El tutorial muestra cómo agrupar filas en Excel para facilitar la lectura de hojas de cálculo complicadas . Vea cómo puede ocultar rápidamente filas dentro de un grupo determinado o contraer todo el contorno a un nivel particular.
Las hojas de trabajo con mucha información compleja y detallada son difíciles de leer y analizar. Afortunadamente, Microsoft Excel proporciona una manera fácil de organizar los datos en grupos, lo que le permite contraer y expandir filas con contenido similar para crear vistas más compactas y comprensibles.
- Cómo agrupar filas en Excel
- Agrupar filas automáticamente (esquema)
- Agrupar filas manualmente (grupos anidados)
- Cómo contraer filas en Excel
- Cómo expandir filas
- Cómo quitar el contorno y desagrupar filas
- Consejos para agrupar en Excel
- Calcular subtotales de grupo automáticamente
- Aplicar estilos predeterminados de Excel a filas de resumen
- Seleccionar y copiar solo filas visibles
- Ocultar y mostrar símbolos de esquema
- Los símbolos de esquema no aparecen en Excel
Cómo agrupar filas en Excel
Agrupar en Excel funciona mejor para hojas de trabajo estructuradas que tienen encabezados de columna, sin filas o columnas en blanco y una fila de resumen ( subtotal) para cada subconjunto de filas. Con los datos debidamente organizados, utilice una de las siguientes formas de agruparlos.
Agrupar filas automáticamente (crear un esquema)
Si su conjunto de datos contiene solo un nivel de información, la forma más rápida sería permitir que Excel agrupe filas automáticamente. He aquí cómo:
- Seleccione cualquier celda de una de las filas que desee agrupar.
- Vaya a la pestaña Datos > Grupo de esquema, haga clic en la flecha debajo de Grupo y seleccione Esquema automático.
¡Eso es todo!
Aquí hay un ejemplo de qué tipo de filas que Excel puede agrupar:
Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, las filas se han agrupado perfectamente y las barras de contorno representan diferentes niveles de datos La organización se ha agregado a la izquierda de la columna A.
Una vez creado el esquema, puede ocultar o mostrar rápidamente los detalles dentro de un grupo determinado haciendo clic en el signo menos 
o el signo más 
para ese grupo. También puede contraer o expandir todas las filas a un nivel particular haciendo clic en los botones de nivel 
en la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Para obtener más información, consulte Cómo contraer filas en Excel.
Cómo agrupar filas manualmente
Si su hoja de trabajo contiene dos o más niveles de información, es posible que el esquema automático de Excel no agrupe sus datos correctamente. En tal caso, puede agrupar filas manualmente siguiendo los pasos a continuación.
1. Cree grupos externos (nivel 1)
Seleccione uno de los subconjuntos más grandes de datos, incluidas todas las filas de resumen intermedias y sus filas de detalles.
En el siguiente conjunto de datos, para agrupar todos los datos de la fila 9 (East Total), seleccionamos las filas 2 a 8.
En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en el botón Grupo, seleccione Filas y haga clic en Aceptar.
Esto agregará un barra en el lado izquierdo de la hoja de trabajo que abarca las filas seleccionadas:
De manera similar, crea tantos grupos externos como sea necesario.
En este ejemplo, necesitamos un grupo externo más para la región norte. Para ello, seleccionamos las filas 10 a 16 y hacemos clic en la pestaña Datos > Botón de grupo > Filas.
Eso el conjunto de filas ahora también está agrupado:
2. Crear grupos anidados (nivel 2)
Para crear un grupo anidado (o interno), seleccione todas las filas de detalles sobre la fila de resumen relacionada y haga clic en el botón Grupo.
Por ejemplo, para crear el grupo Manzanas dentro de la región Este, seleccione las filas 2 y 3 y presione Grupo. Para hacer el grupo de naranjas, seleccione las filas 5 a 7 y presione el botón Agrupar nuevamente.
De manera similar, creamos grupos anidados para las regiones del norte y obtenemos el siguiente resultado:
3. Agregue más niveles de agrupación si es necesario
En la práctica, los conjuntos de datos rara vez están completos.Si en algún momento se agregan más datos a su hoja de trabajo, probablemente querrá crear más niveles de esquema.
