Et Excel-dashboard kan være et fantastisk værktøj, når det kommer til at spore KPIer, sammenligne datapunkter, og få data-backede visninger, der kan hjælpe ledelsen med at træffe beslutninger.
I denne vejledning lærer du, hvordan du opretter et Excel-dashboard, de bedste fremgangsmåder, du skal følge, mens du opretter en, funktioner og værktøjer, du kan bruge i Excel , ting der skal undgås for enhver pris og anbefalet undervisningsmateriale.
Denne vejledning dækker:
Hvad er et Excel Dashboard, og hvordan adskiller det sig fra en rapport?
Lad os først forstå, hvad der er et Excel-dashboard.
Et Excel-dashboard er en personsøger (for det meste, men ikke altid nødvendigt), der hjælper ledere og forretningsledere med at spore vigtige KPIer eller metrics og tage en beslutning baseret på den. Det indeholder diagrammer / tabeller / visninger, der er bakket op af data.
Et dashboard kaldes ofte en rapport, men ikke alle rapporter er dashboards.
Her er forskellen:
- En rapport vil kun indsamle og vise data på et enkelt sted. For eksempel, hvis en manager ønsker at vide, hvordan salget er vokset i den sidste periode, og hvilken region der var mest rentabel, ville en rapport ikke være i stand til at besvare det. Det ville blot rapportere alle relevante salgsdata. Disse rapporter bruges derefter til at oprette dashboards (i Excel eller PowerPoint), der hjælper med at træffe beslutningstagning.
- Et dashboard vil på den anden side øjeblikkeligt besvare vigtige spørgsmål, som hvilke regioner der klarer sig bedre, og hvilke produkter skal ledelsen fokusere på. Disse dashboards kunne være statiske eller interaktive (hvor brugeren kan foretage valg og ændre visninger, og dataene opdateres dynamisk).
Nu hvor vi har forståelse for, hvad et dashboard er, lad os dykke ind og lære at oprette et dashboard i Excel.
Sådan oprettes et Excel Dashboard?
Oprettelse af et Excel-dashboard er en proces i flere trin, og der er nogle vigtige ting, du skal huske på, når du opretter det.
Selv før du starter Excel, skal du være klart om målene for instrumentbrættet.
Hvis du f.eks. opretter et KPI-dashboard til at spore økonomiske KPIer for en virksomhed, ville dit mål være at vise sammenligningen af den aktuelle periode med den forløbne periode (s).
Tilsvarende, hvis du opretter et dashboard til Human Resources-afdelingen til at spore medarbejderuddannelsen, ville målet være at vise, hvor mange medarbejdere der er uddannet, og hvor mange der skal trænes for at nå målet.
Ting at gøre, før du overhovedet begynder at oprette et Excel-dashboard
Mange mennesker begynder at arbejde på dashboardet, så snart de får fat i dataene.
Og i de fleste tilfælde bringer de elendigheden ved at omarbejde på instrumentbrættet, da klientens / interessentens mål ikke nås.
Nedenfor er nogle af de stillinger, du skal have besvaret, før du begynder at opbygge et Excel-dashboard:
Q: Hvad er formålet med Dashboardet?
Den første ting at gøre, så snart du får dataene ( eller endda før du får dataene), er at få klarhed om, hvad din interessent ønsker. Vær klar over, hvilket formål instrumentbrættet skal tjene.
Er det at spore KPIer kun en gang eller regelmæssigt? Er det nødvendigt at spore KPIerne for hele virksomheden eller divisionsmæssigt ?. At stille de rigtige spørgsmål vil hjælpe dig med at forstå, hvilke data du har brug for, og hvordan du designer dashboardet.
Q: Hvad er datakilderne?
Ved altid, hvor dataene kommer fra og i hvilket format. I et af mine projekter blev dataene leveret som PDF-filer på spansk. Dette ændrede omfanget fuldstændigt, og det meste af vores tid blev suget op i manuel slagtning af dataene. Her er de spørgsmål, du skal stille: Hvem ejer dataene? I hvilket format får du dataene? Hvor ofte opdateres dataene?
Q: Hvem bruger dette Excel Dashboard?
En manager vil sandsynligvis kun være interesseret i den indsigt, dit dashboard giver, dog nogle dataanalytikere i hans team har muligvis brug for en mere detaljeret visning. Baseret på hvem der bruger dit dashboard, skal du strukturere dataene og den endelige output.
Q: Hvor ofte skal Excel Dashboard opdateres?
Hvis dine dashboards skal opdateres ugentligt eller månedligt, er det bedre at oprette en plug-and-play-model (hvor du simpelthen kopierer og indsætter dataene, og de opdateres automatisk). Hvis det kun er en engangsøvelse, kan du udelade en vis automatisering og gøre det manuelt.
