Erstellen eines Excel-Dashboards (erklärt mit Beispielen und Vorlagen)

Ein Excel-Dashboard kann ein erstaunliches Werkzeug sein, wenn es darum geht, KPIs zu verfolgen, Datenpunkte zu vergleichen, In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie ein Excel-Dashboard erstellen, wie Sie beim Erstellen eines Excel-Dashboards bewährte Methoden anwenden, welche Funktionen und Tools Sie in Excel verwenden können.

In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie ein Excel-Dashboard erstellen , um jeden Preis zu vermeidende Dinge und empfohlenes Schulungsmaterial.

Was ist ein Excel-Dashboard und wie unterscheidet es sich von einem Bericht?

Lassen Sie uns zunächst verstehen, was ein Excel-Dashboard ist.

Ein Excel-Dashboard besteht aus einem Pager (meistens, aber nicht immer erforderlich) und hilft Managern und Geschäftsführern bei der Verfolgung wichtiger KPIs oder Metriken und eine darauf basierende Entscheidung treffen. Es enthält Diagramme / Tabellen / Ansichten, die von Daten unterstützt werden.

Ein Dashboard wird häufig als Bericht bezeichnet. Es sind jedoch nicht alle Berichte Dashboards.

Hier ist der Unterschied:

• Ein Bericht würde nur Daten an einem einzigen Ort sammeln und anzeigen. Wenn ein Manager beispielsweise wissen möchte, wie der Umsatz im letzten Zeitraum gewachsen ist und welche Region am profitabelsten ist, kann ein Bericht dies nicht beantworten. Es würde einfach alle relevanten Verkaufsdaten melden. Diese Berichte werden dann verwendet, um Dashboards (in Excel oder PowerPoint) zu erstellen, die bei der Entscheidungsfindung helfen.
• Ein Dashboard hingegen beantwortet sofort wichtige Fragen, z. B. welche Regionen eine bessere Leistung erzielen und welche Produkte sollte sich das Management darauf konzentrieren. Diese Dashboards können statisch oder interaktiv sein (wobei der Benutzer eine Auswahl treffen und Ansichten ändern kann und die Daten dynamisch aktualisiert werden).

Nachdem wir nun verstanden haben, was ein Dashboard ist, lassen Sie uns tauchen in und lernen, wie man ein Dashboard in Excel erstellt.

Wie erstelle ich ein Excel-Dashboard?

Das Erstellen eines Excel-Dashboards ist ein mehrstufiger Prozess, und es gibt einige wichtige Dinge, die Sie beim Erstellen beachten müssen.

Noch bevor Sie Excel starten, müssen Sie dies tun Klar über die Ziele des Dashboards.

Wenn Sie beispielsweise ein KPI-Dashboard erstellen, um die finanziellen KPIs eines Unternehmens zu verfolgen, besteht Ihr Ziel darin, den Vergleich der aktuellen Periode mit der vergangenen Periode anzuzeigen (s).

Wenn Sie ein Dashboard für die Personalabteilung erstellen, um die Mitarbeiterschulung zu verfolgen, besteht das Ziel darin, zu zeigen, wie viele Mitarbeiter geschult wurden und wie viele geschult werden müssen

Dinge, die Sie tun müssen, bevor Sie überhaupt mit dem Erstellen eines Excel-Dashboards beginnen

Viele Leute beginnen mit der Arbeit am Dashboard, sobald sie die Daten in die Hände bekommen.

Und in den meisten Fällen bringen sie das Elend mit sich, das Dashboard zu überarbeiten, da die Ziele des Kunden / der Stakeholder nicht erreicht werden.

Nachfolgend sind einige der Warteschlangen aufgeführt Sie müssen geantwortet haben, bevor Sie mit dem Erstellen eines Excel-Dashboards beginnen:

F: Was ist der Zweck des Dashboards?