Como ejemplo, insertemos la fila de Total general en nuestra tabla, y luego agreguemos la más externa nivel de esquema. Para hacerlo, seleccione todas las filas excepto la fila Total general (filas 2 a 17) y haga clic en la pestaña Datos > Botón de grupo > Filas.
Como se muestra en la captura de pantalla a continuación, nuestros datos ahora están agrupados en 4 niveles:
- Nivel 1: Total general
- Nivel 2: totales de región
- Nivel 3: subtotales de artículos
- Nivel 4: filas de detalles
Ahora que tenemos un esquema de filas, veamos cómo hace que nuestros datos sean más fáciles de ver.
Cómo contraer filas en Excel
Una de las características más útiles de la agrupación de Excel es la capacidad de ocultar y mostrar las filas de detalles para un grupo en particular, así como contraer o expandir todo el esquema a un cierto nivel con un clic del mouse.
Contraer filas dentro de un grupo
Para contraer las filas en un grupo en particular, simplemente haga clic en el botón menos en la parte inferior de ese grupo «s barra.
Por ejemplo, así es como puede ocultar rápidamente todas las filas de detalles para la región Este, incluidos los subtotales, y mostrar solo la fila Total Este:
Otra forma de contraer filas en Excel es seleccionar cualquier celda del grupo y hacer clic en el botón Ocultar detalles en la pestaña Datos, en el grupo Esquema:
De cualquier manera, el grupo se minimizará a la fila de resumen y todas las filas de detalles se ocultarán.
Contraer o expandir todo esquema a un nivel específico
Para minimizar o expandir todos los grupos en un nivel particular, haga clic en el número de esquema correspondiente en la esquina superior izquierda de su hoja de trabajo.
El nivel 1 muestra el mínimo cantidad de datos mientras que el número más alto expande todas las filas. Por ejemplo, si su esquema tiene 3 niveles, haga clic en el número 2 para ocultar el tercer nivel (filas de detalles) mientras muestra los otros dos niveles (filas de resumen).
En nuestro conjunto de datos de muestra, tenemos 4 esquemas niveles, que funcionan de esta manera:
- El nivel 1 muestra solo el total general (fila 18) y oculta todas las demás filas.
- El nivel 2 muestra los subtotales generales y de región (filas 9, 17 y 18).
- El nivel 3 muestra los subtotales de total general, región y artículo (filas 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 y 18).
- El nivel 4 muestra todas las filas.
La siguiente captura de pantalla muestra el esquema contraído al nivel 3.
Cómo expandir filas en Excel
Para expandir las filas dentro de un grupo determinado, haga clic en cualquier celda en la fila de resumen visible y luego haga clic en el botón Mostrar detalles en la pestaña Datos, en el grupo Esquema:
O haga clic en el signo más para el grupo contraído de filas que quiero expandir nd:
Cómo eliminar el contorno en Excel
En caso de que desee eliminar todos los grupos de filas a la vez, limpiar el contorno. Si desea eliminar solo algunos de los grupos de filas (por ejemplo, grupos anidados), desagrupe las filas seleccionadas.
Cómo eliminar todo el esquema
Vaya a la pestaña Datos > Grupo de esquema, haga clic en la flecha debajo de Desagrupar y, luego, en Borrar esquema.
Notas:
- La eliminación del esquema en Excel no elimina ningún dato.
- Si elimina un esquema con algunas filas contraídas, esas filas pueden permanecer ocultas después de que se borre el esquema . Para mostrar las filas, use cualquiera de los métodos descritos en Cómo mostrar filas en Excel.
- Una vez que se elimine el esquema, no podrá recuperarlo haciendo clic en el botón Deshacer o presionando el botón Deshacer acceso directo (Ctrl + Z). Tendrá que volver a crear el contorno desde cero.
Cómo desagrupar un determinado grupo de filas
Para eliminar la agrupación de determinadas filas sin borrar todo el esquema, haga lo siguiente:
- Seleccione las filas que desea desagrupar.
- Vaya a la pestaña Datos > Grupo de esquema y haga clic en el botón Desagrupar. O presione Mayús + Alt + Flecha izquierda, que es el acceso directo Desagrupar en Excel.
- En el cuadro de diálogo Desagrupar, seleccione Filas y haga clic en Aceptar.