Sp .: Hvilken version af Office bruger klienten / interessenten?
Det er bedre at ikke antage, at klienten / interessenten har den nyeste version af MS Office. Jeg oprettede en gang et dashboard kun for at vide, at min interessent brugte Excel 2003.Dette førte til nogle omarbejdninger, da IFERROR-funktionen ikke fungerer i Excel 2003-versionen (som jeg havde brugt i vid udstrækning, da jeg oprettede dashboardet).
Sådan får du dataene i Excel
Når du har en god idé om, hvad du skal oprette, de næste trin er at få fat i dataene og få dem i Excel.
Dit liv er let, når din klient giver dig Data i Excel, dog hvis det ikke er tilfældet, skal du finde ud af en effektiv måde at få det til i Excel.
Hvis du leveres med CSV-filer eller tekstfiler, kan du nemt konvertere dem i Excel. Hvis du har adgang til en database, der gemmer dataene, kan du oprette en forbindelse og opdatere dem indirekte.
Når du har dataene, skal du rense dem og standardisere dem.
Det kan f.eks. Være nødvendigt at slippe af med ledende, efterfølgende eller dobbeltrum, finde og fjerne dubletter, fjerne blanks og fejl osv.
I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at omstrukturere data (for eksempel sig, at du skal oprette en pivottabel).
Disse trin afhænger af projektet, og hvordan dine data ser ud i Excel.
Skitserer strukturen på instrumentbrættet
Når du har dataene i Excel, ved du nøjagtigt, hvad du kan og ikke kan bruge i dit Excel-dashboard.
På dette tidspunkt er det en god ide at cirkel tilbage med din interessenter med en oversigt over Excel-instrumentbrættet.
Som en bedste praksis opretter jeg en simpel oversigt i PowerPoint sammen med yderligere noter. Formålet med dette trin er at sikre, at din interessent forstår, hvilken slags dashboard han / hun kan forvente med de tilgængelige data.
Det hjælper også, da interessenten kan foreslå ændringer, der tilføjer ham mere værdi.
Her er et eksempel på en prøveoversigt, jeg oprettede til et af KPI-dashboards:
Når du har udarbejdet oversigten, er det tid til at begynde at oprette Excel-dashboardet.
Som en bedste praksis opdeler du din Excel-projektmappe i tre dele (disse er de regneark, som jeg opretter med samme navn):
- Data – Dette kan være et eller flere regneark, der indeholder rådataene.
- Beregninger – Dette er hvor du foretager alle beregningerne. Igen kan du have et eller flere ark til beregninger.
- Dashboard – Dette er det ark, der har dashboardet. I de fleste tilfælde er det en enkelt sidevisning, der viser analyse / indsigt bakket op af data.
Excel-tabel – Den hemmelige sauce af et effektivt Excel-dashboard
Det første jeg gør med rådataene er at konvertere det til en Excel-tabel.
Excel-tabel giver mange fordele, som er afgørende, når du opretter et Excel-dashboard.
For at konvertere tabeldata til en Excel-tabel skal du vælge dataene og gå til fanen Indsæt og klikke på ikonet Tabel.
Her er fordelene ved at bruge en Excel-tabel til dit dashboard:
- Når du konverterer et datasæt til en tabel til en Excel-tabel , behøver du ikke bekymre dig om, at data ændres på et senere tidspunkt. Selvom du får yderligere data, kan du blot tilføje dem til tabellen uden at bekymre dig om, at formlerne bliver skruet op. Dette er virkelig nyttigt, når jeg opretter plug-and-play dashboards.
- Med en Excel-tabel kan du bruge navnene på kolonnerne i stedet for referencen. For eksempel er i stedet C2: C1000, du kan bruge Salg.
Vigtige Excel-funktioner til dashboards
Du kan oprette en masse gode interaktive Excel-dashboards ved at bare ved hjælp af Excel-formler.
Når du foretager et valg fra en rulleliste eller bruger en rullebjælke eller markerer et afkrydsningsfelt, er der formler, der opdateres baseret på resultaterne og giver dig de opdaterede data / se i instrumentbrættet.
Her er mine fem bedste Excel-funktioner til Excel-dashboards:
- SUMPRODUCT-funktion: Det er min yndlingsfunktion, mens jeg opretter et interaktivt Excel-dashboard. Det giver mig mulighed for at lave komplekse beregninger, når der er mange variabler. Antag for eksempel, at jeg har et salgsdashboard, og jeg vil vide, hvad der blev solgt af rep. Bob i tredje kvartal i regionen East. Jeg kan simpelthen oprette en SUMPRODUCT-formel til dette.
- INDEX / MATCH-funktion: Jeg er en stor tilhænger af at bruge kombinationen af INDEX og MATCH-formel til at finde data i Excel Dashboards. Du kan også bruge VLOOKUP-funktionen, men jeg finder INDEX / MATCH som et bedre valg.
