Kanban vysvětlen pro začátečníky | Kompletní průvodce

Kanban je metoda správy pracovního toku pro definování, správu a zlepšování služeb poskytujících znalostní práci. Jeho cílem je pomoci vám vizualizovat vaši práci, maximalizovat efektivitu a neustále se zlepšovat. Z japonštiny je kanban přeložen jako billboard nebo vývěsní štít. Pocházející z výroby se později stala teritoriem nárokovaným týmy Agile software development. Nedávno to začalo být uznáváno obchodními jednotkami v různých průmyslových odvětvích.

Jak více a více lidí slyší o Kanbanu, často dochází k dezinterpretacím.
Co přesně je Kanban? Jak vybudovat systém Kanban?
Zde jsou nejdůležitější věci, které potřebujete o metodě a její praktické aplikaci vědět.

Co je Kanban? Definice a stručný úvod.

definice Kanbanu. Zpočátku to vzniklo jako plánovací systém pro štíhlou výrobu, pocházející z Toyota Production System (TPS). Na konci 40. let uvedla Toyota do své výroby výrobu „just in time“. Tento přístup představuje systém „pull“. To znamená, že výroba je založena spíše na poptávce zákazníků, než na standardním postupu výroby zboží a jeho prosazování na trh.

Jejich jedinečný výrobní systém položil základy štíhlé výroby nebo jednoduše štíhlé. Jeho hlavním účelem je minimalizace plýtvání bez ztráty produktivity. Hlavním cílem je vytvořit větší hodnotu pro zákazníka bez generování dalších nákladů.

Původní systém Kanban, zdroj: globální web TOYOTA

Metoda Kanban

Na začátku 21. století si klíčoví hráči v softwarovém průmyslu rychle uvědomili, jak lze Kanban použít ke změně způsobu výroby a služby byly poskytovány pozitivně.

Se zvýšeným důrazem na efektivitu a využitím Díky technologiím v oblasti výpočetní techniky Kanban opustil oblast automobilového průmyslu a byl úspěšně použit v dalších komplexních komerčních odvětvích, jako jsou IT, vývoj softwaru, R & D a další.

To, co nyní známe jako Kanbanovu metodu se všemi základními prvky, se objevilo na začátku roku 2007.

Svůj systém Kanban můžete začít budovat nastavením nejpřímější desky Kanban se třemi základními sloupci – „Požadováno“, „Probíhá“ a „Hotovo“. Pokud je zkonstruován, spravován a správně funguje, slouží jako úložiště informací v reálném čase, které zvýrazňuje úzká místa v systému a cokoli jiného, co by mohlo přerušit hladké pracovní postupy.

Jak ale metoda Kanban funguje?

Objevme více.

Čtyři základní praktiky Kanban

David J. Anderson (průkopník v oblasti Lean / Kanban pro znalostní práci) formuloval Kanbanovu metodu jako přístup k postupným, evolučním procesům a systémovým změnám pro organizace založené na znalostech. Zaměřuje se na plnění úkolů a jeho základy lze rozdělit na čtyři základní principy a šest postupů.

Princip 1: Začněte tím, co právě děláte

Flexibilita Kanbanu umožňuje překrývat stávající pracovní postupy, systémy a procesy, aniž by to narušilo to, co se již úspěšně děje; přirozeně zvýrazní problémy, které je třeba řešit, a pomůže posoudit a naplánovat změny, takže jejich implementace bude pokud možno nerušivá.

Všestrannost Kanbanu vám umožňuje představte jej postupně všem typům organizací bez obav z nadměrného odhodlání nebo „kulturního šoku“, protože není třeba provádět zásadní změny hned od začátku.

Zásada 2: Souhlasím s pokračováním Evoluční změna

Metodika Kanban je navržena tak, aby splňovala minimální odpor. Podporuje kontinuální malé přírůstkové a evoluční změny současného procesu. Obecně se od zásadních změn nedoporučuje, protože obvykle narážejí na odpor kvůli strachu nebo nejistotě.

Zásada 3: Respektujte současný proces, role & Odpovědnosti

Kanban uznává, že stávající procesy, role, odpovědnosti a názvy mají hodnotu a obecně stojí za zachování. Metoda Kanban nezakazuje změnu, ale ani ji nepředepisuje jako „všelék“. Je navržena tak, aby podporovala a povzbuzovala postupné, logické změny, aniž by vyvolávala strach ze samotné změny.

Zásada 4: Povzbuzujte zákony vedení na všech úrovních

Toto je nejnovější princip Kanban.Připomíná vám, že vedení vychází z každodenního jednání lidí v první linii jejich týmů. Každý musí podporovat neustálé zlepšování myšlení (Kaizen), aby dosáhl optimálního výkonu na úrovni týmu / oddělení / společnosti. To nemůže být management úroveň aktivity.

