En af de tidskrævende opgaver i Microsoft Word er at rydde op i tekst fra eksterne kilder, især når dokumentet har ekstra hårde returneringer, du vil slette. Disse dokumenter inkluderer tekst kopieret fra en PDF, udskrifter fra et Zoom-møde, tekst fra YouTube eller andre tjenester og dokumenter modtaget fra kolleger og klienter, der muligvis bruger andre programmer. Udfordringen er, at du spilder for meget tid manuelt på at rense disse filer for at fjerne hårde returneringer, der ikke er nødvendige i dokumentteksten.
Til de enkle trin til let at fjerne hårde returneringer eller afsnitstegn fra en tekstfil i Microsoft Word fortsæt med at læse eller se min video:
Visning af afsnit i et dokument
Den første ting du vil gøre er at få mere information. Du gør dette ved at arbejde med Vis / skjul. Dette er under fanen Start i gruppen Afsnit. Du finder dette med et afsnitssymbol. Vælg denne mulighed, og du vil nu vise tegn, der ikke er udskrivning, nogle gange kaldet skjulte tegn. Du kan se, hvor hårde returneringer forekommer i enderne af linjer, og hvor de bryder teksten på akavede steder. I eksempeldokumentet nedenfor er det ret nemt at se, hvor de hårde afkast kommer ind. Det vil sige, teksten ombrydes ikke med det, der kaldes et blødt afkast. Der er hårde afkast i slutningen af hver linje, som skaber alle mulige redigerings- og formateringsproblemer i et Word-dokument.
Sådan fjerner du hårde returneringer
Selvom det kan være en ret tidskrævende proces, kunne vi rediger teksten manuelt for at slette de ekstra hårde returneringer, tilføj et mellemrum eller om nødvendigt tegnsætning og fortsæt med at rydde op på dokumentet på denne måde. Der er dog en meget lettere tilgang til at fjerne hårde afkast. Og det er at bruge kommandoerne Find og erstat. Den grundlæggende proces til fjernelse af hårde returneringer eller afsnitstegn som beskrevet nedenfor er:
- Gem det originale dokument med et nyt navn.
- Start kommandoen Udskift.
- Udskift efter behov flere hårde afkast, du vil beholde, med en pladsholder.
- Find og udskift resterende hårde afkast ved hjælp af Mere > Special fra Find og udskift dialogboksen. Vælg afsnitstegn fra indstillingerne under Special. Afhængigt af dit dokument skal du udskifte afsnitstegnene med et mellemrum eller slet intet.
- Hvis du oprettede pladsholdere til de afsnitstegn, du vil beholde, skal du vende de trin, du brugte til trin 3, for at bringe afsnittet tilbage mærker, du vil beholde i dokumentet.
- Gennemgå og rediger dit dokument efter behov for at afslutte oprydningen af din fil.
Sådan finder du & Erstat afsnitstegn
For at begynde skal du finde kommandoerne Find og erstat på højre side af fanen Hjem. Du kan også bruge følgende tastaturgenveje:
- Find: + F
- Erstat: + H
Du har sandsynligvis brugt disse før for at finde tekst, måske tegnsætning, og erstatte den med noget andet. Men der er mere ved denne funktion end blot at lede efter tekst og erstatte den med noget andet. Vælg først Erstat. Vælg Mere i dialogboksen Find og erstat. Dette giver dig mulighed for at kunne forfine, hvordan du finder og udskifter. For at fjerne hårde returneringer fra en tekstfil skal du vælge indstillingen Special. Her kan du se et hvilket som helst antal forskellige symboler og tegn, som du kan finde og erstatte inklusive afsnitstegn.
For at rydde op i vores dokumenter, vil vi ofte finde, hvor afsnitstegnet forekommer, og erstatte det enten med et mellemrum eller intet, hvis der allerede er et mellemrum på plads. Hvis du nu gør dette regelmæssigt, er den anden måde at oprette dette på med symbolet (^) og bogstavet P. Du finder tegnet øverst på tastaturet over tast 6. Så ^ P er en anden måde at vise afsnitstegnet på. Følg derefter med det indhold, du vil erstatte, f.eks. Et mellemrum. Bemærk: Før du begynder at redigere, skal du oprette en kopi af dit dokument, hvis du har brug for at gå tilbage til originalen.
Men der er en anden ting at passe på, fordi du måske vil have nogle hårde returneringer eller afsnitstegn på slutningen af de sande afsnit. Du bemærker i eksempeldokumentet ovenfor, at der er to hårde afkast i slutningen af afsnit. For disse typer dokumenter ønsker vi ikke nødvendigvis at søge efter alle afsnitstegn og erstatte dem, for nu skaber vi et andet sted, hvor vi bliver nødt til at bruge vores tid på at rydde op i dokumentet.
I dette tilfælde vil du også kigge efter enhver begivenhed, hvor der er to hårde afkast. Derefter erstatter du de to hårde afkast med pladsholdere. Nu kan denne pladsholder i det væsentlige være noget, der normalt ikke vises på dokumentet. Pladsholderne kan være et par stjerner (**), tre udråbstegn (!!!) – bare noget, der kan være et sted, som du kommer tilbage til, når du er klar til at redigere dokumentet. Hvis du ikke er for selvsikker endnu, kan du udskifte de dobbelte hårde returneringer individuelt ved hjælp af Find Næste og derefter Erstat. Når du ser, hvordan det fungerer, kan du prøve Erstat alle. Nu har du disse pladsholdere, hvor du rent faktisk ønsker at se et afsnitstegn. Senere kan du gå tilbage i teksten og kigge efter disse pladsholdere og erstatte dem med de to hårde returneringer for hvert sted, hvor du faktisk vil have dem i det endelige dokument.
Derefter er det tid til at rydde op de hårde afkast, du vil fjerne fra dokumentet. Du skal bare bede Word om at søge efter hver forekomst af et hårdt retur og, afhængigt af indholdet, erstatte det med intet (lad Erstat tomt) eller eventuelt tilføje et mellemrum. Prøv igen at erstatte alle, når du tester et par forekomster.
Dine sidste trin kan være at nulstille de hårde afkast, der i øjeblikket er repræsenteret af pladsholdere, såsom to stjerner. Husk, at pladsholdere ikke rigtig har nogen specifik betydning. Du bruger dem simpelthen som noget, du kan finde, og udskift dem derefter med to hårde afkast. Igen finder du dem i dialogboksen Find og erstat i afsnittet Mere under Special. Tjek de andre muligheder, fordi du kan se mange ting at søge efter i et dokument ud over simpel tekst og tegnsætning.
Nu har du et dokument, der sandsynligvis kun har brug for en lille oprydning, f.eks. Tilføjelse eller slette et par mellemrum. Det kræver kun et par klik og et par rettelser for at spare tid på at redigere dine Word-dokumenter, så du kan fokusere på, hvad der er vigtigere for dig.
Af Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Microsoft-certificeret træner, produktivitetshøjttaler, certificeret virtuel præsenterer