Jednou z časově náročných úloh v aplikaci Microsoft Word je čištění textu z externích zdrojů, zvláště když má dokument extra tvrdé výnosy, které chcete odstranit. Mezi tyto dokumenty patří text zkopírovaný z PDF, přepisy ze schůzky Zoom, text z YouTube nebo jiných služeb a dokumenty přijaté od kolegů a klientů, kteří možná používají jiné programy. Výzvou je, že ztrácíte příliš mnoho času ručním čištěním těchto souborů, abyste odstranili tvrdé návraty, které nejsou v textu dokumentu potřebné.
Pro jednoduché kroky ke snadnému odstranění tvrdých návratů nebo značek odstavců z textový soubor v aplikaci Microsoft Word pokračovat ve čtení nebo sledovat moje video:
Zobrazení odstavcových značek v dokumentu
První věcí, kterou chcete udělat, je získat více informací. Uděláte to tak, že budete pracovat s Zobrazit / Skrýt. Toto je na kartě Domů ve skupině Odstavec. Najdete ji se symbolem značky odstavce. Vyberte tuto možnost a nyní budete zobrazovat netisknutelné znaky, někdy označované jako skryté znaky. Můžete vidět, kde se na konci řádků vyskytují tvrdé návraty a kde narušují text na nepříjemných místech. V níže uvedeném ukázkovém dokumentu je celkem snadné zjistit, kam přicházejí tvrdé návraty. To znamená, že text není zalomen tím, co se nazývá měkký návrat. Na konci každého řádku jsou tvrdé výnosy, které v dokumentu Word vytvoří nejrůznější problémy s úpravami a formátováním.
Jak odebrat tvrdé výnosy
Ačkoli to může být docela časově náročný proces, mohli bychom ručně upravte text, abyste odstranili extra tvrdé návraty, přidali mezeru nebo v případě potřeby interpunkci a pokračujte v čištění dokumentu tímto způsobem. Existuje však mnohem snazší přístup k odstranění tvrdých výnosů. A to je použití příkazů Najít a Nahradit. Níže je uveden základní postup pro odstranění pevných vrácených znaků nebo značek odstavců:
- Uložte původní dokument pod novým názvem.
- Spusťte příkaz Nahradit.
- Podle potřeby nahraďte několik pevných návratů, které si chcete ponechat, zástupným symbolem.
- Najděte a nahraďte zbývající tvrdé výnosy pomocí speciálu More > Special z Find a Nahradit dialogové okno. Vyberte možnost Značka odstavce z možností v části Speciální. V závislosti na vašem dokumentu nahraďte značky odstavce mezerou nebo vůbec nic.
- Pokud jste vytvořili zástupné symboly pro značky odstavce, které chcete zachovat, vraťte kroky, které jste použili v kroku 3, k vrácení odstavce značky, které chcete v dokumentu zachovat.
- Podle potřeby dokument upravte a dokončete vyčištění souboru.
Jak najít & Nahradit značky odstavců
Nejprve vyhledejte příkazy Najít a Nahradit na pravé straně karty Domů. Můžete také použít následující klávesové zkratky:
- Najít: + F
- Nahradit: + H
Pravděpodobně jste použili předtím, než najdete text, možná interpunkci, a nahradíte jej něčím jiným. Tato funkce má ale víc než jen jednoduše hledat text a nahradit ho něčím jiným. Nejprve zvolte Nahradit. V dialogovém okně Najít a nahradit vyberte Další. Máte tak možnost upřesnit, jak najít a nahradit. Pokud chcete z textového souboru odebrat pevné výnosy, vyberte možnost Speciální. Zde uvidíte libovolný počet různých symbolů a znaků, které můžete najít a nahradit, včetně značky odstavce.
Chcete-li vyčistit naše často chceme zjistit, kde se značka odstavce vyskytuje, a nahradit ji mezerou nebo ničím, pokud již mezera na místě existuje. Pokud to nyní děláte pravidelně, můžete to udělat také pomocí symbolu stříšky (^) a písmene P. Stříška se nachází v horní části vaší klávesnice nad klávesou číslo 6. ^ P je tedy další způsob, jak zobrazit značku odstavce. Poté pokračujte obsahem, který chcete nahradit, například mezerou. Poznámka: Než začnete s úpravami, vytvořte si kopii dokumentu pro případ, že byste se chtěli vrátit k originálu.
Je však třeba si dát pozor na další věc, protože ve skutečnosti možná budete chtít mít na konci konec skutečných odstavců. Ve výše uvedeném vzorovém dokumentu si všimnete, že na konci odstavců jsou dva pevné výnosy. U těchto typů dokumentů nemusíme nutně hledat všechny značky odstavců a nahradit je, protože nyní vytváříme další místo, kde budeme muset trávit čas vyčištěním dokumentu.
V tomto případě budete také chtít hledat jakýkoli výskyt, kde jsou dva pevné výnosy. Poté nahradíte dva tvrdé výnosy zástupnými symboly. Tímto zástupným znakem by nyní mohlo být v podstatě cokoli, co by se v dokumentu normálně neobjevilo. Zástupnými symboly může být několik hvězdiček (**), tři vykřičníky (!!!) – prostě něco, co může být místem, kam se vrátíte, až budete připraveni úpravy dokumentu dokončit. Pokud si ještě nejste jisti, můžete dvojité pevné výnosy jednotlivě nahradit pomocí Najít další a poté Nahradit. Jakmile uvidíte, jak to funguje, zkuste Vyměnit vše. Nyní máte zástupné symboly pro místa, kde skutečně chcete vidět značku odstavce. Později se můžete vrátit zpět do textu, hledat tyto zástupné symboly a nahradit je dvěma pevnými výnosy pro každé místo, kde je skutečně chcete v konečném dokumentu.
Dále je čas uklidit pevné výnosy, které chcete z dokumentu odebrat. Jednoduše požádejte Word, aby vyhledal všechny případy tvrdého návratu, a v závislosti na obsahu jej nahraďte ničím (ponechejte Replace prázdné) nebo případně přidejte mezeru. Jakmile znovu otestujete několik výskytů, zkuste znovu nahradit vše.
Posledním krokem může být resetování těch tvrdých výnosů, které jsou aktuálně reprezentovány zástupnými symboly, například dvě hvězdičky. Nezapomeňte, že zástupné symboly ve skutečnosti nemají žádný konkrétní význam. Jednoduše je používáte jako něco, co najdete, a poté je nahradíte dvěma pevnými výnosy. Opět byste je našli v dialogovém okně Najít a nahradit v části Další v části Speciální. Podívejte se na další možnosti, protože v dokumentu uvidíte spoustu věcí, které můžete hledat kromě jednoduchého textu a interpunkce.
Nyní máte dokument, který pravděpodobně potřebuje jen trochu vyčištění, například přidání nebo odstranění několika mezer. Stačí pár kliknutí a několik oprav, které vám ušetří čas při úpravě dokumentů aplikace Word, abyste se mohli soustředit na to, co je pro vás důležitější.
Autor: Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Certified Trainer Microsoft, Reproduktor produktivity, Certified Virtual Presenter