Kanban er en metode til styring af workflow til at definere, administrere og forbedre tjenester, der leverer videnarbejde. Det sigter mod at hjælpe dig med at visualisere dit arbejde, maksimere effektiviteten og forbedre kontinuerligt. Fra japansk oversættes kanban som billboard eller signboard. Den stammer fra fremstilling og blev senere et område, som Agile softwareudviklingsteam hævder. For nylig begyndte det at blive anerkendt af forretningsenheder i forskellige brancher.
Da flere og flere mennesker hører om Kanban, er der ofte fejlfortolkninger.
Hvad er præcis Kanban? Hvordan man bygger et Kanban-system?
Her er de vigtigste ting, du har brug for at vide om metoden og dens praktiske anvendelse.
Hvad er Kanban? Definition og kort introduktion.
Kanban-definition. Oprindeligt opstod det som et planlægningssystem til lean produktion, der stammer fra Toyota Production System (TPS). I slutningen af 1940erne introducerede Toyota fremstillingen “just in time” til sin produktion. Metoden repræsenterer et pull-system. Dette betyder, at produktionen er baseret på kundernes efterspørgsel snarere end standard push-praksis for at producere varer og skubbe dem til markedet.
Deres unikke produktionssystem lagde grundlaget for Lean-produktion eller simpelthen Lean. Dets hovedformål er at minimere affaldsaktiviteter uden at gå på kompromis med produktiviteten. Hovedmålet er at skabe mere værdi for kunden uden at generere flere omkostninger.
Det originale Kanban-system, Kilde: TOYOTA Global Website
Kanban-metoden
I begyndelsen af det 21. århundrede indså nøgleaktører i softwareindustrien hurtigt, hvordan Kanban kunne bruges til at ændre, hvordan produkter og tjenester blev leveret positivt.
Med et øget fokus på effektivitet og ved at udnytte en dvances inden for computerteknologi forlod Kanban bilindustriens rige og blev med succes anvendt til andre komplekse kommercielle sektorer såsom IT, softwareudvikling, R & D og andre.
Faktisk opstod det, vi nu genkender som Kanban-metoden med alle kerneelementer, i begyndelsen af 2007.
Du kan begynde at opbygge dit Kanban-system ved at oprette det mest enkle Kanban-kort med tre grundlæggende kolonner – “Requested”, “In Progress” og “Done”. Når det er konstrueret, administreret og fungerer korrekt, fungerer det som et realtidsinformationslager, der fremhæver flaskehalse i systemet og alt andet, der kan afbryde problemfri arbejdsmetoder.
Men hvordan fungerer Kanban-metoden?
Lad os opdage mere.
De 4 Kanban Core-øvelser
David J. Anderson (en pioner inden for Lean / Kanban til videnarbejde) har formuleret Kanban-metoden som en tilgang til trinvis, evolutionær proces og systemændring for videnarbejdsorganisationer. Det er fokuseret på at få tingene gjort, og dets fundamentale kan opdeles i fire grundlæggende principper og seks fremgangsmåder.
Princip 1: Start med hvad du gør nu
Kanbans fleksibilitet gør det muligt at overlappe det på eksisterende arbejdsgange, systemer og processer uden at forstyrre, hvad der allerede er gjort med succes; det vil naturligvis fremhæve spørgsmål, der skal løses, og hjælpe med at vurdere og planlægge ændringer, så implementeringen er så ikke-forstyrrende som muligt.
Kanbans alsidighed giver dig mulighed for at introducere det trinvist for alle typer organisationer uden frygt for overengagement eller kulturchok, da der ikke er behov for at foretage gennemgribende ændringer lige fra starten.
Princip 2: Enig om at forfølge inkrementel , Evolutionary Change
Kanban-metoden er designet til at imødekomme minimal modstand. Det tilskynder til kontinuerlige små trinvise og evolutionære ændringer i den nuværende proces. Generelt frarådes gennemgribende ændringer, fordi de normalt støder på modstand på grund af frygt eller usikkerhed.
Princip 3: Respekter den aktuelle proces, roller & Ansvar
Kanban erkender, at eksisterende processer, roller, ansvarsområder og titler har værdi og generelt er værd at bevare. Kanban-metoden forbyder ikke forandring, men foreskriver den heller ikke som et “universalmiddel”. Den er designet til at fremme og tilskynde til inkrementelle, logiske ændringer uden at udløse frygt for forandring i sig selv.
Princip 4: Tilskynd til handlinger af ledelse på alle niveauer
Dette er det nyeste Kanban-princip.Det minder dig om, at lederskab kommer fra folks hverdagslige handlinger på frontlinjen i deres teams. Alle skal fremme en kontinuerlig forbedringstankegang (Kaizen) for at nå optimal præstation på et team / afdeling / virksomhedsniveau. Dette kan ikke være en ledelse niveauaktivitet.
