Aktualizováno v lednu 2021
Sbírání nájemného je jedním z hlavních aspekty vašeho podnikání v pronájmu a existuje mnoho způsobů, jak tento peněžní tok zajistit. Někteří pronajímatelé preferují své nájemce pomocí šeků; ostatní přijímají hotovost. V závislosti na tom, kde bydlíte, vás mohou dokonce omezovat vaše státní a místní zákony, pokud jde o typy plateb za nájem, které můžete dostávat.
Bez ohledu na to, jak vaši nájemníci platí nájem, je dobrým zvykem je poskytovat s potvrzením o platbě. To je obzvláště důležité, když šeky přicházejí poštou nebo jsou předávány přímo vám. Neposkytnutí dokladu a dokladu o zaplacení, zejména v případě placení nájemného v hotovosti, šekem nebo peněžním poukazem, může v konečném důsledku způsobit velké škody a problémy na cestě.
Pokud tak neučiníte Pokud nemáte zavedený správný systém pro příjem nájemného, mohli byste se dostat do finančních potíží. Podání žádosti o vystěhování bude obtížnější, pokud nemáte potvrzení o nájemném a možná zjistíte, že nebudete schopni shromáždit to, za co jste oprávněně dlužni!
Je čas, abyste se o potvrzení o nájemném dozvěděli více. Podívejte se na ukázkovou šablonu a zjistěte, proč byste měli vždy používat tento jednoduchý dokument.
Obsah pro formát účtenky
V tomto článku se budeme zabývat těmito důležitými aspekty příjmů z nájemného:
- Důležitost potvrzení o zaplacení nájemného
- Odpovědnost a transparentnost
- Organizace Paper Trail
- Věnujte pozornost Zákon
- Kdy použít potvrzení o nájmu
- Online platby: Potřebuji ještě potvrzení o nájmu?
- Ukázka potvrzení o pronájmu a jak Použít
- datum a identifikační údaje
- částka a načasování
- splatný zůstatek
- typ platby
- Státní zákony o příjmech z nájmu
- Uveďte to do nájmu!
- Často kladené dotazy týkající se příjmů z nájmu
- Jak vytvořím potvrzení o pronájmu?
- Jak vypadá potvrzení o zaplacení nájemného?
- Jaké informace by měly být na potvrzení o zaplacení nájemného?
- Je doklad o zaplacení nájemného?
- Kdy musí být vystaveny účtenky za pronájem?
Význam potvrzení o zaplacení nájemného
Doklady o zapůjčení mohou být velmi důležitou součástí procesu pronájmu, i když jsou nájemcům dány v jednoduché formě. Někdy mohou být jediným ověřitelným způsobem, jak dokázat, že nájemné bylo přijato v určité výši a / nebo k určitému datu.
Bohužel existují chvíle, kdy se z pronájmu nemovitostí stává řekla situace mezi vámi a vašimi nájemníky. V těchto případech může schopnost prokázat, že jste svému nájemci poskytli potvrzení o nájemném, může pomoci urovnat spory nebo dokonce vyhrát případ vystěhování u soudu. Jedná se o extrémní příklad, ale může skutečně pomoci.
Potvrzení o platbách nájemného provedou všechny tyto kroky v jednom jednoduchém skluzu:
- Poskytují odpovědnost jak pronajímateli, tak nájemci
- Vytvořte důvěryhodný vztah mezi vámi a vaším nájemcem
- Udržujte si stopu všech plateb
- Uspořádejte přijaté platby
Promluvme si více o tom, proč je každý z těchto faktorů důležitý pro zachování úspěchu vašeho podnikání.
Odpovědnost a transparentnost
Potvrzení o nájmu mohou sloužit jako prostředek k vybudování důvěry a odpovědnosti mezi vámi a vašimi nájemci. Poskytnutím dokladu potvrzujete, že uznáváte jejich platbu a že se jich nebudete v daném měsíci pokoušet žádat o další nájem.
Ačkoli byste o tom nikdy neuvažovali, někteří majitelé budou nepravdivě tvrdit nikdy nedostali nájemné. To může spálit nájemce a způsobit, že budou nedůvěřovat budoucím pronajímatelům. Pronajímatelé, kteří vědí, jak napsat potvrzení o nájemném a ihned jej doručit, se mohou tomuto problému vyhnout.
Navíc, pokud poskytnete nájemci potvrzení o nájemném, sdělíte mu, že jeho platba byla zpracována bez jakýchkoli problémů. Nájemníci, kteří pošlou poštou své nájemné nebo odevzdají šeky, budou chtít mít jistotu, že je vše správně vyřízeno, takže potvrzení o nájmu může v této situaci fungovat jako skvělý komunikační nástroj.
