Jak seskupovat řádky v aplikaci Excel, aby byly sbalitelné a rozbalitelné

Výukový program ukazuje, jak seskupit řádky v aplikaci Excel, aby bylo snazší číst složité tabulky . Podívejte se, jak můžete rychle skrýt řádky v určité skupině nebo sbalit celý obrys na konkrétní úroveň.

Je obtížné číst a analyzovat pracovní listy se spoustou komplexních a podrobných informací. Naštěstí Microsoft Excel poskytuje snadný způsob, jak uspořádat data do skupin, což umožňuje sbalit a rozšířit řádky s podobným obsahem a vytvořit tak kompaktnější a srozumitelnější zobrazení.

• Jak seskupovat řádky v aplikaci Excel
  • Seskupovat řádky automaticky (obrys)
  • Seskupovat řádky ručně (vnořené skupiny)
• Jak sbalit řádky v aplikaci Excel
• Jak rozbalit řádky
• Jak odebrat obrysové a oddělit řádky
• Tipy pro seskupování Excel
  • Automaticky vypočítat mezisoučty skupin
  • Použít výchozí styly aplikace Excel do souhrnných řádků
  • Vyberte a zkopírujte pouze viditelné řádky
  • Skrýt a zobrazit symboly obrysu
  • Symboly obrysu se nezobrazí v aplikaci Excel

Jak seskupovat řádky v aplikaci Excel

Seskupování v aplikaci Excel funguje nejlépe pro strukturované listy, které mají záhlaví sloupců, žádné prázdné řádky nebo sloupce a souhrnný řádek ( mezisoučet) pro každou podmnožinu řádků. Při správném uspořádání dat použijte jeden z následujících způsobů jejich seskupení.

Seskupujte řádky automaticky (vytvořte obrys)

Pokud vaše datová sada obsahuje pouze jednu úroveň informací, nejrychlejším způsobem by bylo nechat automaticky seskupovat řádky aplikace Excel. Postup:

1. Vyberte libovolnou buňku v jednom z řádků, které chcete seskupit.
2. Přejděte na kartu Data > Outline group, klikněte na šipku pod Group a vyberte Auto Outline.

To je vše!

Zde je příklad toho, jaký druh řádků, které může Excel seskupit:

Jak je znázorněno na následujícím obrázku, řádky byly dokonale seskupeny a obrysové pruhy představující různé úrovně dat organizace byla přidána nalevo od sloupce A.

Poznámka. Pokud jsou vaše souhrnné řádky umístěny nad skupinou podrobných řádků, před vytvořením obrysu přejděte na kartu Data > Obrysová skupina, klikněte na spouštěč dialogového okna Obrys a vymažte souhrnné řádky zaškrtávací políčko níže podrobností.

Po vytvoření osnovy můžete rychle skrýt nebo zobrazit podrobnosti v určité skupině kliknutím na minus nebo znaménko pro tuto skupinu. Všechny řádky můžete také sbalit nebo rozbalit na konkrétní úroveň kliknutím na tlačítka úrovně v levém horním rohu listu. Další informace najdete v části Jak sbalit řádky v aplikaci Excel.

Jak ručně seskupovat řádky

Pokud váš list obsahuje dvě nebo více úrovní informací, automatický obrys aplikace Excel nemusí seskupte data správně. V takovém případě můžete řádky seskupit ručně pomocí níže uvedených kroků.

1. Vytváření vnějších skupin (úroveň 1)

Vyberte jednu z větších podmnožin dat, včetně všech mezilehlých souhrnných řádků a jejich řádků s podrobnostmi.

V níže uvedené datové sadě vybereme pro seskupení všech údajů pro řádek 9 (východ celkem) řádky 2 až 8.

Na kartě Data klikněte ve skupině Obrys na tlačítko Skupina, vyberte Řádky a klikněte na OK.

Tímto přidáte lišta na levé straně listu, která překlenuje vybrané řádky:

Podobným způsobem vytvoříte tolik vnějších skupin, kolik je potřeba.

V tomto příkladu potřebujeme ještě jednu vnější skupinu pro severní oblast. Za tímto účelem vybereme řádky 10 až 16 a klikneme na kartu Data > tlačítko Skupina > řádky.

To sada řádků je nyní seskupena také:

2. Vytvoření vnořených skupin (úroveň 2)

Chcete-li vytvořit vnořenou (nebo vnitřní) skupinu, vyberte všechny řádky podrobností nad souvisejícím souhrnným řádkem a klikněte na tlačítko Skupina.

Například Chcete-li vytvořit skupinu Jablka v oblasti Východu, vyberte řádky 2 a 3 a stiskněte Skupina. Chcete-li vytvořit skupinu Pomeranče, vyberte řádky 5 až 7 a znovu stiskněte tlačítko Skupina.

