Sådan grupperes rækker i Excel for at gøre dem sammenklappelige og udvidelige

Selvstudiet viser, hvordan man grupperer rækker i Excel for at gøre komplicerede regneark lettere at læse . Se hvordan du hurtigt kan skjule rækker i en bestemt gruppe eller skjule hele omridset til et bestemt niveau.

Arbejdsark med mange komplekse og detaljerede oplysninger er vanskelige at læse og analysere. Heldigvis giver Microsoft Excel en nem måde at organisere data i grupper på, så du kan skjule og udvide rækker med lignende indhold for at skabe mere kompakte og forståelige visninger.

• Sådan grupperes rækker i Excel
  • Gruppér rækker automatisk (disposition)
  • Gruppér rækker manuelt (indlejrede grupper)
• Sådan skjules rækker i Excel
• Sådan udvides rækker
• Sådan fjerner du omrids og ophæver rækker
• Excel-grupperingstips
  • Beregn gruppens undertotaler automatisk
  • Anvend standard Excel-stilarter til oversigtsrækker
  • Vælg og kopier kun synlige rækker
  • Skjul og vis omridssymboler
  • Kontur symboler vises ikke i Excel

Sådan grupperes rækker i Excel

Gruppering i Excel fungerer bedst for strukturerede regneark, der har kolonneoverskrifter, ingen tomme rækker eller kolonner og en oversigtsrække ( subtotal) for hvert undersæt af rækker. Når dataene er ordentligt organiseret, skal du bruge en af følgende måder til at gruppere dem.

Gruppér rækker automatisk (opret en oversigt)

Hvis dit datasæt kun indeholder et niveau af information, er den hurtigste måde at lade Excel gruppere rækker automatisk til dig. Sådan gør du:

1. Vælg en hvilken som helst celle i en af de rækker, du vil gruppere.
2. Gå til fanen Data > Konturgruppe, klik på pilen under Gruppe, og vælg Automatisk disposition.

Det er alt, hvad der er til det!

Her er et eksempel på, hvilken slags af rækker Excel kan gruppere:

Som vist på skærmbilledet nedenfor er rækkerne grupperet perfekt, og omridselinjerne repræsenterer forskellige dataniveauer organisation er tilføjet til venstre for kolonne A.

Bemærk. Hvis dine oversigtsrækker er placeret over en gruppe detaljerede rækker, inden du opretter en omrids, skal du gå til fanen Data > Konturgruppe, klikke på dialogboksen Oversigt og ryd oversigtsrækkerne afkrydsningsfelt under detaljer.

Når dispositionen er oprettet, kan du hurtigt skjule eller vise detaljer inden for en bestemt gruppe ved at klikke på minus eller plus for denne gruppe. Du kan også skjule eller udvide alle rækker til et bestemt niveau ved at klikke på niveau-knapperne i øverste venstre hjørne af regnearket. For mere information, se Sådan kollapser du rækker i Excel.

Sådan grupperes rækker manuelt

Hvis dit regneark indeholder to eller flere informationsniveauer, er det ikke sikkert, at Excels automatiske oversigt gruppere dine data korrekt. I et sådant tilfælde kan du gruppere rækker manuelt ved at udføre nedenstående trin.

1. Opret ydre grupper (niveau 1)

Vælg en af de større delmængder af data, inklusive alle de mellemliggende oversigtsrækker og deres detaljerede rækker.

I datasættet nedenfor vælger vi række 2 til 8 for at gruppere alle data for række 9 (øst total).

På fanen Data i gruppen Oversigt skal du klikke på knappen Gruppe, vælge Rækker og klikke på OK.

Dette tilføjer en bjælke i venstre side af regnearket, der spænder over de valgte rækker:

På samme måde opretter du så mange ydre grupper som nødvendigt.

I dette eksempel har vi brug for en yderligere ydre gruppe til regionen Nord. Til dette vælger vi række 10 til 16 og klikker på fanen Data > Gruppeknap > Rækker.

At sæt af rækker er nu også grupperet:

2. Opret indlejrede grupper (niveau 2)

For at oprette en indlejret (eller indre) gruppe skal du vælge alle detaljerækker over den relaterede oversigtsrække og klikke på knappen Gruppe.

For eksempel, for at oprette gruppen Æbler inden for den østlige region skal du vælge række 2 og 3 og trykke på Gruppe. For at oprette gruppen Appelsiner skal du vælge række 5 til 7 og trykke på gruppeknappen igen.