6 praktik kanbanu

Pokud se snažíte implementovat metodu Kanban, musí každá organizace postupovat opatrně s praktickými kroky. David Anderson identifikoval šest základních postupů, které je třeba pro úspěšnou implementaci použít.

Vizualizujte Workflow

Jednoduchý Kanban Board

Pro vizualizaci vašeho procesu pomocí systému Kanban budete potřebovat desku s kartami a sloupci deska představuje krok ve vašem pracovním toku. Každá karta Kanban představuje pracovní položku.

První a nejdůležitější věcí pro vás je pochopení toho, co je potřeba k získání položky z požadavku na dodávaný produkt. Teprve poté, co pochopíte, jak tok prací aktuálně funguje, můžete usilovat o jeho zlepšení provedením nezbytných úprav.

Když začnete pracovat na položce X, vytáhnete ji z sloupec „Úkol“ a po dokončení jej přesunete do „Hotovo“. Tímto způsobem můžete snadno sledovat postup a zjistit úzká místa.

Omezit probíhající práci

Digital Kanban Board with WIP Limits

Jednou z hlavních funkcí Kanban je zajistit zvládnutelný počet aktivních položek, které právě probíhají. Pokud neexistují žádná omezení rozpracovanosti, neděláte Kanban. Přepnutí zaměření týmu do poloviny tohoto procesu obecně poškodí a multitasking je jistá cesta k vytváření odpadu a neefektivity.

Omezení WIP znamená implementaci stahovacího systému na součástech nebo úplném pracovním toku. Nastavení maximálního počtu položek na fázi zajistí, že se karta do dalšího kroku„ vytáhne “, až bude k dispozici kapacita. Tato omezení rychle osvětlí problémové oblasti ve vašem toku, abyste je mohli identifikovat a vyřešit.

Správa toku

Správa toku je o správě práce, ale ne lidé. Pod pojmem tok rozumíme pohyb pracovních položek výrobním procesem.

Jedním z hlavních cílů při implementaci systému Kanban je vytvoření plynulého a zdravého toku. Namísto mikrosprávy a snahy o neustálé zaměstnávání lidí bychom se měli zaměřit na správu pracovních procesů a pochopení toho, jak tuto práci v systému získat rychleji. To by znamenalo, že náš systém Kanban vytváří hodnoty rychleji.

Explicitní zásady procesu

Nemůžete zlepšit něco, co ne rozumět. Proto by měl být váš proces jasně definován, publikován a socializován. Lidé by se nesdružovali a neúčastnili se něčeho, o čem si nemyslí, že by bylo užitečné.

Když je každému známý společný cíl, byl by schopen pracovat a rozhodovat pokud jde o pozitivní dopad.

Smyčky zpětné vazby

Pro týmy a společnosti, které chtějí být pružnější, je implementace smyček zpětné vazby povinným krokem. Zajišťují, aby organizace adekvátně reagovaly na potenciální změny, a umožňují přenos znalostí mezi zúčastněnými stranami. Příkladem takové zpětnovazební smyčky je každodenní stand up meeting pro týmovou synchronizaci. Koná se před tabulí Kanban a každý člen říká ostatním, co dělali předchozí den a co budou dělat dnes.

K dispozici jsou také kontrola poskytování služeb, kontrola operací, kontrola strategie a schůzky o kontrole rizik. Četnost závisí na mnoha faktorech, ale předpokládá se, že jsou pravidelné, v přesně stanovenou hodinu, přímo k věci a nikdy zbytečně dlouhé.

Ideální průměrná délka vstávání by měla být mezi 10–15 minutami a ostatní mohou dosáhnout až hodiny nebo více, v závislosti na velikosti týmu a tématech.

Vylepšujte společně (pomocí modelů & vědecká metoda)

Způsob, jak dosáhnout neustálého zlepšování a udržitelné změny v organizaci, je prostřednictvím sdílené vize lepší budoucnosti a kolektivního přístupu porozumění problémům, které je třeba napravit.

Týmy se společným porozuměním jejich cílům, pracovním postupům, procesům a rizikům pravděpodobněji vytvoří sdílené porozumění problému. a společně pracovat na zlepšování.

Pozitivní stránka Kanbanu

V současné době mnoho organizací používá metodu Kanban, aby se stala pružnější a vnesla do svých chaotických pracovních procesů pořádek. Jednoduše řečeno, systém Kanban vám pomůže udělat více práce.

Pojďme se však ponořit trochu hlouběji a podívejme se na skutečné výhody používání Kanbanu.