Podobně vytvoříme vnořené skupiny pro severní oblasti a získáme následující výsledek:

3. V případě potřeby přidejte další úrovně seskupení.

V praxi jsou datové sady zřídka úplné.Pokud v určitém okamžiku do vašeho listu přidáte více dat, pravděpodobně budete chtít vytvořit více úrovní osnovy.

Například vložme do naší tabulky řádek Celkový součet a potom přidáme nejvzdálenější úroveň osnovy. Chcete-li to provést, vyberte všechny řádky kromě řádku Celkový součet (řádky 2 až 17) a klikněte na kartu Data > tlačítko Skupina > Řádky.

Jak ukazuje obrázek níže, naše data jsou nyní seskupena do 4 úrovní:

• Úroveň 1: Celkový součet
• Úroveň 2: Součty oblastí
• Úroveň 3: Mezisoučty položek
• Úroveň 4: Řádky podrobností

Nyní, když máme přehled řádků, se podívejme, jak usnadňuje prohlížení našich dat.

Jak sbalit řádky v aplikaci Excel

Jednou z nejužitečnějších funkcí seskupení aplikace Excel je schopnost skrýt a zobrazit řádky podrobností pro konkrétní skupinu a také sbalit nebo rozbalit celý obrys na určitou úroveň kliknutím myší.

Sbalit řádky ve skupině

Chcete-li sbalit řádky v konkrétní skupině, stačí kliknout na tlačítko mínus ve spodní části této skupiny „s bar.

Takto například můžete rychle skrýt všechny řádky podrobností pro oblast Východ, včetně mezisoučtů, a zobrazit pouze řádek Východ celkem:

Dalším způsobem, jak sbalit řádky v aplikaci Excel, je vybrat libovolnou buňku ve skupině a kliknout na tlačítko Skrýt podrobnosti na kartě Data ve skupině Obrys:

Ať tak či onak, skupina bude minimalizována na řádek souhrnu a všechny řádky podrobností budou skryty.

Sbalit nebo rozbalit celý obrys na konkrétní úroveň

Chcete-li minimalizovat nebo rozšířit všechny skupiny na konkrétní úrovni, klikněte na odpovídající číslo obrysu v levém horním rohu listu.

Úroveň 1 zobrazuje nejméně množství dat, zatímco nejvyšší počet rozšiřuje všechny řádky. Například pokud má váš obrys 3 úrovně, klepnutím na číslo 2 skryjete 3. úroveň (řádky podrobností) a zároveň zobrazíte další dvě úrovně (řádky souhrnu).

V našem vzorovém datovém souboru máme 4 obrysy úrovně, které fungují takto:

• Úroveň 1 zobrazuje pouze Celkový součet (řádek 18) a skrývá všechny ostatní řádky.
• Úroveň 2 zobrazuje Celkový součet a Mezisoučty regionů (řádky 9, 17 a 18).
• Úroveň 3 zobrazuje souhrnné součty, regiony a položky (řádky 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 a 18).
• Úroveň 4 zobrazuje všechny řádky.

Následující snímek obrazovky ukazuje obrys sbalený na úroveň 3.

Jak rozbalit řádky v aplikaci Excel

Chcete-li rozbalit řádky v určité skupině, klikněte na libovolnou buňku ve viditelném souhrnném řádku a poté klikněte na tlačítko Zobrazit podrobnosti na kartě Data ve skupině Obrys:

Nebo klikněte na znaménko plus pro sbalenou skupinu řádků, které chci expa nd:

Jak odstranit obrys v aplikaci Excel

Pokud chcete odebrat všechny skupiny řádků najednou, pak vyčistit obrys. Pokud chcete odebrat jen některé ze skupin řádků (např. Vnořené skupiny), oddělte vybrané řádky.

Jak odstranit celý obrys

Přejít na kartu Data > Obrysová skupina, klikněte na šipku pod Oddělit a poté klikněte na Vymazat obrys.

Poznámky:

1. Odstraněním obrysu v aplikaci Excel se neodstraní žádná data.
2. Pokud odeberete obrys s některými sbalenými řádky, mohou tyto řádky zůstat po vyčištění obrysu skryté. . Chcete-li řádky zobrazit, použijte některou z metod popsaných v části Jak zobrazit řádky v aplikaci Excel.
3. Jakmile je obrys odstraněn, nebudete jej moci získat zpět kliknutím na tlačítko Zpět nebo stisknutím Vrátit zástupce (Ctrl + Z). Budete muset znovu vytvořit obrys od začátku.