Organizace Paper Trail
Potvrzení o pronájmu jsou skvělý způsob, jak uspořádat historii plateb za pronájem. Díky příjmům z každého měsíce, kdy jste obdrželi nájemné, můžete snadno a jasně vidět, co vám bylo zaplaceno a co nebylo zaplaceno.
Získání příjmů z nájmu je také skvělý způsob, jak zajistit, Nenechte bez povšimnutí nezaplacené nájemné. Pokud jste zaneprázdněni nebo nejste soustředěni, je možné si nevšimnout, kdy nájemce přijde pozdě. Pouhým procházením kopií dokladu o nájemném každý měsíc však budete moci snadno potvrdit, kdo to udělal a kdo nezaplatil.
Nakonec bude velmi užitečná papírová stopa vytvořená na účtenkách. pokud budete někdy potřebovat napadnout nájemce nebo nájemní smlouvu u soudu.Například podání žádosti o vystěhování bude lépe podporováno, pokud máte jasnou papírovou stopu příjmů za nájemné za měsíce, které byly zaplaceny, než kdybyste měli jen slovo proti slovu vašeho nájemce.
Jako pronajímatel je velmi důležité udržovat pořádek a ujistit se, že máte vše, co potřebujete ke sledování v pořádku. Při organizaci svého pronájmu využijte účtenky k pronájmu, abyste dosáhli velkých úspěchů!
Věnujte pozornost zákonům
Máte aktuální informace o místních zákonech? Věděli jste, že některé zákony vyžadují, aby pronajímatelé vydávali potvrzení o nájemném do určité doby po obdržení platby za nájemné?
Některé státy a místní jurisdikce dokonce vyžadují, abyste v určitých situacích vydávali potvrzení o nájemném. Pokud si nejste jisti, zda jste povinni poskytnout potvrzení o nájmu, přečtěte si další informace o tom, proč a kdy mohou být požadovány potvrzení o nájmu.
Kdy použít potvrzení o nájmu
Dobrým postupem je dávat příjmy z pronájmu za jakoukoli offline platbu. Pokud jsou platby prováděny online, lze historii těchto transakcí kdykoli zkontrolovat, ale u plateb v hotovosti, peněžních poukázek nebo šekových plateb tomu tak není vždy.
Existuje několikrát, kdy měli byste být jisti, že svému nájemci dáte potvrzení o nájemném:
- Pokud o to požádají: Ve většině států je zákonným právem vašeho nájemce požadovat potvrzení o platbě nájemného.
- Chcete-li jim zajistit odpovědnost: Připomeňte nájemcům, že úvěrovým agenturám lze poskytnout historii pronájmu za účelem zlepšení (nebo snížení) jejich úvěrového skóre.
- Je-li to zákonem požadováno: Státní a místní zákony to mohou vyžadovat.
- Pokud platí v hotovosti: Neexistuje žádný jiný způsob, jak tuto platbu vysledovat, takže pokud se rozhodnete přijmout platbu v hotovosti, měli byste vždy vydat potvrzení o platbě v hotovosti.
Pokud provádíte zpracování plateb za pronájem offline, důrazně doporučujeme při každé platbě, kterou obdržíte, poskytnout potvrzení o pronájmu. Být odpovědný je nejlepší způsob, jak se stát skvělým pronajímatelem, a tato odpovědnost vám z dlouhodobého hlediska prospěje.
Online platby: Stále potřebuji potvrzení o nájmu?
S tím, jak se technologie stále více a více integrují do našeho každodenního života, více lidí než kdy jindy pohodlně platí své účty elektronicky. Ve skutečnosti mnozí raději řeší věci tímto způsobem! Pokud používáte online platební systém k pronájmu, možná vás zajímá, co dělat s potvrzeními o nájemném a zda je stále třeba se jich obávat.
Zpracování plateb za nájem online má mnoho výhod:
- Transparentnost
- Menší šance na lidskou chybu (tj. zaslání e-mailu na špatnou adresu)
- Snižuje zmatek
- Usměrňuje platby
- Urychluje zpracování plateb
- Usnadňuje placení nájemného
- Vytváří digitální papírovou stopu
- bezpečnější než platba v hotovosti, šekem nebo poukázkou
Je třeba při přijímání online plateb poskytnout potvrzení o nájmu?