10 års Kanban-oplevelse i 1 gratis bog:
Project Managers Guide to Kanban
De 6 øvelser i Kanban
Når man sigter mod at implementere Kanban-metoden, skal enhver organisation være forsigtig med de praktiske trin. Der er seks kernepraksis som identificeret af David Anderson, der skal være til stede for en vellykket implementering.
Visualiser arbejdsgangen
Et simpelt Kanban Board
For at visualisere din proces med et Kanban-system skal du bruge et kort med kort og kolonner. Hver kolonne på board repræsenterer et trin i din arbejdsgang. Hvert Kanban-kort repræsenterer et arbejdsemne.
Den første og vigtigste ting for dig er at forstå, hvad der kræves for at få en vare fra en anmodning til et produkt, der kan leveres. Først efter at have forstået, hvordan strømmen af arbejde i øjeblikket fungerer, kan du stræbe efter at forbedre det ved at foretage de nødvendige justeringer.
Når du begynder at arbejde på element X, trækker du det fra kolonnen “At gøre”, og når den er afsluttet, skal du flytte den til “Udført”. På denne måde kan du nemt spore fremskridt og få øje på flaskehalse.
Begræns igangværende arbejde
Digital Kanban Board med WIP-grænser
En af Kanbans primære funktioner er at sikre et håndterbart antal aktive varer, der er i gang på én gang. der er ingen igangværende grænser, du laver ikke Kanban. At skifte et teams fokus halvvejs vil generelt skade processen, og multitasking er en sikker vej til at generere affald og ineffektivitet.
Begrænsning af WIP betyder implementering af et pull-system på dele eller den komplette arbejdsgang. Indstilling af maksimale poster pr. trin sikrer, at et kort kun” trækkes “til det næste trin, når der er ledig kapacitet. Sådanne begrænsninger vil hurtigt belyse problemområder i dit flow, så du kan identificere og løse dem.
Manage Flow
Administration af flowet handler om at styre arbejde, men ikke folket. Ved flow mener vi bevægelse af arbejdsgenstande gennem produktionsprocessen.
Et af hovedmålene ved implementering af et Kanban-system er at skabe en jævn, sund strøm. I stedet for mikrohåndtering af mennesker og forsøg på at holde dem travlt hele tiden, bør vi fokusere på at styre arbejdsprocesserne og forstå, hvordan man får det arbejde hurtigere gennem systemet. Dette vil betyde, at vores Kanban-system skaber værdi hurtigere.
Gør procespolitikker eksplicit
Du kan ikke forbedre noget, du ikke gør forstå. Dette er grunden til, at din proces skal være klart defineret, offentliggjort og socialiseret. Folk ville ikke omgås og deltage i noget, som de ikke tror ville være nyttigt.
Når alle er bekendte med det fælles mål, ville de være i stand til at arbejde og træffe beslutninger vedrørende en positiv indvirkning.
Feedback-sløjfer
For teams og virksomheder, der ønsker at være mere agile, er implementering af feedback-sløjfer et obligatorisk skridt. De sikrer, at organisationer reagerer tilstrækkeligt på potentielle ændringer og muliggør overførsel af viden mellem interessenter. Et eksempel på en sådan feedback-loop er det daglige stand up-møde til teamsynkronisering. Det finder sted foran Kanban-bestyrelsen, og hvert medlem fortæller de andre, hvad de gjorde den foregående dag, og hvad de vil gøre i dag.
Der er også service leveringsanalyse, driftsanalyse, strategianalyse og risikovurderingsmøder. Hyppigheden afhænger af mange faktorer, men tanken er, at de er regelmæssige i en strengt fast time, lige til punktet og aldrig unødvendigt lange.
Det ideelle den gennemsnitlige længde af en stand up skal være mellem 10-15 minutter, og andre kan nå op til en time eller mere afhængigt af holdets størrelse og emner.
Forbedre dig i fællesskab (ved hjælp af modeller & den videnskabelige metode)
Måden at opnå kontinuerlig forbedring og bæredygtig forandring i en organisation er gennem en delt vision om en bedre fremtid og en kollektiv forståelse af de problemer, der skal løses.
Hold med en fælles forståelse af deres mål, workflow, proces og risici er mere tilbøjelige til at opbygge en fælles forståelse af et problem og arbejde sammen mod forbedring.
Den positive side af Kanban
I dag vedtager mange organisationer Kanban-metoden for at blive mere adræt og bringe orden i deres kaotiske arbejdsprocesser. Kort sagt, et Kanban-system hjælper dig med at få mere arbejde udført.
Men lad os grave lidt dybere og se de reelle fordele ved at bruge Kanban.
