, ist Anfang 2007 entstanden.

Sie können mit dem Aufbau Ihres Kanban-Systems beginnen, indem Sie die einfachste Kanban-Karte mit drei grundlegenden Spalten einrichten: „Angefordert“, „In Bearbeitung“ und „Fertig“. Wenn es ordnungsgemäß erstellt, verwaltet wird und funktioniert, dient es als Echtzeit-Informationsspeicher, in dem Engpässe im System und alles andere hervorgehoben werden, die reibungslose Arbeitspraktiken unterbrechen könnten.

Aber wie funktioniert die Kanban-Methode?

Erfahren Sie mehr.

Die 4 Kanban-Kernpraktiken

David J. Anderson (ein Pionier auf dem Gebiet von Lean / Kanban für Wissensarbeit) hat die Kanban-Methode als Ansatz für inkrementelle, evolutionäre Prozess- und Systemänderungen für Wissensarbeitsorganisationen formuliert. Es konzentriert sich darauf, Dinge zu erledigen, und seine Grundlagen können in vier Grundprinzipien und sechs Praktiken unterteilt werden.

Prinzip 1: Beginnen Sie mit dem, was Sie jetzt tun

Kanbans Flexibilität ermöglicht es, vorhandene Workflows, Systeme und Prozesse zu überlagern, ohne das zu stören, was bereits erfolgreich durchgeführt wurde. Natürlich werden Probleme hervorgehoben, die behoben werden müssen, und es wird geholfen, Änderungen zu bewerten und zu planen, damit ihre Implementierung so unterbrechungsfrei wie möglich ist.

Kanbans Vielseitigkeit ermöglicht es Ihnen Führen Sie es schrittweise in alle Arten von Organisationen ein, ohne Angst vor übermäßigem Engagement oder „Kulturschock“ zu haben, da Sie nicht von Anfang an umfassende Änderungen vornehmen müssen.

Prinzip 2: Inkrementelle Verfolgung vereinbaren , Evolutionäre Veränderung

Die Kanban-Methode ist so konzipiert, dass sie nur minimalen Widerstand leistet. Es fördert kontinuierliche kleine inkrementelle und evolutionäre Änderungen des aktuellen Prozesses. Im Allgemeinen wird von umfassenden Änderungen abgeraten, da sie normalerweise aufgrund von Angst oder Unsicherheit auf Widerstand stoßen.

Prinzip 3: Respektieren Sie den aktuellen Prozess, Rollen & Verantwortlichkeiten

Kanban erkennt an, dass vorhandene Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Titel einen Wert haben und im Allgemeinen erhaltenswert sind. Die Kanban-Methode verbietet keine Veränderung, schreibt sie aber auch nicht als „Allheilmittel“ vor. Sie soll inkrementelle, logische Veränderungen fördern und fördern, ohne selbst Angst vor Veränderungen auszulösen.

Prinzip 4: Handlungen fördern of Leadership auf allen Ebenen

Dies ist das neueste Kanban-Prinzip.Es erinnert Sie daran, dass Führung von den alltäglichen Handlungen der Menschen an vorderster Front ihrer Teams herrührt. Jeder muss eine Denkweise zur kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen) fördern, um eine optimale Leistung auf Team- / Abteilungs- / Unternehmensebene zu erzielen. Dies kann kein Management sein Level-Aktivität.

Die 6 Praktiken von Kanban

Bei der Implementierung der Kanban-Methode muss jede Organisation mit den praktischen Schritten vorsichtig sein. Es gibt sechs Kernpraktiken, die von David Anderson identifiziert wurden und für eine erfolgreiche Implementierung vorhanden sein müssen.

Visualisieren Sie den Workflow

Ein einfaches Kanban-Board

Um Ihren Prozess mit einem Kanban-System zu visualisieren, benötigen Sie eine Tafel mit Karten und Spalten. Jede Spalte auf der Board ist ein Schritt in Ihrem Workflow. Jede Kanban-Karte stellt ein Arbeitselement dar.

Das Erste und Wichtigste für Sie ist, zu verstehen, was erforderlich ist, um ein Element von einer Anfrage zu einem lieferbaren Produkt zu erhalten. Erst wenn Sie verstanden haben, wie der Arbeitsfluss derzeit funktioniert, können Sie ihn verbessern, indem Sie die erforderlichen Anpassungen vornehmen.

Wenn Sie mit der Arbeit an Element X beginnen, ziehen Sie ihn ab Klicken Sie in der Spalte „Zu erledigen“ auf „Fertig“. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt leicht verfolgen und Engpässe erkennen.

In Arbeit begrenzen

Digitales Kanban-Board mit WIP-Grenzwerten

Eine der Hauptfunktionen von Kanban besteht darin, sicherzustellen, dass eine überschaubare Anzahl aktiver Elemente gleichzeitig ausgeführt wird Es gibt keine Work-in-Progress-Beschränkungen, Sie machen kein Kanban. Wenn Sie den Fokus eines Teams zur Hälfte wechseln, wird der Prozess im Allgemeinen beeinträchtigt, und Multitasking ist ein sicherer Weg, um Verschwendung und Ineffizienz zu erzeugen.