Ano; stále musíte poskytnout potvrzení o nájmu ve všech stejných situacích, kdy byste poskytli potvrzení o nájmu pro platby přijímané offline. Hlavní rozdíl při online přijímání plateb je v tom, že potvrzení může být zabudováno do služby, kterou používáte!
Pokud používáte portál pro platby za pronájem, pravděpodobně obsahuje funkci potvrzení, kterou si můžete přizpůsobit podle svých potřeb . To znamená, že potvrzení bude automaticky odesláno, jakmile bude platba nájemce převedena na váš účet.
Pokud přijímáte platbu online prostřednictvím jiné platformy, můžete vytvořit digitální účtenku a odeslat ji zpět nájemci . Pronajímatelé, kteří to plánují, by měli do původní nájemní smlouvy zahrnout informace o tom, jak budou doručeny stvrzenky, aby se v budoucnu zabránilo nejasnostem.
Bez ohledu na to, zda váš online platební portál může vytvářet záznamy, ujistěte se víte, jak vytvořit potvrzení o přijatých platbách nájemného.
Ukázka dokladu o zapůjčení a jeho použití
Pokud si nejste jisti, jaký typ formátu dokladu o nájemném byste měli být k vytvoření vašich potvrzení o nájmu máme pouze vzorovou šablonu, kterou potřebujete:
Ukázka potvrzení o pronájmu
Tato šablona potvrzení o pronájmu vám poskytne představu o tom, jak k nastavení vlastních personalizovaných šablon. Pokaždé, když obdržíte platbu, musíte udělat, abyste před rozdáním stvrzenky upravili data a částky!
Rozdělte si klíčové komponenty, které je třeba zahrnout při dokončování vlastního tisknutelného stvrzenky o nájemném.
Datum a identifikační údaje
Nejprve založte potvrzení o nájmu se všemi nezbytnými identifikačními kontaktními údaji. Měli byste uvést:
- Datum
- Jméno nájemce
- Adresa nemovitosti
Tyto informační štítky platba pro koho to přišlo, za jaký majetek a ke kterému datu. Všechny tyto informace jsou důležité pro papírovou stopu a pro účetní účely.
Částka a načasování
Dále uveďte částku, která se platí za nájemné a které období nájemného toto nájemné pokrývá. Pokud by vám například nájemce dal za dubnový nájem 500 $, označili byste to v této sekci jako takové. Uvedení přesných částek a období pomáhá vytvářet lepší záznamy.
Potvrzení o zapůjčení by dále mělo uvádět, zda je nájemné placeno pozdě a zda spolu s nájemným byly či nebyly zaplaceny poplatky z prodlení. Nájemníci někdy preventivně zahrnou poplatky z prodlení, když vědí, že platí pozdě. Je to důležité sledovat, abyste si vy i váš nájemce byli vědomi toho, zda je třeba účtovat a následně platit nějaké poplatky.
Splatný zůstatek
Pokud váš nájemce stále má zbývající zůstatek splatný, měli byste jej zahrnout do tohoto potvrzení. To vám pomůže udržet vás oba na stejné stránce, pokud nájemci chybí staré platby, zapomenete uhradit určité poplatky nebo jednoduše zaplatíte méně.
I když je snadné předpokládat, že váš nájemce úmyslně neplatí dost nájemné, mohli se někdy v průběhu procesu pronájmu skutečně zmást. Upozorněním nájemce, že stále má splatný zůstatek, když vydává potvrzení o nájemném, můžete zajistit, že nedojde k nedorozumění.
Navíc může mít záznam o nedoplatcích pomoci, pokud budete někdy potřebovat soudní vystěhování nechat vystěhovat nájemce. Nájemci u soudu pro vystěhování se mohou pokusit tvrdit, že své nájemné platili jen jednou. Pokud vaše potvrzení o nájmu prokazují opak, budete mít silnější případ znovuzískání kontroly nad svým pronajatým objektem.
Typ platby
Nakonec nezapomeňte uvést, jaký způsob platby byl proveden. dovnitř. Toto je základní informace. Pokud to není uvedeno na dokladu, mohl by nájemce tvrdit, že zaplatil v hotovosti a vy jste to nezaznamenali.
Pokud máte na tomto dokladu zaznamenaný typ platby, bude snazší zkontrolovat stav v případě potřeby něco jako šek nebo poukázka. Pokud je to možné, zkuste zahrnout příslušná čísla šeků a peněžních příkazů, aby bylo sledování ještě jednodušší.
Pokud je to možné, měli byste označit, zda ještě byly zpracovány nějaké šeky nebo peněžní příkazy. To je důležité, protože existuje šance, že má peněžní poukázka problém, nebo že šek odskočí. V takových případech budete muset znovu vybrat nájemné a nájemce se může pokusit použít potvrzení o nájmu, aby se vyhnul placení.