På samme måde opretter vi indlejrede grupper til de nordlige regioner og får følgende resultat:

3. Tilføj om nødvendigt flere grupperingsniveauer

I praksis er datasæt sjældent komplette.Hvis der på et eller andet tidspunkt tilføjes flere data til dit regneark, vil du sandsynligvis oprette flere omridsniveauer.

Lad os som et eksempel indsætte rækken Grand total i vores tabel og derefter tilføje den yderste dispositionsniveau. For at få det gjort skal du vælge alle rækkerne undtagen rækkens samlede antal (række 2 til 17) og klikke på fanen Data > Gruppeknap > Rækker.

Som vist i skærmbilledet nedenfor er vores data nu grupperet i 4 niveauer:

• Niveau 1: Samlet total
• Niveau 2: Regionstotaler
• Niveau 3: Punktundertal
• Niveau 4: Detaljerede rækker

Nu hvor vi har en oversigt over rækker, skal vi se, hvordan det gør vores data lettere at se.

Sådan kollapser rækker i Excel

En af de mest nyttige funktioner i Excel-gruppering er evnen til at skjule og vise detaljerækkene for en bestemt gruppe såvel som at kollapse eller udvide hele konturen til et bestemt niveau med et museklik.

Skjul rækker i en gruppe

For at skjule rækkerne i en bestemt gruppe skal du bare klikke på minus-knappen nederst i den gruppe “s bjælke.

For eksempel kan du hurtigt skjule alle detaljerækker for den østlige region, inklusive subtotaler, og kun vise den samlede række i øst:

En anden måde at skjule rækker i Excel er at vælge en hvilken som helst celle i gruppen og klikke på knappen Skjul detalje under fanen Data i gruppen Oversigt:

På en eller anden måde minimeres gruppen til oversigtsrækken, og alle detaljerækkene skjules.

Skjul eller udvid hele skitsere til et bestemt niveau

For at minimere eller udvide alle grupperne på et bestemt niveau skal du klikke på det tilsvarende omridsnummer i øverste venstre hjørne af dit regneark.

Niveau 1 viser det mindste mængde data, mens det højeste antal udvider alle rækkerne. For eksempel, hvis din disposition har 3 niveauer, skal du klikke på nummer 2 for at skjule 3. niveau (detaljerede rækker), mens du viser de to andre niveauer (resumérækker).

I vores eksempeldatasæt har vi 4 omrids niveauer, der fungerer på denne måde:

• Niveau 1 viser kun samlet total (række 18) og skjuler alle andre rækker.
• Niveau 2 viser subtotaler i alt og region (rækker 9, 17 og 18).
• Niveau 3 viser samlet total-, region- og elementundertotaler (række 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 og 18).
• Niveau 4 viser alle rækkerne.

Følgende skærmbillede viser konturen kollapset til niveau 3.

Sådan udvides rækker i Excel

For at udvide rækkerne inden for en bestemt gruppe skal du klikke på en hvilken som helst celle i den synlige oversigtsrække og derefter klikke på knappen Vis detaljer på fanen Data i gruppen Oversigt:

Eller klik på plustegnet for den skjulte gruppe af rækker, som du ønsker at expa nd:

Sådan fjernes disposition i Excel

Hvis du vil fjerne alle rækkegrupper på én gang, så ryd konturen. Hvis du kun vil fjerne nogle af rækkegrupperne (f.eks. Indlejrede grupper), skal du fjerne de valgte rækker.

Sådan fjernes hele konturen

Gå til fanen Data > Konturgruppe, klik på pilen under Opdel gruppe, og klik derefter på Ryd kontur.

Noter:

1. Fjernelse af omrids i Excel sletter ikke nogen data.
2. Hvis du fjerner en omrids med nogle sammenklappede rækker, forbliver disse rækker muligvis skjulte, efter at omridset er ryddet . For at få vist rækkerne skal du bruge en af metoderne beskrevet i Sådan fjernes rækker i Excel.
3. Når omridset er fjernet, vil du ikke kunne få det tilbage ved at klikke på Fortryd-knappen eller trykke på Fortryd genvej (Ctrl + Z). Du bliver nødt til at genskabe konturen fra bunden.

Sådan afgrupperes en bestemt gruppe af rækker

For at fjerne gruppering for bestemte rækker uden at slette hele konturen, gør følgende:

1. Vælg de rækker, du vil opheve gruppen.
2. Gå til fanen Data > Konturgruppe, og klik på knappen Opdel gruppe. Eller tryk på Skift + Alt + venstre pil, der er genopkald genvej i Excel.
3. I dialogboksen Opdel gruppe skal du vælge Rækker og klikke på OK.