Die Begrenzung von WIP bedeutet die Implementierung eines Pull-Systems für Teile oder den gesamten Workflow. Durch Festlegen der maximalen Anzahl von Elementen pro Stufe wird sichergestellt, dass eine Karte nur dann in den nächsten Schritt“ gezogen „wird, wenn Kapazität verfügbar ist. Solche Einschränkungen beleuchten schnell Problembereiche in Ihrem Flow, damit Sie sie identifizieren und beheben können.

Flow verwalten

Beim Verwalten des Flows geht es um das Verwalten des Arbeit, aber nicht die Menschen. Unter Fluss verstehen wir die Bewegung von Arbeitselementen durch den Produktionsprozess.

Eines der Hauptziele bei der Implementierung eines Kanban-Systems ist die Schaffung eines reibungslosen, gesunden Flusses. Anstatt die Mitarbeiter im Mikromanagement zu verwalten und sie ständig zu beschäftigen, sollten wir uns darauf konzentrieren, die Arbeitsprozesse zu verwalten und zu verstehen, wie diese Arbeit schneller durch das System gebracht werden kann. Dies würde bedeuten, dass unser Kanban-System schneller Wert schafft.

Prozessrichtlinien explizit machen

Sie können etwas nicht verbessern, was Sie nicht verbessern verstehen. Aus diesem Grund sollte Ihr Prozess klar definiert, veröffentlicht und sozialisiert werden. Menschen würden sich nicht mit etwas verbinden, an dem sie nicht glauben, dass es nützlich wäre.

Wenn jeder mit dem gemeinsamen Ziel vertraut ist, können sie arbeiten und Entscheidungen treffen

Feedback-Schleifen

Für Teams und Unternehmen, die agiler sein möchten, ist die Implementierung von Feedback-Schleifen ein obligatorischer Schritt. Sie stellen sicher, dass Organisationen angemessen auf potenzielle Änderungen reagieren und den Wissenstransfer zwischen den Stakeholdern ermöglichen. Ein Beispiel für eine solche Rückkopplungsschleife ist das tägliche Stand-up-Meeting zur Team-Synchronisation. Es findet vor dem Kanban-Vorstand statt und jedes Mitglied erzählt den anderen, was sie am Vortag getan haben und was sie heute tun werden.

Es gibt auch die Überprüfung der Servicebereitstellung, Betriebsüberprüfung, Strategieüberprüfung und Besprechungen zur Risikoüberprüfung. Die Häufigkeit hängt von vielen Faktoren ab, aber die Idee ist, dass sie regelmäßig, zu einer streng festgelegten Stunde, direkt auf den Punkt und nie unnötig lang sind.

Das Ideal Die durchschnittliche Dauer eines Stand-Ups sollte zwischen 10 und 15 Minuten liegen. Andere können je nach Teamgröße und Themen bis zu einer Stunde oder länger dauern.

Gemeinsam verbessern (mithilfe der Modelle & die wissenschaftliche Methode)

Der Weg zu kontinuierlicher Verbesserung und nachhaltigem Wandel innerhalb einer Organisation führt über eine gemeinsame Vision einer besseren Zukunft und eines Kollektivs Verständnis der Probleme, die behoben werden müssen.

Teams mit einem gemeinsamen Verständnis ihrer Ziele, Arbeitsabläufe, Prozesse und Risiken bauen mit größerer Wahrscheinlichkeit ein gemeinsames Verständnis eines Problems auf und gemeinsam auf Verbesserungen hinarbeiten.

Die positive Seite von Kanban

Heutzutage wenden viele Organisationen die Kanban-Methode an, um agiler zu werden und Ordnung in ihre chaotischen Arbeitsprozesse zu bringen. Einfach gesagt, ein Kanban-System hilft Ihnen dabei, mehr Arbeit zu erledigen.

Aber lassen Sie uns etwas tiefer gehen und die wirklichen Vorteile der Verwendung von Kanban sehen.

Jeder ist auf derselben Seite

Die Grundidee von Kanban besteht darin, jede Arbeit auf einem Whiteboard zu visualisieren. Auf diese Weise wird das Kanban-Board zu einem zentralen Informationszentrum. Alle Aufgaben sind sichtbar und gehen nie verloren, was den gesamten Arbeitsprozess transparent macht. Jedes Teammitglied kann den Status jedes Projekts oder jeder Aufgabe schnell aktualisieren.

Kanban zeigt Engpässe in Ihrem Workflow auf.

Sobald Sie eine erstellt haben Wenn Sie das Kanban-Brett mit Karten füllen, werden Sie feststellen, dass einige Spalten mit Aufgaben überfüllt sind. Auf diese Weise können Sie Engpässe in Ihrem Workflow erkennen und ordnungsgemäß beheben. Sie können sich beispielsweise ein Bild davon machen, wie groß die Aufgaben sein sollten, damit Ihr Team sie umgehend vorantreiben kann.