Alle er på samme side
Grundtanken med Kanban er at visualisere hvert stykke arbejde på en tavle. På denne måde bliver Kanban-bestyrelsen til et centralt informationscenter. Alle opgaver er synlige, og de går aldrig tabt, hvilket bringer gennemsigtighed i hele arbejdsprocessen. Hvert teammedlem kan have en hurtig opdatering om status for hvert projekt eller hver opgave.
Kanban afslører flaskehalse i din arbejdsgang
Når du har bygget en Kanban bord og du udfylder det med kort, vil du se, at nogle kolonner bliver overfyldte med opgaver. Dette hjælper dig med at spotte flaskehalse i din arbejdsgang og tackle dem ordentligt. For eksempel kan du få en fornemmelse af, hvor store opgaver der skal være, så dit team hurtigt kan flytte dem fremad.
Kanban giver fleksibilitet
Hvis du ser på de grundlæggende Kanban-principper, vil du hurtigt forstå, at ethvert hold kan bruge det i din organisation, fra R & D til HR.
Hovedårsagen er, at Kanban respekterer din organisations nuværende tilstand, og at den ikke kræver revolutionerende ændringer. Tværtimod foreslår det, at du skal forfølge inkrementelle, evolutionære ændringer og løbende forbedre.
Dit team bliver mere lydhør
Kanban blev oprettet for at imødekomme den faktiske kundes efterspørgsel lige i tide i stedet for at skubbe varer til markedet. I dag, i vidensarbejde, Kanban gør det let at reagere på den stadigt skiftende kundes krav. Det giver teams mulighed for at være mere adræt, tilpasse sig skiftende prioriteter, omorganisere eller skifte fokus hurtigt.
Du fokuserer s om afsluttende arbejde for at øge samarbejde og produktivitet
En af Kanbans største fordele er, at det kræver, at hold fokuserer på deres nuværende opgaver, indtil de er færdige. Dette er muligt takket være begrebet begrænsning af igangværende arbejde.
Begrænsning af WIP fremmer teams til at samarbejde om at færdiggøre arbejdsemner hurtigere, hvilket på den anden side eliminerer distraktioner såsom kontekstskift og multitasking. I slutningen af dagen har dette en positiv indvirkning på holdets produktivitet.
Moderne Kanban
Med udviklingen af teknologi har Kanban også løbende forbedret sig. Digitale Kanban-kortløsninger er udviklet til at løse de problemer, der opstår i fjernteam.
Digital Kanban Board-eksempel
Nem adgang for eksterne teammedlemmer
I dag distribueres hold ofte over hele verden. De kan ikke arbejde på en fysisk tavle og har derfor brug for en digital, som de kunne få adgang til overalt for at være mere adræt. Kanban-brædder i skyen er den mest effektive måde at få alle på samme spor. De giver adgang til alle oplysninger fra enhver enhed til enhver tid og viser handlinger live.
Flowanalyser
Desuden giver Kanban-software mulighed for en sofistikeret analytisk proces, der hjælper dig med at spore ydeevne i detaljer, opdage flaskehalse og implementere de nødvendige ændringer.
Integrationer med andre værktøjer
Digitale kort er også nemme at integrere med andre systemer. De kan give et værdifuldt perspektiv på hele processen, spare tid og øge effektiviteten.
Workflow-automatisering
Online Kanban-løsningen giver dig mulighed for at automatisere nogle dele af dine processer og spare værdifuld tid. Med brugerdefinerede automater kan enhver typisk arbejdsgang gøres mere effektiv.
Kanban i en nøddeskal
Et Kanban-system er mere end sticky notes på væg. Den nemmeste måde at forstå Kanban på er at omfavne sin filosofi og anvende den i dit daglige arbejde. Hvis du læser, forstår og resonerer med de fire kerneprincipper, ville den praktiske overgang virke logisk og endda uundgåelig.
Visualisering af workflow, indstilling af WIP-grænser, styring af flow, at sikre eksplicitte politikker og forbedringer i samarbejde vil bringe din proces langt ud over, hvad du kunne tænke. Husk at organisere regelmæssige feedback-sløjfer, og alle disse brikker tilsammen kan afsløre Kanbans virkelige kraft.
Accelerér projektlevering.
Få synlighed på tværs af alle projekter og porteføljer.
Sammenfattende
At prøve at lære, hvad der er Kanban, kunne være svært i starten, men nu du ved hvad det er, kan du få mest muligt ud af de største fordele ved Kanban:
- Fysiske og digitale Kanban-kort hjælper dig med at visualisere dit arbejde
- Kanban er let at vedtage og – start bare med det, du har
- WIP-grænser giver dig mulighed for at blive mere effektiv
- Kanban-principperne og -praksis tilbyder en evolutionær vej mod smidighed uden at forstyrre de nuværende processer