Das erste, was Sie tun müssen, sobald Sie die Daten erhalten ( oder sogar bevor Sie die Daten erhalten), um Klarheit darüber zu erlangen, was Ihre Stakeholder wollen. Stellen Sie klar, welchen Zweck das Dashboard erfüllen muss.

Ist es nur einmal oder regelmäßig, KPIs zu verfolgen? Müssen die KPIs für das gesamte Unternehmen oder die Division nachverfolgt werden? Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie besser verstehen, welche Daten Sie benötigen und wie Sie das Dashboard gestalten.

F: Was sind die Datenquellen?

Sie müssen immer wissen, woher die Daten stammen und woher sie stammen welches Format. In einem meiner Projekte wurden die Daten als PDF-Dateien in spanischer Sprache bereitgestellt. Dies hat den Umfang komplett verändert und die meiste Zeit wurde damit verbracht, die Daten manuell auszusortieren. Hier sind die Fragen, die Sie stellen sollten: Wem gehören die Daten? In welchem Format erhalten Sie die Daten? Wie oft werden die Daten aktualisiert?

F: Wer wird dieses Excel-Dashboard verwenden?

Ein Manager wäre wahrscheinlich nur an den Erkenntnissen interessiert, die Ihr Dashboard bietet, jedoch einige Datenanalysten Sein Team benötigt möglicherweise eine detailliertere Ansicht. Abhängig davon, wer Ihr Dashboard verwendet, müssen Sie die Daten und die endgültige Ausgabe strukturieren.

F: Wie oft muss das Excel-Dashboard aktualisiert werden?

Wenn Ihre Dashboards dies tun sollen Wenn Sie wöchentlich oder monatlich aktualisiert werden, ist es besser, ein Plug-and-Play-Modell zu erstellen (bei dem Sie die Daten einfach kopieren und einfügen und sie automatisch aktualisieren). Wenn es sich nur um eine einmalige Übung handelt, können Sie die Automatisierung weglassen und dies manuell tun.

F: Welche Office-Version verwendet der Client / Stakeholder?

Es ist besser Gehen Sie nicht davon aus, dass der Kunde / Stakeholder über die neueste Version von MS Office verfügt. Ich habe einmal ein Dashboard erstellt, um zu wissen, dass mein Stakeholder Excel 2003 verwendet.Dies führte zu einigen Nacharbeiten, da die IFERROR-Funktion in der Excel 2003-Version (die ich beim Erstellen des Dashboards ausgiebig verwendet hatte) nicht funktioniert.

Abrufen der Daten in Excel

Sobald Sie Wenn Sie eine gute Vorstellung davon haben, was Sie erstellen müssen, müssen Sie die Daten in die Hände bekommen und in Excel abrufen.

Ihr Leben ist einfach, wenn Ihr Kunde Ihnen Daten in Excel zur Verfügung stellt. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie einen effizienten Weg finden, um es in Excel abzurufen.

Wenn Sie mit CSV- oder Textdateien ausgestattet sind, können Sie diese problemlos in Excel konvertieren. Wenn Sie Zugriff auf eine Datenbank haben, in der die Daten gespeichert sind, können Sie eine Verbindung erstellen und indirekt aktualisieren.

Sobald Sie die Daten haben, müssen Sie sie bereinigen und standardisieren.

Beispielsweise müssen Sie möglicherweise führende, nachfolgende oder doppelte Leerzeichen entfernen, Duplikate suchen und entfernen, Leerzeichen und Fehler entfernen usw.

In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise sogar eine Umstrukturierung vornehmen Daten (z. B. müssen Sie eine Pivot-Tabelle erstellen).

Diese Schritte hängen vom Projekt und dem Aussehen Ihrer Daten in Excel ab.

Umreißen der Struktur des Dashboards

Sobald Sie die Daten in Excel haben, wissen Sie genau, was Sie in Ihrem Excel-Dashboard verwenden können und was nicht.