Kanban bietet Flexibilität

If Wenn Sie sich die grundlegenden Kanban-Prinzipien ansehen, werden Sie schnell verstehen, dass jedes Team sie in Ihrer Organisation verwenden kann, von R & D bis HR.

Der Hauptgrund ist, dass Kanban den aktuellen Status Ihrer Organisation respektiert und keine revolutionären Änderungen erfordert. Im Gegenteil, es schlägt vor, dass Sie schrittweise, evolutionäre Veränderungen anstreben und sich kontinuierlich verbessern sollten.

Ihr Team reagiert schneller

Kanban wurde entwickelt, um die tatsächlichen Kundenanforderungen rechtzeitig zu erfüllen, anstatt Waren auf den Markt zu bringen Kanban macht es einfach, auf die sich ständig ändernden Kundenanforderungen zu reagieren. Es ermöglicht Teams, agiler zu sein, sich an sich ändernde Prioritäten anzupassen, sich neu zu organisieren oder den Fokus schnell zu wechseln.

Sie konzentrieren sich s zur Beendigung der Arbeit zur Steigerung der Zusammenarbeit und Produktivität

Einer der Hauptvorteile von Kanban besteht darin, dass sich die Teams auf ihre aktuellen Aufgaben konzentrieren müssen, bis sie erledigt sind. Dies ist dank des Konzepts der Begrenzung der laufenden Arbeiten möglich.

Die Begrenzung von WIP fördert die Zusammenarbeit von Teams, um Arbeitselemente schneller zu erledigen, was andererseits beseitigt Ablenkungen wie Kontextwechsel und Multitasking. Letztendlich wirkt sich dies positiv auf die Produktivität des Teams aus.

Modernes Kanban

Mit der Entwicklung der Technologie hat sich Kanban auch kontinuierlich verbessert. Es wurden digitale Kanban-Board-Lösungen entwickelt, um die Probleme zu lösen, die in Remote-Teams auftreten.

Beispiel für ein digitales Kanban-Board

Einfacher Zugriff für Remote-Teammitglieder

Heutzutage sind Teams häufig auf der ganzen Welt verteilt. Sie können nicht an einem physischen Whiteboard arbeiten und benötigen daher ein digitales Whiteboard, auf das sie von überall aus zugreifen können, um agiler zu sein. Kanban-Boards in der Cloud sind der effektivste Weg, um alle auf den gleichen Weg zu bringen. Sie bieten jederzeit Zugriff auf alle Informationen von jedem Gerät aus und zeigen Aktionen live an.

Flussanalyse

Darüber hinaus ermöglicht die Kanban-Software einen ausgeklügelten Analyseprozess, mit dem Sie die Leistung im Detail verfolgen, Engpässe erkennen und die erforderlichen Änderungen implementieren können.

Integration mit anderen Tools

Digitale Karten lassen sich auch problemlos in andere Systeme integrieren. Sie können einen wertvollen Überblick über den gesamten Prozess geben, Zeit sparen und die Effizienz steigern.

Workflow-Automatisierung

Mit der Online-Kanban-Lösung können Sie einige Teile Ihrer Prozesse automatisieren und wertvolle Zeit sparen. Mit benutzerdefinierten Automaten kann jeder typische Workflow effizienter gestaltet werden.

Kanban auf den Punkt gebracht

Ein Kanban-System ist mehr als nur Haftnotizen auf dem Mauer. Der einfachste Weg, Kanban zu verstehen, besteht darin, seine Philosophie anzunehmen und sie auf Ihre tägliche Arbeit anzuwenden. Wenn Sie die vier Grundprinzipien lesen, verstehen und mit ihnen in Einklang stehen, erscheint der praktische Übergang logisch und sogar unvermeidlich.

Workflow visualisieren, WIP-Grenzwerte festlegen, Ablauf verwalten, Wenn Sie explizite Richtlinien und gemeinsame Verbesserungen sicherstellen, wird Ihr Prozess weit über das hinausgehen, was Sie sich vorstellen können. Denken Sie daran, regelmäßige Rückkopplungsschleifen zu organisieren, und alle diese Teile zusammen zeigen Kanbans wahre Kraft.

Zusammenfassend

Der Versuch, Kanban zu lernen, könnte zunächst schwierig sein, aber jetzt, da Sie wissen, was es ist, können Sie die Hauptvorteile von Kanban optimal nutzen:

• Physische und digitale Kanban-Boards helfen Ihnen bei der Visualisierung Ihrer Arbeit.
• Kanban ist einfach zu übernehmen und – beginnen Sie einfach mit dem, was Sie haben
• WIP-Grenzwerte ermöglichen es Ihnen, effizienter zu werden.
• Die Kanban-Prinzipien und -Praktiken bieten einen evolutionären Weg zur Agilität, ohne sie zu stören die aktuellen Prozesse