Státní zákony o příjmech z nájemného
Jak již bylo zmíněno výše, existuje řada států, které vyžadují, abyste v konkrétních situacích dali nájemci potvrzení o nájmu. Pokud pracujete v jednom z těchto států, ujistěte se, že máte aktuální informace o aktuálních zákonech o příjmech z pronájmu, které ovlivňují vaše vlastnosti.
Zde jsou některé ze států, které vyžadují potvrzení a kdy jsou povinné:
- Nájemce platí v hotovosti:
Washington, Maryland, New York - Nájemce požaduje potvrzení o pronájmu:
Washington, Maryland, New York a mnoho dalších! - Všechny situace:
Massachusetts
Znát způsob vyplňování dokladu o nájmu podle místních zákonů je velmi důležité. Kromě celostátních zákonů o příjmech z nájmu mají některá města další požadavky. Zkontrolujte kód svého místního města a zjistěte, zda tento typ zákona ovlivní vaše ubytování.
Vložte jej do pronájmu!
Stejně jako u mnoha věcí, je vždy dobré do smlouvy o pronájmu před podpisem zahrnout informace o postupu, který bude následovat s potvrzeními o nájmu. Nájemní smlouva by měla obsahovat co nejvíce informací jasným způsobem. Tím je zajištěno, že obě strany jsou si vědomy procesů a očekávání, a v případě potřeby to může být skvělý obranný nástroj u soudu.
Pokud jde o platby nájemného a příjmy z nájmu, ujistěte se, že je jasné vše, co je uvedeno níže. v podmínkách leasingu, než podepíšete věci s nájemcem:
- Kdy je splatné nájemné
- Kolik je nájemné
- Přijatelné typy plateb
- Kdy a jak budou vystaveny účtenky za nájemné
- Co se stane, když se šek odrazí
- Co se stane, když se nájem zpozdí
- Co nájemce by měl udělat, pokud má nějaké otázky týkající se nájemného.
Stejně jako v nájemní smlouvě uvedete podmínky použití bezpečnostních vkladů, měli byste uvést informace o platbě a příjmu.
Tím, že budete mít o všech těchto věcech v nájmu jasno, můžete později pomoci odstranit problematické zmatky. Váš vztah s nájemcem bude těžit ze silnějšího leasingu, takže se při zpracování podmínek smlouvy nebojte být podrobní.
Časté dotazy k příjmovým dokladům
Jak Dělám potvrzení k pronájmu?
Ve většině případů neexistují žádná přísná pravidla ohledně toho, jak musí potvrzení o pronájmu vypadat. I když máme vzorový formát, který vám pomůže vytvořit si vlastní šablonu potvrzení o nájmu, potvrzení lze vytvořit různými způsoby!
Pokud chcete, aby to bylo neuvěřitelně jednoduché, můžete si zakoupit knihu účtenky, kterou můžete vyplnit ručně. Když vám nájemce přinese platbu nebo vám ji pošle poštou, okamžitě ji vyplníte a vrátíte ji zpět. Tyto knihy účtenek uchovávají kopii pro vás a kopii pro nájemce, takže jsou dobrým způsobem, jak udržet papírové stopy na obou koncích.
Alternativně můžete vytvořit snadnou šablonu, kterou můžete vyplnit a tisknout, jako ten, který jsme poskytli výše. Ponechte si jednu kopii uloženou pro sebe a jednu dejte nájemci.
Vytvoření dokladu o nájmu nemusí být složitou záležitostí. Dokud jsou zahrnuty požadované informace, potvrzení může mít mnoho podob. Samozřejmě může být dobré, aby věci vypadaly co nejprofesionálněji. Pokud budete muset v případě chybějících plateb podat soudní spor, bude mít profesionální papírová stopa pouze ve váš prospěch.
Jak vypadá potvrzení o pronájmu?
Potvrzení o nájmu je obvykle e-mail nebo kousek papíru, který sleduje přijatou platbu, kdy byla přijata a k čemu slouží. Jak bylo uvedeno výše, neexistuje žádný přísný způsob, jak musí vypadat potvrzení o pronájmu! I když některá města a jurisdikce mohou mít ukázkové formáty, které doporučují pronajímatelům dodržovat, můžete si obvykle vytvořit vlastní šablonu.