For eksempel kan du her se, hvordan du kan gruppere to indlejrede rækkegrupper (Apples subtotal og appelsiner subtotal), mens du holder den ydre østgruppe i alt:

Excel-grupperingstips

Som du lige har set, er det ret nemt at gruppere rækker i Excel. Nedenfor vil du find et par nyttige tricks, der gør dit arbejde med grupper endnu lettere.

Sådan beregnes gruppesubtotaler automatisk

I alle ovenstående eksempler har vi indsat vores egne subtotalrækker med SUM-formler. For at få beregnet subtotaler automatisk skal du bruge kommandoen Delsum med den opsummeringsfunktion, du vælger, såsom SUM, TÆLLING, GENNEMSNIT, MIN, MAKS osv. Kommandoen Delsummer indsætter ikke kun oversigtsrækker, men opretter også en kontur med sammenklappelige og udvidelige rækker , hvorved to opgaver udføres på én gang!

Anvend standard Excel-typografier på oversigtsrækker

Microsoft Excel har de foruddefinerede typografier til to niveauer af oversigtsrækker: RowLevel_1 (fed) og RowLevel_2 (kursiv ). Du kan anvende disse typografier før eller efter gruppering af rækker.

Hvis du automatisk vil anvende Excel-typografier på en ny disposition, skal du gå til fanen Data > Konturgruppe, klik på Konfigurer dialogboksstarter, og marker derefter afkrydsningsfeltet Automatiske stilarter, og klik på OK. Derefter opretter du en kontur som normalt.

For at anvende typografier til en eksisterende disposition skal du også vælge feltet Automatiske typografier som vist ovenfor, men klik på knappen Anvend stilarter i stedet for OK.

Sådan ser en Excel-oversigt med standardformaterne til oversigtsrækker ud:

Sådan vælges og kopieres kun synlige rækker

Når du har skjult irrelevante rækker, kan du kopiere de viste relevante data et andet sted. Når du vælger de synlige rækker på den sædvanlige måde ved hjælp af musen, vælger du faktisk også de skjulte rækker.

For kun at vælge de synlige rækker, skal du udføre et par ekstra trin :

1. Vælg synlige rækker ved hjælp af musen.

   For eksempel har vi sammenklappet alle detaljerækkerne, og vælg nu de synlige oversigtsrækker:
   

2. Gå til fanen Startside > Redigeringsgruppe, og klik på Find & Vælg > Gå til Special. Eller tryk på Ctrl + G (Gå til genvej), og klik på knappen Special….
3. I dialogboksen Gå til speciel skal du kun vælge Synlige celler og klikke på OK.
   

Som et resultat vælges kun de synlige rækker (rækkerne ved siden af skjulte rækker er markeret med en hvid kant):

Og nu skal du blot trykke på Ctrl + C for at kopiere de valgte rækker og Ctrl + V at indsætte dem whe hilsen du kan lide.

Sådan skjules og vises omridssymboler

For at skjule eller vise konturlinjerne og niveaunumrene i Excel skal du bruge følgende tastaturgenvej: Ctrl + 8.

Hvis du trykker på genvejen for første gang, skjules omridssymbolerne, og igen trykkes på det, viser konturen igen.

Kontursymbolerne vises ikke i Excel

Hvis du kan hverken se plus- og minussymbolerne i gruppelinjerne eller tallene øverst i omridset, skal du kontrollere følgende indstilling i din Excel:

1. Gå til fanen Filer > Valgmuligheder > Avanceret kategori.
2. Rul ned til afsnittet Vis indstillinger for dette regneark, vælg det aktuelle regneark og sørg for afkrydsningsfeltet Vis omridssymboler, hvis der er anvendt en disposition, er valgt.

Sådan grupperer du rækker i Excel for at skjule eller udvide visse sektioner i dit datasæt. På en lignende måde kan du gruppere kolonner i dine regneark. Jeg takker dig for læsningen og håber at se dig på vores blog i næste uge.

• Sådan skjules og grupperes kolonner i Excel
• Sådan fjernes kolonner i Excel
• Sådan skjules og vises rækker i Excel
• Sådan indsættes, bruges og fjern subtotaler i Excel
• Sådan slettes hver anden række eller hver Nth-række i Excel