Panel aplikace Excel může být úžasným nástrojem, pokud jde o sledování KPI, porovnávání datových bodů, a získání pohledů podporovaných daty, které mohou managementu pomoci při rozhodování.
V tomto kurzu se naučíte, jak vytvořit řídicí panel aplikace Excel, doporučené postupy, které je třeba dodržovat při vytváření, funkce a nástroje, které můžete použít v aplikaci Excel. , věcem, kterým je třeba se za každou cenu vyhnout, a doporučeným školicím materiálem.
Tento výukový program zahrnuje:
Co je řídicí panel aplikace Excel a jak se liší od přehledu?
Pojďme nejprve pochopit, co je řídicí panel aplikace Excel.
Hlavní panel aplikace Excel je jednostránkový (většinou, ale ne vždy nezbytný), který pomáhá manažerům a vedoucím pracovníkům při sledování klíčových KPI nebo metrik a na základě toho se rozhodnout. Obsahuje grafy / tabulky / pohledy, které jsou podloženy daty.
Řídicí panel se často nazývá přehled, ne všechny přehledy jsou však řídicí panely.
Rozdíl je zde:
- Zpráva by shromažďovala a zobrazovala data pouze na jednom místě. Například, pokud chce manažer vědět, jak vzrostly tržby za poslední období a který region byl nejziskovější, report by na něj nebyl schopen odpovědět. Jednoduše by hlásilo všechny relevantní údaje o prodeji. Tyto sestavy se pak používají k vytváření řídicích panelů (v Excelu nebo PowerPointu), které pomohou při rozhodování.
- Řídicí panel na druhé straně okamžitě odpoví na důležité otázky, například které regiony mají lepší výkon a které produkty by se vedení mělo zaměřit na. Tyto řídicí panely mohou být statické nebo interaktivní (kde uživatel může provádět výběr a měnit zobrazení a data by se dynamicky aktualizovala).
Nyní, když už rozumíme tomu, co je řídicí panel, pojďme se ponořit a naučte se, jak vytvořit řídicí panel v aplikaci Excel.
Jak vytvořit řídicí panel aplikace Excel?
Vytvoření panelu aplikace Excel je vícestupňový proces a při jeho vytváření je třeba mít na paměti několik klíčových věcí.
Ještě před spuštěním aplikace Excel je třeba jasně o cílech řídicího panelu.
Pokud například vytváříte řídicí panel KPI ke sledování finančních KPI společnosti, vaším cílem by bylo ukázat srovnání aktuálního období s minulým obdobím (s).
Podobně, pokud vytváříte řídicí panel pro oddělení lidských zdrojů ke sledování školení zaměstnanců, pak by cílem bylo ukázat, kolik zaměstnanců bylo proškoleno a kolik je třeba proškolit k dosažení cíle.
Co je třeba udělat ještě předtím, než začnete s vytvářením řídicího panelu aplikace Excel
Mnoho lidí začne pracovat na řídicím panelu, jakmile se jim dostanou data.
A ve většině případů způsobují utrpení z přepracování na řídicím panelu, protože cíle klienta / zúčastněné strany nejsou splněny.
Níže jsou uvedeny některé z fronty , na které musíte odpovědět, než začnete s vytvářením panelu Excel:
Otázka: Jaký je účel panelu?
První věc, kterou musíte udělat, jakmile získáte data ( nebo ještě před získáním údajů) je získat jasnost v tom, co chce vaše zúčastněná strana. Ujasněte si, k jakému účelu musí řídicí panel sloužit.
Je možné sledovat KPI pouze jednou nebo pravidelně? Je potřeba sledovat KPI pro celou společnost nebo divizi ?. Položení správných otázek vám pomůže pochopit, jaká data potřebujete a jak navrhnout řídicí panel.
Otázka: Jaké jsou zdroje dat?