Zamyslete se nad tím, jaký typ informací potřebujete sdělit a jak je chcete sdělit. Pokud máte logo nebo šablonu, která se používá ve většině vaší dokumentace, zvažte vytvoření formátu potvrzení o nájmu, který zapadá do obvyklého designu. Jediné, co musíte zajistit, je, aby všechny informace byly jasně a správně sděleny prostřednictvím dokladu o zaplacení nájemného.
Jaké informace by měly být na dokladu o zaplacení nájemného?
Většina situací bude vyžadovat zahrnutí těchto čtyř hlavních věcí do dokladu o nájmu:
- Datum výplaty
- Identifikační údaje (adresa nemovitosti a jméno nájemce)
- Vyplacená částka
- Typ platby
Pokrytím těchto čtyř základních věcí poskytujete potřebné informace o tom, kdo, co, kdy a jak se platilo nájemné. To jsou hlavní faktory, které je třeba zaznamenat, a je důležité je zaznamenávat co nejpřesněji. Použitím dokladu o nájmu můžete pomoci zajistit, aby byly obě strany na stejné stránce.
Lze zahrnout i několik dalších věcí. Můžete například zahrnout zbývající zůstatek nebo splatnou částku, pokud nájemce nedostatečně zaplatil nebo je stále nedostatečně placen z předchozího měsíce zmeškaného nájemného. Uvedení těchto informací na dokladu o nájmu může sloužit jako jemné připomenutí a v případě potřeby také vytvořit silný důvod pro soud o vystěhování.
Je doklad o zaplacení nájemného dokladem o pobytu?
Ve většině případů nebude potvrzení o nájmu považováno za doklad o pobytu. Konečné rozhodnutí o tom, zda jej lze použít jako platnou formu dokladu, bude záviset na tom, kde se nacházíte a jaký typ dokladu potřebujete.
Zatímco potvrzení o nájemném nemusí být to, co váš nájemce potřebuje k vydání nového průkazu totožnosti nebo k jinému prokázání místa bydliště se může kopie smlouvy o pronájmu shodovat s účtem! Pokud váš nájemce chce získat doklad o pobytu, může za vámi požádat o další kopii nájemní smlouvy, pokud nemá přístup ke své vlastní kopii.
Toto je přiměřený požadavek a není něco, na co byste si měli dávat pozor. Můžete také doporučit, aby váš nájemce zvážil použití svých účtů za služby nebo kabely, je-li to relevantní, k prokázání jejich bydliště.
Kdy musí být vystaveny stvrzenky k pronájmu?
Jako pronajímatel je vždy dobrý nápad připravit se na vystavení potvrzení o nájmu předem. Je ve vašem nejlepším zájmu, abyste věděli, kdy jste povinni poskytnout potvrzení o nájmu, než je budete požadovat.
Měli byste vždy poskytnout potvrzení o pronájmu:
- Kdy požádal o to váš nájemce
- když to zákonem vyžadují místní nebo státní zákony
- když váš nájemce platí v hotovosti
- při zpracování offline plateb
Ať už to zákon vyžaduje či nikoli, vedení papírové stopy všech offline plateb je skvělý způsob, jak vy i váš nájemce udržet odpovědnost. Historie výpůjček může být obtížné sledovat, pokud nevíte, kdy vám byla zaplacena, a bylo by nemožné prokázat váš případ u soudu, pokud byste potřebovali vystěhovat nájemce, který bez ní platil offline.
Pokud používáte online platební nástroj k zapůjčení, nezapomeňte zkontrolovat, jaký typ potvrzení o pronájmu poskytuje a jak k těmto záznamům máte přístup. Online nástroje často vytvářejí tuto papírovou stopu, takže se můžete ušetřit zdvojnásobení práce, pokud je tato funkce zahrnuta.
Udržujte své podnikání v záznamu
Každou částku rozdávejte potvrzení o zaplacení nájemného čas, který váš nájemce provede platbu, se může zdát jako hodně úsilí pro velmi krátký vzorek, ale tento záznam o platbě vám díky vašemu vztahu mezi pronajímatelem a nájemcem udrží vás i vašeho nájemce v lepší pozici.
Rozdáváním nájemného můžete zajistit:
- Vytvoříte papírovou stopu.
- Nájemní komunikace je transparentní.
- Sledujete své zákonné povinnosti jako pronajímatel.
Pamatujte, že rozdávání potvrzení o nájmu nemusí být obtížný proces. Jakmile použijete naši šablonu potvrzení o nájmu k vytvoření vlastní vlastní šablony, můžete ji jednoduše upravit pokaždé, když obdržíte platbu. Ať je to rychlé, jednoduché a snadné!
Vaše firma a váš nájemce vám poděkují!