In diesem Stadium ist es eine gute Idee, mit Ihrem zurückzukehren Stakeholder mit einer Gliederung des Excel-Dashboards.

Als bewährte Methode erstelle ich eine einfache Gliederung in PowerPoint zusammen mit zusätzlichen Notizen. Mit diesem Schritt soll sichergestellt werden, dass Ihr Stakeholder versteht, welche Art von Dashboard er mit den verfügbaren Daten erwarten kann.

Dies ist auch hilfreich, da der Stakeholder möglicherweise Änderungen vorschlägt, die ihm mehr Wert verleihen.

Hier ist ein Beispiel für eine Beispielskizze, die ich für eines der KPI-Dashboards erstellt habe:

Sobald Sie die Gliederung ausgearbeitet haben, können Sie mit dem Erstellen des Excel-Dashboards beginnen.

Teilen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe als bewährte Methode in drei Teile (diese) sind die Arbeitsblätter, die ich mit demselben Namen erstelle):

• Daten – Dies können ein oder mehrere Arbeitsblätter sein, die die Rohdaten enthalten.
• Berechnungen – Dies ist wo Sie alle Berechnungen durchführen. Auch hier können Sie ein oder mehrere Blätter für Berechnungen haben.
• Dashboard – Dies ist das Blatt mit dem Dashboard. In den meisten Fällen handelt es sich um eine einzelne Seitenansicht, die Analysen / Erkenntnisse zeigt, die auf Daten basieren.

Excel-Tabelle – Die geheime Sauce eines effizienten Excel-Dashboards

Das erste, was ich mit den Rohdaten mache, ist, sie in eine Excel-Tabelle zu konvertieren.

Excel-Tabelle bietet viele Vorteile, die sind beim Erstellen eines Excel-Dashboards von entscheidender Bedeutung.

Um Tabellendaten in eine Excel-Tabelle zu konvertieren, wählen Sie die Daten aus, wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf das Tabellensymbol.

Die Verwendung einer Excel-Tabelle für Ihr Dashboard bietet folgende Vorteile:

• Wenn Sie einen tabellarischen Datensatz in eine Excel-Tabelle konvertieren Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Daten zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden. Selbst wenn Sie zusätzliche Daten erhalten, können Sie diese einfach zur Tabelle hinzufügen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass die Formeln durcheinander geraten. Dies ist sehr hilfreich, wenn ich Plug-and-Play-Dashboards erstelle.
• Bei einer Excel-Tabelle können Sie anstelle der Referenz die Namen der Spalten verwenden. Anstelle von C2: C1000 können Sie beispielsweise „Vertrieb“ verwenden.

Wichtige Excel-Funktionen für Dashboards

Sie können viele gute interaktive Excel-Dashboards mit erstellen Nur Excel-Formeln verwenden.

Wenn Sie eine Auswahl aus einer Dropdown-Liste treffen oder eine Bildlaufleiste verwenden oder ein Kontrollkästchen aktivieren, gibt es Formeln, die basierend auf den Ergebnissen aktualisiert werden und Ihnen die aktualisierten Daten geben. Ansicht im Dashboard.

Hier sind meine fünf wichtigsten Excel-Funktionen für Excel-Dashboards:

• SUMPRODUCT-Funktion: Dies ist meine Lieblingsfunktion beim Erstellen eines interaktiven Excel-Dashboards. Es ermöglicht mir komplexe Berechnungen durchzuführen, wenn es viele Variablen gibt. Angenommen, ich habe ein Verkaufs-Dashboard und möchte wissen, welche Verkäufe der Repräsentant Bob im dritten Quartal in der Region Ost getätigt hat. Ich kann einfach eine SUMPRODUCT-Formel dafür erstellen.
• INDEX / MATCH-Funktion: Ich bin ein großer Befürworter der Verwendung der Kombination aus INDEX- und MATCH-Formel zum Nachschlagen von Daten in Excel-Dashboards. Sie können auch die VLOOKUP-Funktion verwenden, aber ich finde, dass INDEX / MATCH die bessere Wahl ist.
• IFERROR-Funktion: Bei Berechnungen der Rohdaten treten häufig Fehler auf. Ich verwende IFERROR ausgiebig, um Fehler im Dashboard (und oft auch in den Rohdaten) auszublenden.
• TEXT-Funktion: Wenn Sie dynamische Überschriften oder Titel erstellen möchten, müssen Sie die TEXT-Funktion für verwenden it.
• ROWS / COLUMNS Funktion: Ich verwende diese häufig, wenn ich eine Formel kopieren muss und eines der Argumente erhöht werden muss, wenn wir nach unten / rechts von der Zelle gehen.