Vždy víte, odkud a odkud data pocházejí jaký formát. V jednom z mých projektů byla data poskytnuta jako soubory PDF ve španělském jazyce. To úplně změnilo rozsah a většinu našeho času bylo nasáváno ručním utracením dat. Zde byste se měli zeptat: Kdo vlastní data? V jakém formátu data získáte? Jak často se data aktualizují?
Otázka: Kdo bude používat tento řídicí panel Excel?
Manažera by pravděpodobně zajímaly pouze statistiky, které poskytuje váš řídicí panel, nicméně někteří analytici dat v jeho tým možná bude potřebovat podrobnější pohled. Na základě toho, kdo používá váš řídicí panel, musíte strukturovat data a konečný výstup.
Otázka: Jak často je třeba aktualizovat řídicí panel Excel?
Pokud mají být vaše řídicí panely být aktualizován týdně nebo měsíčně, je lepší vytvořit model plug-and-play (kde jednoduše zkopírujete a vložíte data a automaticky se aktualizuje). Pokud se jedná pouze o jednorázové cvičení, můžete vynechat nějakou automatizaci a provést ji ručně.
Otázka: Jakou verzi Office klient / zúčastněná strana používá?
Je lepší nepředpokládejte, že klient / zúčastněná strana má nejnovější verzi MS Office. Jednou jsem vytvořil řídicí panel, jen abych věděl, že můj akcionář používá Excel 2003.To vedlo k určitému přepracování, protože funkce IFERROR nefunguje ve verzi aplikace Excel 2003 (kterou jsem značně používal při vytváření řídicího panelu).
Získání dat v aplikaci Excel
Jakmile máte dobrou představu o tom, co potřebujete vytvořit, dalším krokem je dostat do rukou data a jejich získání v aplikaci Excel.
Váš život je však snadný, když vám klient poskytne data v aplikaci Excel, pokud tomu tak není, musíte přijít na efektivní způsob, jak ji získat v aplikaci Excel.
Pokud vám jsou dodávány soubory CSV nebo textové soubory, můžete je snadno převést v aplikaci Excel. Pokud máte přístup k databázi, která ukládá data, můžete vytvořit připojení a nepřímo je aktualizovat.
Jakmile budete mít data, musíte je vyčistit a standardizovat.
Například se možná budete muset zbavit úvodních, koncových nebo dvojitých mezer, najít a odstranit duplikáty, odstranit mezery a chyby atd.
V některých případech může být nutné dokonce restrukturalizovat data (například řekněme, že je třeba vytvořit kontingenční tabulku).
Tyto kroky budou záviset na projektu a na tom, jak budou vaše data vypadat v aplikaci Excel.
Přehled struktury řídicího panelu
Jakmile budete mít data v aplikaci Excel, budete přesně vědět, co můžete a co nemůžete používat na svém řídicím panelu aplikace Excel.
V této fázi je dobré kruhovat zpět pomocí zúčastněné strany s obrysem řídicího panelu aplikace Excel.
Jako osvědčený postup vytvořím v aplikaci PowerPoint jednoduchý obrys spolu s dalšími poznámkami. Účelem tohoto kroku je ujistit se, že váš zainteresovaný subjekt chápe, jaký druh řídicího panelu může s dostupnými údaji očekávat.
Pomáhá také, protože může navrhnout změny, které by mu přidaly větší hodnotu.
Zde je příklad ukázkové osnovy, kterou jsem vytvořil pro jeden z řídicích panelů KPI:
Jakmile budete mít osnovu vypracovanou, je čas začít vytvářet řídicí panel aplikace Excel.
Osvědčeným postupem je rozdělit sešit aplikace Excel na tři části (tyto jsou listy, které vytvářím se stejným názvem):
- Data – Může to být jeden nebo více než jeden list, který obsahuje nezpracovaná data.
- Výpočty – Toto je kde provádíte všechny výpočty. Opět můžete mít jeden nebo více listů pro výpočty.
- Řídicí panel – toto je list, který má řídicí panel. Ve většině případů se jedná o zobrazení jedné stránky, které zobrazuje analýzu / statistiky založené na datech.