Jak oddělit určitou skupinu řádků

Odstranění seskupení pro určité řádky aniž byste smazali celý obrys, postupujte takto:

1. Vyberte řádky, které chcete oddělit.
2. Přejděte na kartu Data > Obrysová skupina a klikněte na tlačítko Oddělit. Nebo stiskněte Shift + Alt + Šipka doleva, což je zástupce Oddělit v aplikaci Excel.
3. V dialogovém okně Oddělit vyberte Řádky a klikněte na OK.

Zde je příklad, jak můžete oddělit dvě vnořené skupiny řádků (mezisoučet jablek a mezisoučet pomerančů) při zachování vnější skupiny East Total:

Tipy pro seskupování Excel

Jak jste právě viděli, je snadné seskupovat řádky v Excelu. Níže budete najděte několik užitečných triků, které vám práci se skupinami ještě usnadní.

Jak automaticky vypočítat mezisoučty skupin

Ve všech výše uvedených příkladech jsme vložili vlastní řádky mezisoučtu se vzorci SUM. Chcete-li, aby se mezisoučty počítaly automaticky, použijte příkaz Mezisoučet s funkcí souhrnu podle vašeho výběru, jako je SUM, POČET, PRŮMĚR, MIN, MAX atd. Příkaz Mezisoučet nejen vloží souhrnné řádky, ale také vytvoří obrys se sbalitelnými a rozbalitelnými řádky , čímž splníte dva úkoly najednou!

Použít výchozí styly aplikace Excel na souhrnné řádky

Microsoft Excel má předdefinované styly pro dvě úrovně souhrnných řádků: RowLevel_1 (tučně) a RowLevel_2 (kurzíva) ). Tyto styly můžete použít před nebo po seskupení řádků.

Chcete-li automaticky použít styly aplikace Excel na nový obrys, přejděte na kartu Data > Skupina obrysů, klikněte na Spouštěč dialogového okna s obrysy, poté zaškrtněte políčko Automatické styly a klikněte na OK. Poté vytvoříte obrys jako obvykle.

Chcete-li použít styly na existující obrys, zaškrtněte také pole Automatické styly, jak je uvedeno výše, ale místo OK klikněte na tlačítko Použít styly.

Takto vypadá obrys aplikace Excel s výchozími styly pro souhrnné řádky:

Jak vybrat a kopírovat pouze viditelné řádky

Poté, co jste sbalili irelevantní řádky, můžete zkopírovat zobrazená relevantní data někam jinam. Když však vyberete viditelné řádky obvyklým způsobem pomocí myši, ve skutečnosti vyberete také skryté řádky.

Chcete-li vybrat pouze viditelné řádky, budete muset provést několik dalších kroků :

1. Vyberte viditelné řádky pomocí myši.

   Například jsme sbalili všechny řádky podrobností a nyní vyberte viditelné souhrnné řádky:
   

2. Přejděte na kartu Domů > skupina úprav a klikněte na Najít & Vyberte > Přejít na speciální. Nebo stiskněte Ctrl + G (zkratka Přejít na) a klikněte na tlačítko Speciální …
3. V dialogovém okně Přejít na speciální , vyberte Pouze viditelné buňky a klikněte na OK.
   

Ve výsledku budou vybrány pouze viditelné řádky (řádky sousedící s skryté řádky jsou označeny bílým okrajem):

Nyní jednoduše stiskem Ctrl + C zkopírujete vybrané řádky a Ctrl + V vložit je ctí se vám líbí.

Jak skrýt a zobrazit symboly obrysů

Chcete-li skrýt nebo zobrazit obrysové pruhy a čísla úrovní v aplikaci Excel, použijte následující klávesovou zkratku: Ctrl + 8.

Při prvním stisknutí zkratky se skryjí symboly obrysů, dalším stisknutím se obrys znovu zobrazí.

Symboly obrysu se v aplikaci Excel nezobrazí

Pokud nevidíte ani symboly plus a mínus na pruzích skupin ani čísla v horní části obrysu, zkontrolujte následující nastavení v aplikaci Excel:

1. Přejít na kartu Soubor > Možnosti > Pokročilá kategorie.
2. Přejděte dolů do části Možnosti zobrazení pro tento list, vyberte požadovaný list a zkontrolujte je zaškrtnuto políčko Zobrazit symboly obrysu, pokud je použit obrys.

Takto seskupujete řádky Excel pro sbalení nebo rozbalení určitých částí vaší datové sady. Podobným způsobem můžete seskupit sloupce v pracovních listech. Děkuji za přečtení a doufám, že vás příští týden uvidíme na našem blogu.

• Jak skrýt a seskupit sloupce v aplikaci Excel
• Jak zobrazit sloupce v aplikaci Excel
• Jak skrýt a zobrazit řádky v aplikaci Excel
• Jak vložit, používat a odebrat mezisoučty v aplikaci Excel
• Jak odstranit každý druhý řádek nebo každý N-tý řádek v aplikaci Excel