Beachten Sie beim Arbeiten mit Formeln in einem Excel-Dashboard Folgendes:

• Vermeiden Sie die Verwendung flüchtiger Formeln (z. B. OFFSET, NOW, TODAY usw.) auf..). Dadurch wird Ihre Arbeitsmappe verlangsamt.
• Entfernen Sie unnötige Formeln. Wenn das Berechnungsblatt einige zusätzliche Formeln enthält, entfernen Sie diese, während Sie das Dashboard fertigstellen.
• Verwenden Sie Hilfsspalten, um lange Array-Formeln zu vermeiden.

Interaktiv Tools, um Ihr Excel-Dashboard großartig zu machen

Es gibt viele interaktive Tools, mit denen Sie Ihr Excel-Dashboard dynamisch und benutzerfreundlich gestalten können.

Hier sind einige davon, die ich regelmäßig verwende:

• Bildlaufleisten: Verwenden Sie Bildlaufleisten, um Ihre Arbeitsmappenfläche zu speichern. Wenn Sie beispielsweise 100 Datenzeilen haben, können Sie eine Bildlaufleiste mit nur 10 Zeilen im Dashboard verwenden. Ein Benutzer kann die Bildlaufleiste verwenden, wenn er den gesamten Datensatz anzeigen möchte.
• Kontrollkästchen: Mit Kontrollkästchen können Sie eine Auswahl treffen und das Dashboard aktualisieren. Angenommen, ich habe ein Schulungs-Dashboard und bin der CEO des Unternehmens. Ich möchte mir das gesamte Unternehmens-Dashboard ansehen. Aber wenn ich der Verkaufsleiter bin, möchte ich nur die Leistung meiner Abteilung betrachten. In diesem Fall können Sie ein Dashboard mit Kontrollkästchen für verschiedene Unternehmensbereiche erstellen.
• Dropdown-Liste: In einer Dropdown-Liste kann ein Benutzer eine exklusive Auswahl treffen. Mit diesen Dropdown-Optionen können Sie das Dashboard aktualisieren. Wenn Sie beispielsweise Daten nach Abteilung anzeigen, können Sie die Abteilungsnamen in der Dropdown-Liste haben.

Verwenden von Excel-Diagrammen zum Visualisieren von Daten in einem Excel-Dashboard

Diagramme machen Ihr Excel-Dashboard nicht nur optisch ansprechend, sondern auch benutzerfreundlich und interpretierbar.

Hier einige Tipps zur Verwendung von Diagrammen in einem Excel-Dashboard:

• Wählen Sie das richtige Diagramm: Excel bietet Ihnen viele Diagrammoptionen und Sie müssen das richtige Diagramm verwenden. Wenn Sie beispielsweise einen Trend anzeigen müssen, müssen Sie ein Liniendiagramm verwenden. Wenn Sie jedoch die tatsächlichen Werte hervorheben möchten, ist ein Balken- / Säulendiagramm möglicherweise die richtige Wahl. Während viele Experten von der Verwendung eines Kreisdiagramms abraten, würde ich Ihnen empfehlen, nach eigenem Ermessen vorzugehen. Wenn Ihre Zielgruppe es gewohnt ist, Kreisdiagramme zu sehen, können Sie diese auch verwenden.
• Kombinationsdiagramme verwenden: Ich empfehle dringend, Kombinationsdiagramme zu verwenden, da diese dem Benutzer ermöglichen, Werte zu vergleichen und wichtige Erkenntnisse zu gewinnen. Beispielsweise können Sie die Verkaufszahl als Säulendiagramm und das Wachstum als Liniendiagramm anzeigen.