Tabulka Excel – Tajná omáčka efektivního řídicího panelu aplikace Excel
První věc, kterou udělám se surovými daty, je převést je na tabulku Excel.
Tabulka Excel nabízí mnoho výhod, které jsou při vytváření řídicího panelu aplikace Excel klíčové.
Chcete-li převést tabulková data do tabulky aplikace Excel, vyberte data, přejděte na kartu Vložit a klikněte na ikonu Tabulka.
Zde jsou výhody používání tabulky Excel pro váš řídicí panel:
- Když převádíte tabulkovou datovou sadu na tabulku Excel , nemusíte se bát, že se data později změní. I když získáte další data, můžete je jednoduše přidat do tabulky, aniž byste se museli starat o to, aby se vzorce pokazily. To je opravdu užitečné, když vytvářím řídicí panely typu plug-and-play.
- S tabulkou Excel můžete místo odkazu použít názvy sloupců. Například místo toho je C2: C1000, můžete použít „Prodej“.
Důležité funkce aplikace Excel pro řídicí panely
Mnoho dobrých interaktivních řídicích panelů aplikace Excel můžete vytvořit jen pomocí vzorců aplikace Excel.
Když provádíte výběr z rozevíracího seznamu nebo používáte posuvník nebo zaškrtnete políčko, existují vzorce, které se aktualizují na základě výsledků a poskytují vám aktualizovaná data / zobrazit na řídicím panelu.
Zde je mých pět nejlepších funkcí aplikace Excel pro řídicí panely aplikace Excel:
- Funkce SUMPRODUCT: Je to moje oblíbená funkce při vytváření interaktivního řídicího panelu aplikace Excel. Umožňuje mi provádět složité výpočty, když existuje mnoho proměnných. Předpokládejme například, že mám řídicí panel prodeje a chci vědět, jaké prodeje uskutečnil zástupce společnosti Bob ve třetím čtvrtletí v regionu východ. Můžu k tomu jednoduše vytvořit vzorec SUMPRODUCT.
- Funkce INDEX / MATCH: Jsem velkým zastáncem použití kombinace vzorce INDEX a MATCH pro vyhledávání dat v řídicích panelech aplikace Excel. Můžete také použít funkci VLOOKUP, ale INDEX / MATCH považuji za lepší volbu.
- Funkce IFERROR: Při výpočtech nezpracovaných dat často narazíte na chyby. Značně používám IFERROR ke skrytí chyb na palubní desce (a mnohokrát i v nezpracovaných datech).
- Funkce TEXT: Pokud chcete vytvořit dynamické nadpisy nebo nadpisy, musíte použít funkci TEXT pro it.
- Funkce ROWS / COLUMNS: Používám je často, když musím zkopírovat vzorec a jeden z argumentů se musí zvyšovat, když jdeme dolů / napravo od buňky.
Na co je třeba pamatovat při práci se vzorci v řídicím panelu aplikace Excel:
- Nepoužívejte těkavé vzorce (například OFFSET, NOW, TODAY atd.) na..). To zpomalí váš sešit.
- Odstraňte nepotřebné vzorce. Pokud máte v listu výpočtu nějaké další vzorce, odeberte je při dokončování řídicího panelu.
- Použijte pomocné sloupce, protože vám to pomůže vyhnout se vzorcům s dlouhými poli.
Interaktivní Nástroje, díky nimž je váš Excel Dashboard skvělý
Existuje mnoho interaktivních nástrojů, pomocí kterých můžete svůj Excel vytvořit dynamický a uživatelsky přívětivý.
Zde uvádíme některé z nich, které pravidelně používám:
- Posuvníky: Posuvníky slouží k uložení nemovitostí v sešitu. Například pokud máte 100 řádků dat, můžete použít posuvník s pouze 10 řádky na řídicím panelu. Uživatel může použít posuvník, pokud si chce prohlédnout celou sadu dat.