- FEJLFUNKTION: Når du foretager beregninger på rådataene, vil du ofte ende med fejl. Jeg bruger IFERROR i vid udstrækning til at skjule fejl i instrumentbrættet (og mange gange også i rådata).
- TEKST-funktion: Hvis du vil oprette dynamiske overskrifter eller titler, skal du bruge TEKST-funktionen til det.
- RÆKER / KOLONNER Funktion: Jeg bruger disse ofte, når jeg skal kopiere en formel, og et af argumenterne skal øges, når vi går ned / til højre for cellen.
Ting, du skal huske på, når du arbejder med formler i et Excel-dashboard:
- Undgå at bruge flygtige formler (såsom OFFSET, NU, I DAG osv. på..). Disse bremser din projektmappe.
- Fjern unødvendige formler. Hvis du har nogle yderligere formler i beregningsarket, skal du fjerne disse, mens du afslutter dashboardet.
- Brug hjælpekolonner, da det kan hjælpe dig med at undgå lange matrixformler.
Interaktiv Værktøjer til at gøre dit Excel-dashboard fantastisk
Der er mange interaktive værktøjer, som du kan bruge til at gøre dit Excel-dashboard dynamisk og brugervenligt.
Her er nogle af disse, jeg bruger regelmæssigt:
- Rullebjælker: Brug rullebjælker til at gemme din projektmaj fast ejendom. For eksempel, hvis du har 100 rækker med data, kan du bruge en rullepanel med kun 10 rækker i instrumentbrættet. En bruger kan bruge rullepanelet, hvis han / hun ønsker at se på hele datasættet.
- Afkrydsningsfelter: Afkrydsningsfelter giver dig mulighed for at foretage valg og opdatere dashboardet. Antag for eksempel, at jeg har et træningsdashboard, og at jeg er virksomhedens administrerende direktør. Jeg vil gerne se på det overordnede virksomhedsdashboard. Men hvis jeg er salgschef, vil jeg kun se på præstationen i min afdeling. I et sådant tilfælde kan du oprette et dashboard med afkrydsningsfelter til forskellige divisioner i virksomheden.
- Drop Down List: En rulleliste giver brugeren mulighed for at foretage et eksklusivt valg. Du kan bruge disse rullemenuvalg til at opdatere dashboardet. Hvis du f.eks. Viser data efter afdeling, kan du have afdelingens navne i rullemenuen.
Brug af Excel-diagrammer til at visualisere data i et Excel-dashboard
Diagrammer gør ikke kun dit Excel-dashboard visuelt tiltalende, men gør det også let at forbruge og fortolke.
Her er nogle tip, når du bruger diagrammer i et Excel-dashboard:
- Vælg det rigtige diagram: Excel giver dig mange kortindstillinger, og du skal bruge det rigtige diagram. For eksempel, hvis du skal vise en tendens, skal du bruge et linjediagram, men hvis du vil fremhæve de faktiske værdier, kan et søjle- / søjlediagram være det rigtige valg. Mens mange eksperter fraråder brug af et cirkeldiagram, vil jeg foreslå, at du bruger dit skøn. Hvis dit publikum er vant til at se cirkeldiagrammer, kan du lige så godt bruge disse.
- Brug kombinationsdiagrammer: Jeg kan varmt anbefale at bruge kombinationsdiagrammer, da disse giver brugeren mulighed for at sammenligne værdier og tegne betydningsindsigt. For eksempel kan du vise salgstallet som et søjlediagram og vækst som et linjediagram.
- Brug dynamiske diagrammer: Hvis du vil tillade brugeren at foretage valg og ønsker, at diagrammet opdateres med det, skal du bruge dynamiske diagrammer. Nu er et dynamisk diagram intet andet end et almindeligt diagram, hvis data opdateres i back-end, når du foretager valg.
- Brug Sparklines til at gøre dine data mere meningsfulde: Hvis du har mange data i dit dashboard / rapport, kan du overveje at bruge Sparklines til at gøre det visuelt. En sparkline er et lille diagram, der ligger i en celle og kan oprettes ved hjælp af et datasæt. Disse er nyttige, når du vil vise en tendens over tid og samtidig spare plads på dit dashboard. Du kan lære mere om Excel Sparklines her.
- Brug kontrasterende farver til at fremhæve data: Dette er et generisk diagramtip, hvor du skal fremhæve data i et diagram, så det er let at forstå. Hvis du f.eks. Har salgsdata, kan du fremhæve året med den laveste salgsværdi i rødt.
Du kan gennemse nogle af mine kortlægningsvejledninger her.