Všichni jsou na stejné stránce

Základní myšlenkou Kanbanu je vizualizace každého díla na tabuli. Tímto způsobem se deska Kanban promění v centrální informační centrum. Všechny úkoly jsou viditelné a nikdy se neztratí, což přináší transparentnost do celého pracovního procesu. Každý člen týmu může mít rychlou aktualizaci stavu každého projektu nebo úkolu.

Kanban odhaluje úzká místa ve vašem pracovním toku

Jakmile vytvoříte Deska Kanban a naplníte ji kartami, uvidíte, že některé sloupce budou přeplněné úkoly. To vám pomůže upozornit na úzká místa ve vašem pracovním toku a správně je řešit. Můžete například získat představu o tom, jak velké úkoly by měly být, aby je váš tým mohl rychle posunout vpřed.

Kanban přináší flexibilitu

Pokud když se podíváte na základní principy Kanbanu, rychle pochopíte, že ho může ve vaší organizaci použít jakýkoli tým, od R & D až po HR.

Hlavním důvodem je, že Kanban respektuje současný stav vaší organizace a nevyžaduje revoluční změny. Naopak, navrhuje, abyste usilovali o postupné, evoluční změny a neustále se zlepšovali.

Váš tým bude lépe reagovat

Kanban byl vytvořen, aby uspokojil skutečnou poptávku zákazníků právě včas, místo aby tlačil zboží na trh. Dnes, v znalostní práce, Kanban usnadňuje reakci na neustále se měnící požadavky zákazníků. Umožňuje týmům být agilnější, přizpůsobovat se měnícím se prioritám, reorganizovat nebo rychle měnit zaměření.

Zaměřujete se dokončování prací na podporu spolupráce a produktivity

Jednou z hlavních výhod Kanbanu je, že vyžaduje, aby se týmy soustředily na své aktuální úkoly, dokud nebudou hotové. To je možné díky konceptu omezení probíhající práce.

Omezení WIP podporuje týmy ke spolupráci na rychlejším dokončení pracovních položek, což na druhou stranu eliminuje rozptýlení, jako je přepínání kontextu a multitasking. Na konci dne to bude mít pozitivní dopad na produktivitu týmu.

Novodobý kanban

S rozvojem technologie se Kanban také neustále zdokonaloval. Řešení digitálních kanálů Kanban byla vyvinuta za účelem překonání problémů vznikajících ve vzdálených týmech.

Příklad digitálního kanálu Kanban

Snadný přístup pro vzdálené členy týmu

V dnešní době jsou týmy často distribuovány po celém světě. Nemohou pracovat na fyzické tabuli, a proto potřebují digitální, ke které by měli přístup odkudkoli, aby byli agilnější. Kanbanové desky v cloudu jsou nejúčinnějším způsobem, jak dostat všechny na stejnou stopu. Poskytují přístup ke všem informacím z jakéhokoli zařízení a kdykoli a zobrazují živé akce.

Analýza toku

Software Kanban navíc umožňuje sofistikovaný analytický proces, který vám pomůže podrobně sledovat výkon, objevovat úzká místa a provádět potřebné změny.

Integrace s dalšími nástroji

Digitální desky lze také snadno integrovat do jiných systémů. Mohou poskytnout cennou perspektivu celého procesu, ušetřit čas a zvýšit efektivitu.

Automatizace pracovního postupu

Online řešení Kanban vám umožní automatizovat některé části vašich procesů a ušetřit drahocenný čas. Díky vlastním automatům lze zefektivnit jakýkoli typický pracovní postup.

Kanban v kostce

Systém Kanban je více než rychlé poznámky na zeď. Nejjednodušší způsob, jak pochopit Kanban, je přijmout jeho filozofii a aplikovat ji na vaši každodenní práci. Pokud čtete, chápete a rezonujete se čtyřmi základními principy, praktický přechod by se zdál logický a dokonce nevyhnutelný.

Vizualizace pracovního toku, nastavení limitů WIP, správa toku, zajištění explicitní politiky a zlepšení spolupráce posune váš proces daleko nad rámec toho, co si myslíte. Nezapomeňte uspořádat pravidelné smyčky zpětné vazby a všechny tyto části společně odhalí skutečnou sílu Kanbanu.

Souhrn

Pokoušet se zjistit, co je Kanban, může být zpočátku těžké, ale teď, když víte, o co jde, můžete co nejlépe využít hlavní výhody Kanbanu:

• Fyzické a digitální desky Kanban vám pomohou vizualizovat vaši práci
• Kanban se snadno osvojuje a – stačí začít tím, co máte
• Limity WIP vám umožňují zvýšit efektivitu
• Kanbanské principy a postupy nabízejí evoluční cestu k agilitě bez narušení aktuální procesy