- Zaškrtávací políčka: Zaškrtávací políčka umožňují provádět výběry a aktualizovat řídicí panel. Předpokládejme například, že mám řídicí panel školení a jsem CEO společnosti, chtěl bych se podívat na celkový řídicí panel společnosti. Ale pokud jsem vedoucí prodeje, chtěl bych se jen podívat na výkon mého oddělení. V takovém případě můžete vytvořit řídicí panel se zaškrtávacími políčky pro různé divize společnosti.
- Rozevírací seznam: Rozevírací seznam umožňuje uživateli provést exkluzivní výběr. Tyto rozevírací nabídky můžete použít k aktualizaci řídicího panelu. Například pokud zobrazujete data podle oddělení, můžete mít v rozevíracím seznamu názvy oddělení.
Použití grafů aplikace Excel k vizualizaci dat v řídicím panelu aplikace Excel
Grafy nejen umožňují, aby byl váš řídicí panel aplikace Excel vizuálně přitažlivý, ale také usnadňují jeho konzumaci a interpretaci.
Zde je několik tipů při používání grafů v řídicím panelu aplikace Excel:
- Vybrat správný graf: Excel vám poskytuje mnoho možností mapování a musíte použít správný graf. Například pokud musíte ukázat trend, musíte použít spojnicový graf, ale pokud chcete zvýraznit skutečné hodnoty, může být správnou volbou sloupcový / sloupcový graf. Zatímco mnoho odborníků nedoporučuje používat výsečový graf, navrhuji, abyste využili svého uvážení. Pokud je vaše publikum zvyklé vidět výsečové grafy, můžete je také použít.
- Používejte kombinované grafy: Velmi doporučuji používat kombinované grafy, protože umožňují uživateli porovnávat hodnoty a získávat přehledy významů. Například můžete zobrazit tržby jako sloupcový graf a růst jako spojnicový.
- Použít dynamické grafy: Pokud chcete uživateli umožnit výběr a chcete, aby se graf aktualizoval, použijte dynamické grafy. Dynamický graf nyní není nic jiného než běžný graf, jehož data se při výběru aktualizují v back-endu.
- Použijte Sparklines, aby vaše data byla smysluplnější: Pokud máte na řídicím panelu / sestavě hodně dat, můžete použít Sparklines, aby byly vizuální. Jiskra je malý graf, který se nachází v buňce a lze jej vytvořit pomocí datové sady. Jsou užitečné, když chcete zobrazit trend v čase a současně ušetřit místo na palubní desce. Další informace o Excel Sparklines se dozvíte zde.
- Ke zvýraznění dat použijte kontrastní barvy: Toto je obecný tip pro vytváření grafů, kde byste měli zvýraznit data v grafu, aby to bylo snadné pochopit. Například pokud máte údaje o prodeji, můžete červeně zvýraznit rok s nejnižší hodnotou prodeje.
Zde můžete procházet některé mé výukové programy pro tvorbu grafů.
Také, pokud chcete získat pokročilejší možnosti v grafech aplikace Excel, doporučuji vám navštívit blog od experta na grafy aplikace Excel Jon Peltiera.
Řídicí panely aplikace Excel Dělat a nedělat
Nejprve začneme s Donts!
Zde je několik věcí, kterým se při vytváření řídicího panelu aplikace Excel doporučuji vyhnout. Opět by se tyto lišily na základě vašeho projektu a zúčastněných stran, ale jsou platné ve většině případů.
- Nepřeplňujte své řídicí panely: Jen proto, že máte data a grafy, neznamená, že by to mělo jít na palubní desce. Pamatujte, že cílem palubní desky je pomoci identifikovat problém nebo pomoci při rozhodování. Udržujte to relevantní a odstraňte vše, co tam nepatří. Často se ptám sám sebe, jestli je něco dobrého, co musíte mít. Pak pokračuji a odstraním všechny dobré věci.
- Nepoužívejte těkavé vzorce: Protože to zpomalí výpočty.