• Dynamische Diagramme verwenden: Wenn Sie dem Benutzer erlauben möchten, eine Auswahl zu treffen und das Diagramm damit zu aktualisieren, verwenden Sie dynamische Diagramme. Jetzt ist ein dynamisches Diagramm nichts anderes als ein reguläres Diagramm, dessen Daten im Back-End aktualisiert werden, wenn Sie eine Auswahl treffen.

• Verwenden Sie Sparklines, um Ihre Daten aussagekräftiger zu machen: Wenn Ihr Dashboard / Bericht viele Daten enthält, können Sie Sparklines verwenden, um sie visuell darzustellen. Eine Sparkline ist ein kleines Diagramm, das sich in einer Zelle befindet und mithilfe eines Datensatzes erstellt werden kann. Diese sind nützlich, wenn Sie einen Trend im Laufe der Zeit anzeigen und gleichzeitig Platz auf Ihrem Dashboard sparen möchten. Weitere Informationen zu Excel-Sparklines finden Sie hier.
• Verwenden Sie kontrastierende Farben, um Daten hervorzuheben: Dies ist ein allgemeiner Diagrammtipp, bei dem Sie Daten in einem Diagramm hervorheben sollten, damit sie leicht verständlich sind. Wenn Sie beispielsweise Verkaufsdaten haben, können Sie das Jahr mit dem niedrigsten Verkaufswert rot hervorheben.

Sie können hier einige meiner Diagramm-Tutorials durchsuchen.

Wenn Sie sich in Excel-Diagrammen weiterentwickeln möchten, empfehlen wir Ihnen, den Blog des Excel-Diagramm-Experten Jon Peltier zu besuchen.

Excel-Dashboards Dos and Donts

Beginnen wir zunächst mit den Donts!

Hier sind einige der Dinge, die Sie beim Erstellen eines Excel-Dashboards vermeiden sollten. Auch diese variieren je nach Projekt und Stakeholder, sind jedoch in den meisten Fällen gültig.

• Überladen Sie Ihre Dashboards nicht: Nur weil Sie Daten und Diagramme haben, heißt das nicht, dass dies geschehen sollte in Ihrem Dashboard. Denken Sie daran, dass das Ziel des Dashboards darin besteht, ein Problem zu identifizieren oder Entscheidungen zu treffen. Halten Sie es also relevant und entfernen Sie alles, was nicht dorthin gehört. Ich frage mich oft, ob etwas einfach gut ist, um es unbedingt haben zu müssen. Dann entferne ich alle Good-to-Haves.
• Verwenden Sie keine flüchtigen Formeln: Da dies die Berechnungen verlangsamt.
• Behalten Sie keine zusätzlichen Daten bei Ihre Arbeitsmappe: Wenn Sie diese Daten benötigen, erstellen Sie eine Kopie des Dashboards und behalten Sie sie als Backup bei.

Schauen wir uns nun einige Dos (oder Best Practices)