Hvis du også vil være mere avanceret i Excel-kortlægning, anbefaler jeg, at du besøger bloggen af Excel-kortekspert Jon Peltier.
Excel Dashboards Dos and Donts
Lad os først starte med Donts!
Her er nogle af de ting, jeg anbefaler, at du undgår, når du opretter et Excel-dashboard. Igen vil disse variere afhængigt af dit projekt og din interessent, men er gyldige i de fleste tilfælde.
- Lad ikke dine dashboards rod: Bare fordi du har data og diagrammer, betyder det ikke, at det skal gå i dit dashboard. Husk, at instrumentbrættets mål er at hjælpe med at identificere et problem eller hjælpe med at tage beslutninger. Så hold det relevant, og fjern alt, hvad der ikke hører til der. Jeg spørger ofte mig selv, om noget bare er godt at have til absolut at have. Så går jeg videre og fjerner alle de gode ting.
- Brug ikke flygtige formler: Da det vil bremse beregningerne.
- Hold ikke ekstra data inde din projektmappe: Hvis du har brug for disse data, skal du oprette en kopi af instrumentbrættet og opbevare den som sikkerhedskopi.
Lad os nu se på nogle Dos (eller bedste fremgangsmåder)
- Nummerering af dine diagrammer / sektion: Dit dashboard er ikke kun et tilfældigt sæt af diagrammer og datapunkter. I stedet er det en historie, hvor den ene ting fører til den anden.Du skal sørge for, at dit publikum følger trinnene i den rigtige rækkefølge, og derfor er det bedst at nummerere disse. Selvom du muligvis kan guide dem, når du præsenterer live, er det en stor hjælp, når nogen bruger dit dashboard på et senere tidspunkt eller tager en udskrift ud af det.
- Begræns bevægelse i dashboardområdet: Skjul alle rækker / kolonner for at sikre, at brugeren ikke ved et uheld ruller væk.
- Frys Vigtige rækker / kolonner: Brug frysepaneler, når du vil have, at nogle rækker / kolonner altid skal være synlige på instrumentbrættet.
- Lav figurer / diagrammer Stick: Sørg for, at dine figurer / diagrammer eller interaktive kontroller ikke skjuler eller ændrer størrelse, når nogen skjuler / ændrer størrelsen på cellerne. Du kan også bruge Excel Camera-værktøjet til at tage et øjebliksbillede af diagrammer / tabeller og placere det i Excel-instrumentbrættet (disse billeder er dynamiske og opdateres, når backend-diagrammet / tabellen opdateres).
- Giv en Brugervejledning: Hvis du har et komplekst dashboard, er det en god ide at oprette et separat regneark og fremhæve trinnene. Det hjælper folk med at bruge dit dashboard, selv når du ikke er der.
- Spar plads med kombinationsdiagrammer: Brug kombinationsdiagrammer (såsom punkttegninger, termometerdiagrammer og faktiske versus målkort) for at gemme dit regneark mellemrum.
- Brug symboler & Betinget formatering: Brug symboler (såsom pil op / ned eller markering / kryds) og betinget formatering for at tilføje et analyselag til dit dashboard (men overdriv det heller ikke).
Vil du oprette professionelle dashboards i Excel? Se Online Excel Dashboard-kurset, hvor jeg viser dig alt om oprettelse af et Excel-dashboard i verdensklasse.
Eksempler på dashboard
Her er nogle seje Excel-dashboardeksempler, som du kan downloade og spille med.
Excel KPI Dashboard
Du kan bruge dette dashboard til at spore KPIer fra forskellige virksomheder og brug derefter punkttegninger til at dybe dybt ned i den enkelte virksomheds præstationer.
Klik her for at downloade dette KPI Dashboard.
Hvis du er interesseret i at lære at oprette dette KPI dashboard – klik her.
Performance Center Dashboard
Du kan bruge dette dashboard til at spore nøgle-KPIer for en callcenter. Fra dette dashboard kan du lære, hvordan man opretter kombinationsdiagrammer, hvordan man fremhæver specifikke datapunkter i diagrammer, hvordan man sorterer ved hjælp af radioknapper osv.
Klik her for at downloade dashboardet.
Du kan læse mere om dette dashboard her.
EPL Season visualiseret i et Excel Dashboard
I dette dashboard lærer du, hvordan du bruger VBA i Excel-dashboards. I dette dashboard opdateres spildetaljerne, når du dobbeltklikker på cellerne til venstre. Det bruger også VBA til at vise en hjælpemenu til at guide brugeren til at bruge dette dashboard.
Klik her for at downloade EPL-dashboardet.
Du kan læse mere om dette dashboard her.
Anbefalet dashboard-træning
Hvis du vil lære at oprette professionelle dashboards i verdensklasse i Excel, skal du tjekke mit GRATIS online Excel Dashboard-kursus.