- Neuchovávejte další data váš sešit: Pokud tato data potřebujete, vytvořte kopii řídicího panelu a ponechejte si ji jako zálohu.
Pojďme se nyní podívat na některé Do (nebo doporučené postupy)
- Číslování grafů / sekce: Řídicí panel není jen náhodná sada grafů a datových bodů. Místo toho je to příběh, kde jedna věc vede k druhé.Musíte se ujistit, že vaše publikum postupuje podle pokynů ve správném pořadí, a proto je nejlepší je očíslovat. I když je budete moci vést při prezentaci naživo, je to skvělá pomoc, když někdo později použije váš řídicí panel nebo z něj vytiskne výtisk.
- Omezit pohyb v oblasti řídicího panelu: Skryjte všechny řádky / sloupce, abyste se ujistili, že uživatel omylem neodejde.
- Ukotvit důležité řádky / sloupce: Pokud chcete, aby některé řádky / sloupce byly vždy viditelné na řídicím panelu, použijte ukotvení.
- Make Shapes / Charts Stick: Ujistěte se, že vaše tvary / grafy nebo interaktivní ovládací prvky neskryjí ani nezmění velikost, když někdo skryje / změní velikost buněk. Pomocí nástroje Fotoaparát Excel můžete také pořídit snímek grafů / tabulek a umístit jej na řídicí panel aplikace Excel (tyto obrázky jsou dynamické a aktualizují se při aktualizaci back-endového grafu / tabulky).
- Poskytněte Uživatelská příručka: Pokud máte složitý řídicí panel, je dobré vytvořit samostatný list a zvýraznit kroky. Pomůže lidem používat váš řídicí panel, i když tam nejste.
- Ušetřete místo pomocí kombinovaných grafů: K uložení listu použijte kombinované grafy (například odrážkové grafy, grafy teploměrů a skutečné vs. cílové grafy). mezera.
- Použijte symboly & Podmíněné formátování: Pomocí symbolů (například šipek nahoru / dolů nebo zaškrtnutí / křížku) a podmíněného formátování přidejte vrstva analýzy na váš řídicí panel (ale ani to nepřehánějte).
Chcete vytvořit profesionální řídicí panely v aplikaci Excel? Podívejte se na kurz Online Excel Dashboard, kde vám ukážu vše o vytváření prvotřídního Dashboardu Excel.
Příklady panelu
Zde je několik skvělých příkladů panelu Excel, které si můžete stáhnout a přehrát s.
Řídicí panel KPI aplikace Excel
Tento řídicí panel můžete použít ke sledování KPI různých společností a poté použijte odrážkové grafy k hlubokému ponoření se do výkonu jednotlivých společností.
Kliknutím sem stáhnete tento panel KPI.
Pokud se chcete dozvědět, jak vytvořit tento panel KPI – klikněte zde.
Řídicí panel výkonu call centra
Tento řídicí panel můžete použít ke sledování klíčových KPI call centrum. Na tomto řídicím panelu se můžete naučit, jak vytvořit kombinované grafy, jak zvýraznit konkrétní datové body v grafech, jak řadit pomocí přepínačů atd.
Kliknutím sem stáhnete řídicí panel.
Více o tomto řídicím panelu si můžete přečíst zde.
Sezóna EPL vizualizovaná v řídicím panelu aplikace Excel
Na tomto řídicím panelu se naučíte, jak používat VBA v řídicích panelech aplikace Excel. Na tomto panelu se podrobnosti o hrách aktualizují poklepáním na buňky vlevo. Používá také VBA k zobrazení nabídky nápovědy, která má uživatele vést při používání tohoto panelu.
Kliknutím sem stáhnete panel EPL.
Více o tomto panelu si můžete přečíst zde.
Doporučené školení o řídicích panelech
Chcete-li se naučit, jak vytvářet špičkové profesionální řídicí panely v aplikaci Excel, podívejte se na můj BEZPLATNÝ kurz online Dashboardu.