an

• Nummerierung Ihrer Diagramme / Abschnitte: Ihr Dashboard besteht nicht nur aus zufälligen Diagrammen und Datenpunkten. Stattdessen ist es eine Geschichte, in der eins zum anderen führt.Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Publikum die Schritte in der richtigen Reihenfolge befolgt. Daher ist es am besten, diese zu nummerieren. Während Sie sie möglicherweise bei der Live-Präsentation führen können, ist es eine große Hilfe, wenn jemand Ihr Dashboard zu einem späteren Zeitpunkt verwendet oder es ausdruckt.
• Bewegung im Dashboard-Bereich einschränken: Blenden Sie alle Zeilen / Spalten aus, um sicherzustellen, dass der Benutzer nicht versehentlich wegblättert.
• Einfrieren Wichtige Zeilen / Spalten: Verwenden Sie Einfrierfenster, wenn einige Zeilen / Spalten immer im Dashboard sichtbar sein sollen.
• Formen / Diagramme kleben lassen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Formen / Diagramme oder interaktiven Steuerelemente nicht ausgeblendet oder in der Größe geändert werden, wenn jemand die Zellen ausblendet oder ihre Größe ändert. Sie können auch das Excel-Kamera-Tool verwenden, um einen Schnappschuss von Diagrammen / Tabellen zu erstellen und im Excel-Dashboard zu platzieren (diese Bilder sind dynamisch und werden aktualisiert, wenn das Back-End-Diagramm / die Back-End-Tabelle aktualisiert wird).
• Geben Sie a Benutzerhandbuch: Wenn Sie ein komplexes Dashboard haben, empfiehlt es sich, ein separates Arbeitsblatt zu erstellen und die Schritte hervorzuheben. Es hilft Benutzern, Ihr Dashboard auch dann zu verwenden, wenn Sie nicht dort sind.
• Platz sparen mit Kombinationsdiagrammen: Verwenden Sie Kombinationsdiagramme (z. B. Aufzählungsdiagramme, Thermometerdiagramme und Diagramme für tatsächliche und Zieltabellen), um Ihr Arbeitsblatt zu speichern Leerzeichen.
• Symbole verwenden & Bedingte Formatierung: Verwenden Sie Symbole (wie Aufwärts- / Abwärtspfeile oder Häkchen / Kreuz) und bedingte Formatierung, um a hinzuzufügen Analyseebene für Ihr Dashboard (aber übertreiben Sie es auch nicht).

Möchten Sie professionelle Dashboards in Excel erstellen? Schauen Sie sich den Online Excel Dashboard-Kurs an, in dem ich Ihnen alles über das Erstellen eines erstklassigen Excel-Dashboards zeige.

Dashboard-Beispiele

Hier sind einige coole Excel-Dashboard-Beispiele, die Sie herunterladen und abspielen können mit.

Excel-KPI-Dashboard

Mit diesem Dashboard können Sie KPIs verschiedener Unternehmen und Unternehmen verfolgen Verwenden Sie dann Aufzählungsdiagramme, um einen tiefen Einblick in die Leistung des einzelnen Unternehmens zu erhalten.

Klicken Sie hier, um dieses KPI-Dashboard herunterzuladen.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie dieses KPI-Dashboard erstellen, klicken Sie auf hier.

Call Center-Leistungs-Dashboard

Mit diesem Dashboard können Sie wichtige KPIs von a verfolgen Call Center. In diesem Dashboard erfahren Sie, wie Sie Kombinationsdiagramme erstellen, bestimmte Datenpunkte in Diagrammen hervorheben, mithilfe von Optionsfeldern sortieren usw.

Klicken Sie hier, um das Dashboard herunterzuladen.

Weitere Informationen zu diesem Dashboard finden Sie hier.

EPL-Saison in einem Excel-Dashboard visualisiert

In diesem Dashboard erfahren Sie, wie Sie VBA in Excel-Dashboards verwenden. In diesem Dashboard werden die Details der Spiele aktualisiert, wenn Sie auf die Zellen links doppelklicken. Außerdem wird VBA verwendet, um ein Hilfemenü anzuzeigen, das den Benutzer bei der Verwendung dieses Dashboards unterstützt.

Klicken Sie hier, um das EPL-Dashboard herunterzuladen.

Weitere Informationen zu diesem Dashboard finden Sie hier.

Empfohlenes Dashboard-Training

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie professionelle Dashboards von Weltklasse in Excel erstellen, lesen Sie meinen KOSTENLOSEN Online-Excel-Dashboard-Kurs.