Por ejemplo, aquí se explica cómo desagrupar dos grupos de filas anidados (subtotal de manzanas y subtotal de naranjas) mientras se mantiene el grupo total exterior del este:
Consejos para agrupar en Excel
Como acaba de ver, es bastante fácil agrupar filas en Excel. A continuación, verá encuentre algunos trucos útiles que le facilitarán aún más el trabajo con los grupos.
Cómo calcular subtotales de grupo automáticamente
En todos los ejemplos anteriores, hemos insertado nuestras propias filas de subtotales con fórmulas SUM. Para que los subtotales se calculen automáticamente, use el comando Subtotal con la función de resumen de su elección, como SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MIN, MAX, etc. El comando Subtotal no solo insertará filas de resumen sino que también creará un esquema con filas plegables y expandibles , ¡completando así dos tareas a la vez!
Aplicar estilos de Excel predeterminados a filas de resumen
Microsoft Excel tiene los estilos predefinidos para dos niveles de filas de resumen: RowLevel_1 (negrita) y RowLevel_2 (cursiva ). Puede aplicar estos estilos antes o después de agrupar filas.
Para aplicar automáticamente estilos de Excel a un nuevo esquema, vaya a la pestaña Datos > grupo Esquema, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Esquema, seleccione la casilla de verificación Estilos automáticos y haga clic en Aceptar. Después de eso, crea un esquema como de costumbre.
Para aplicar estilos a un esquema existente, también seleccione el cuadro Estilos automáticos como se muestra arriba, pero haga clic en el botón Aplicar estilos en lugar de Aceptar.
Así es como se ve un esquema de Excel con los estilos predeterminados para las filas de resumen:
Cómo seleccionar y copiar solo filas visibles
Después de haber contraído las filas irrelevantes, es posible que desee copiar los datos relevantes mostrados en otro lugar. Sin embargo, cuando selecciona las filas visibles de la forma habitual con el mouse, en realidad también está seleccionando las filas ocultas.
Para seleccionar solo las filas visibles, deberá realizar algunos pasos adicionales :
- Seleccione las filas visibles con el mouse.
Por ejemplo, hemos contraído todas las filas de detalles y ahora seleccionamos las filas de resumen visibles:
- Dirígete a la pestaña Inicio > Grupo de edición y haz clic en Buscar & Seleccione > Ir a especial. O presione Ctrl + G (acceso directo Ir a) y haga clic en el botón Especial….
- En el cuadro de diálogo Ir a especial , seleccione Solo celdas visibles y haga clic en Aceptar.
Como resultado, solo se seleccionan las filas visibles (las filas adyacentes a las filas ocultas están marcadas con un borde blanco):
Y ahora, simplemente presione Ctrl + C para copiar las filas seleccionadas y Ctrl + V para pegarlos donde rever que te guste.
Cómo ocultar y mostrar símbolos de contorno
Para ocultar o mostrar las barras de contorno y los números de nivel en Excel, usa el siguiente atajo de teclado: Ctrl + 8.
Al presionar el atajo por primera vez se ocultan los símbolos de esquema, al presionarlo nuevamente se vuelve a mostrar el esquema.
Los símbolos de esquema no aparecen en Excel
Si no puede ver los símbolos más y menos en las barras de grupo ni los números en la parte superior del esquema, verifique la siguiente configuración en su Excel:
- Vaya a la pestaña Archivo > Opciones > Categoría avanzada.
- Desplácese hacia abajo hasta la sección Opciones de visualización para esta hoja de trabajo, seleccione la hoja de trabajo que le interese y asegúrese de el cuadro Mostrar símbolos de contorno si se aplica un contorno está seleccionado.
Así es como se agrupan las filas en Excel para contraer o expandir ciertas secciones de su conjunto de datos. De manera similar, puede agrupar columnas en sus hojas de trabajo. Gracias por leer y espero verte en nuestro blog la próxima semana.
- Cómo ocultar y agrupar columnas en Excel
- Cómo mostrar columnas en Excel
- Cómo ocultar y mostrar filas en Excel
- Cómo insertar, usar y eliminar subtotales en Excel
- Cómo eliminar cada dos filas o cada enésima fila en Excel